Hvordan man organiserer et privat møde?
Denne artikel sætter lys på de ti hovedtrin, der skal følges for at organisere et privat møde.
1. Dato, tidspunkt og sted for mødet skal fastsættes af ham i samråd med formanden og andre ledende medlemmer af organisationen. Generelt er mødet arrangeret på kontoret, hvis antallet af forventede deltagere er lille, eller en offentlig sal måtte være ansat. Medmindre indkvarteringen er afsluttet, kan der ikke udstedes meddelelse.
2. Sekretæren udsteder meddelelsen under hensyntagen til den frist, inden for hvilken meddelelsen skal udstedes. Bekendtgørelsen skal være i orden med alle de varer, der skal medtages. Meddelelser skal sendes sammen med eventuelle bilag til alle medlemmerne individuelt.
Meddelelser kan også offentliggøres i aviser. Alle regler med hensyn til udstedelse af meddelelse, enten af organisationen selv eller lovbestemt, skal overholdes. Dette er et af de vitale trin i forberedelserne til at afholde et møde.
3. Sekretæren skal forberede alle de dokumenter, der skal fordeles mellem medlemmerne. For eksempel forbereder han udkastet til de rapporter, der skal forelægges af bestyrelsen eller direktionen, alt efter omstændighederne. Han vil se, at de endelige konti allerede er udarbejdet og revideret.
Rapporter og konti skal udskrives eller duplikeres til distribution. Det er sekretærens pligt at se, at udskrivning eller duplikering af dokumenterne sker i tide, således at de er klar til distribution sammen med meddelelsen.
4. Sommetider skal sekretæren forud for udstedelsen af en meddelelse undersøge listen over medlemmer. Et misligholdelsesmedlem må ikke have ret til at deltage i den ordinære generalforsamling og stemme. I tilfælde af et selskab holdes medlemmernes register suspenderet i en periode, hvor ingen overførsel af aktier vil blive anerkendt, så en endelig liste over medlemmer er klar til udbetaling af udbytte.
5. Sekretæren skal desuden holde afstemningslisten klar, hvis afstemningen finder sted ved afstemning.
6. I tilfælde af et udvalgsmøde (som et bestyrelsesmøde) skal sekretæren holde alle de filer og papirer klar, som vil komme til forelæggelse på mødet. Flag eller andre indikatorer er vedhæftet med relevante papirer inde i filerne til deres klare placering.
7. Sekretæren skal arrangere deltagernes pladser. I tilfælde af et udvalg eller et bestyrelsesmøde, når medlemmerne sidder om bordet, skal skribentblokke, detaljerede dagsordener, blyanter osv. Opbevares på bordet.
8. Sekretæren skal sørge for, at deltagelsesbogen eller -registret er klar, som vil blive underskrevet af medlemmerne, inden de kommer ind på mødestedet. Deltagelse er meget vigtigt for bestyrelsesmøder, da der skal beregnes gebyrer til bestyrelsesmedlemmer.
9. Det er stor virksomheders praksis at offentliggøre formandens tale på den ordinære generalforsamling i aviser. Sekretæren sørger for offentliggørelse af formandens tale i aviser (selv om prisen ikke kan debiteres på selskabets konto).
10. I mellemtiden skal sekretæren have udarbejdet protokollen fra det foregående møde, som vil komme til bekræftelse på det nuværende møde.
