Gyldige møder: Betydning og krav

Læs denne artikel for at lære om Gyldigt møde. Efter at have læst denne artikel vil du lære om: 1. Betydning af gyldige møder 2. Forudsætninger for et gyldigt møde.

Betydning af gyldige møder:

Private møder kan være fra ægthedenes synspunkt, klassificeret i gyldig og ugyldig. Afgørelser truffet på et gyldigt møde er bindende for medlemmerne af foreningen eller udvalget eller underudvalget, alt efter om der foreligger møde på mødet eller ej, eller om der er enighed om eller uenig i beslutningerne.

Handlinger skal træffes i henhold til beslutningerne, og beslutningerne kan pålægges medlemmerne. Hvis afgørelsen selv er forkert eller ulovlig, og hvis der er straf for beslutningstagere, kan de ikke undslippe straffen. Men et beslutningstagende medlem, der er uenig med flertallet, kan undslippe personligt ansvar, hvis han har registreret en uoverensstemmelse.

Afgørelser truffet på et ugyldigt møde er ikke bindende, selvom et stort flertal eller alle medlemmerne har aftalt med sådanne beslutninger. Selv om alle medlemmer af et selskab har ratificeret en handling fra selskabet, som ikke er tilladt i objektklausulen i selskabets aftalememorandum, kan handlingen f.eks. Ikke være gyldig.

Et møde kan blive ugyldigt på forskellige måder. Det er primært ansvaret for sekretæren at se, at et møde bliver gyldigt. Andre medlemmer (selv direktører i et selskab) er afhængige af ham i denne henseende.

Forudsætninger for et gyldigt møde:

Hvordan et møde bliver gyldigt?

Et møde er gyldigt, forudsat at alle krav til et gyldigt møde er til stede.

I vid udstrækning er forudsætningerne opdelt i tre grupper:

(1) Et møde skal indkaldes eller indkaldes ordentligt,

(2) Mødet skal være korrekt udformet og

(3) Et møde skal foregå korrekt.

Det skal bemærkes, at beslutningerne er bindende, forudsat at mødet er gyldigt, og at beslutningen er blevet taget korrekt. En afgørelse, der ikke er truffet på et gyldigt møde, kan ikke gennemføres. Endvidere skal minutter indeholdende beslutningerne udarbejdes og bekræftes ellers er det vanskeligt at håndhæve beslutningerne, hvis de udfordres.

(A) Et møde skal indkaldes ordentligt eller kaldes :

Et møde siges at være indkaldt eller kaldes korrekt, når følgende betingelser er opfyldt:

(1) En meddelelse med alle de krævede oplysninger er sendt til alle personer, der har ret til at deltage i mødet.

Detaljerne er:

a) dato, tidspunkt og sted for mødet

b) dagsorden eller de punkter, der skal drøftes på mødet i en seriel rækkefølge

c) Dato for bekendtgørelsen

d) underskrift af en kompetent person, der indkalder mødet

d) Eventuelle supplerende oplysninger (f.eks. forklarende bemærkninger til en særlig virksomhed, der kræves i en bekendtgørelse til en generalforsamling i et selskab)

(e) Enhver kabinet skal sendes (for eksempel en kopi af det endelige regnskab sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen).

(2) Meddelelsen sendes med i korrekt tid:

Der er specifikke regler med hensyn til den rette tid. For eksempel skal en meddelelse til ethvert medlemsmøde i et selskab sendes mindst enogtyve dage før mødet.

(3) Bekendtgørelsen sendes til den registrerede adresse på den berettigede til at modtage bekendtgørelsen. Meddelelsen kan sendes med almindelig post. I undtagelsestilfælde kan der gives meddelelse via telefon. Meddelelsen kan sendes af en messenger.

(B) Et møde skal være korrekt udformet :

Et møde skal være behørigt sammensat, eller samlingen er gyldig og kompetent til at træffe beslutninger, hvis følgende betingelser er opfyldt:

(1) Kvorum eller det krævede mindste antal personer skal være til stede personligt. Kvorumet skal helst være til stede.

(2) Der skal være en formand, der er behørigt valgt på mødet eller allerede valgt. Han skal være en person, der er kompetent til at være formand.

(C) Et møde skal foregå korrekt :

(1) Regler og regler for gennemførelse af mødet følges. Disse regler kan være lovbestemte, af organisationen, sædvanlige eller konventionelle eller en kombination af dem.

(2) Noter skal løbende og korrekt træffes (af sekretæren), således at der kan udarbejdes procedurer eller protokoller for bevismateriale.

Det skal mindes om, at sekretæren tager notater i sagen, udarbejder referatet på grundlag af disse noter og får de referater, som formanden senere bekræfter. Derefter udføres næsten et gyldigt møde.