Plikter fra en virksomhedssekretær: Faktorer og klassificering

Læs denne artikel for at lære om en virksomhedssekretærs pligter. Efter at have læst denne artikel vil du lære om: 1. Faktorer Bestemmelse af omfanget af pligter 2. Klassificering af pligter.

Faktorer Bestemmelse af omfanget af forpligtelser:

En virksomhedssekretærs opgaver eller funktioner er multifarious eller mange og varierede. Pligter opstår ud fra rettigheder. Dette gælder for en virksomhedssekretær. Hans opgaver bestemmes dels af hans stilling som angivet i selskabsloven i definitionen og i forskellige afsnit. Loven beskriver imidlertid ikke systematisk en virksomhedssekretærs opgaver.

Som en virksomhedssekretær udpeges ved en kontrakt, er den brede oversigt over hans opgaver også angivet i kontraktens vilkår. Almindeligvis delegeres et stort antal pligter til ham sammen med myndighed og ansvar i udnævnelsesselskabets bestyrelse. Det er klart, at sekretariatet for et stort selskab er forpligtet til at være større og mere kompliceret end en lille virksomhed.

På den anden side kan mange andre embedsmænd i et større selskab udpeges til at bistå sekretæren. Kort sagt er hans opgaver betinget af virksomhedens størrelse.

Selv pligter kan variere fra virksomhed til virksomhed med stor størrelse under hensyntagen til:

(a) Hvorvidt virksomheden er nært holdt eller i vid udstrækning og

(b) Hvorvidt selskabets aktier er optaget på en anerkendt børs eller ej.

Uanset hvad omfanget af pligten er, skal det bemærkes, at en virksomhedssekretærs opgaver har to forskellige aspekter:

a) Pligter som sekretær og

(b) Pligter, der er kvalificeret efter bestemmelserne i selskabet og allierede love.

Følgelig opsummeres de forskellige typer af pligter fra en virksomhedssekretær på en klassificeret måde:

Klassificering af pligter:

En virksomhedssekretærs opgaver er klassificeret som ikke-lovpligtige og lovpligtige.

(A) Ikke-lovpligtig:

Som sekretær har en virksomhedssekretær alle de opgaver, som en sekretær skal have. Sådanne opgaver er ikke-lovpligtige og beskrives ofte som en virksomhedssekretærs rutinemæssige og administrative opgaver.

De er af tre typer:

(1) Pligter som kontorchef:

En virksomhedssekretær er generelt den administrerende direktør på kontoret, der har generel overvågning og kontrol over funktionerne i alle afdelinger på virksomhedens kontor-korrespondance, regnskaber, optegnelser, PR osv.

Han er ansvarlig for at opretholde kontorets personale og kontor disciplin. Han skal koordinere de forskellige afdelings funktioner. I nogle virksomheder er sekretæren også betroet køb og personaleledelse. Han er beskrevet som virksomhedens hovedofficer.

(2) Pligter som forbindelsesofficer:

En virksomhedssekretær skal opretholde forbindelsen mellem selskabet i den ene hånd og medlemmerne af selskabet, de personer, der er forbundet med virksomheden (som kunderne, debitorerne, kreditorerne mv.) Og offentligheden generelt på den anden side.

Når enhver, uanset om den er kendt eller ukendt for virksomheden, ønsker at kommunikere med virksomheden, adresserer han enten gennem korrespondance eller direkte møder sekretæren. Praktisk set fungerer sekretæren som agent for selskabets direktører, som er agenterne eller virksomheden selv. Bestyrelsen tillægger sekretæren en særlig myndighed.

(3) Pligter som rådgiver:

En virksomhedssekretær skal rådgive bestyrelsen om forskellige forhold i forbindelse med administrationen af ​​selskabet og især for de juridiske formaliteter, der ønskes administreret. En virksomhedssekretærs opgaver som rådgiver har særlig betydning, da de hovedsagelig beskæftiger sig med juridiske formaliteter.

(B) Lovbestemt:

Et firma er en "corporate", en skabelse af lov. Selskabsloven indeholder detaljerede formaliteter for dens dannelse, dens fortsættelse og afviklingen. Selskabssekretæren skal hjælpe et firma på ethvert tidspunkt i kraft af sin specialiserede viden, kvalifikationer og erfaring. Sådanne pligter af en selskabssekretær kaldes lovpligtige pligter.

Disse kan også kaldes rutinemæssige pligter, fordi et firma udpeger en sekretær primært til dette formål. Andre vedtægter udover selskabsloven, ligesom stempelloven, registreringsloven, lov om indkomstskat mv. Kommer også på billedet. Men disse vedtægter er også nødvendige for andre typer organisationer også og ikke nødvendigvis for en virksomhed.

En virksomhedssekretærs lovbestemte opgaver kan opdeles på følgende måde:

(A) Før inkorporering:

Før en virksomhed indgår, skal en gruppe personer, de første medlemmer eller promotorerne af et foreslået selskab, gennemgå nogle varierede og komplicerede formaliteter. Til dette formål kan de enten tage hjælp af en advokat eller de udnævner en sekretær med nødvendige kvalifikationer med den hensigt at den samme person formelt udpeges som sekretær for selskabet efter dets indregning.

Før virksomheden eller snarere til inkorporering skal en virksomhedssekretær bistå arrangørerne på følgende måde:

(a) For at opretholde forbindelsen med selskabsregistrator i den pågældende stat, især for at fastslå, om selskabets foreslåede navn er tilgængeligt.

(b) Udarbejde de nødvendige dokumenter i henhold til selskabslovens krav. Sådanne dokumenter er: associeringsaftale, vedtægter og prospekt. Det tredje dokument er kun nødvendigt for et offentligt holdbart offentligt selskab og faktisk efter inkorporering.

Selskabsloven indeholder modeller til udarbejdelse af dokumenterne:

(i) Tabel A-A-model for vedtægter for et aktieselskab,

(ii) Tabel B-A model for vedtægtsmemorandum af aktieselskab,

iii) Tabel C-A-model for vedtægter og vedtægter for et selskab, der er begrænset af garanti,

(iv) Tabel D-A-model for vedtægter og vedtægter for et selskab, der er begrænset af garanti med aktiekapital,

(v) Tabel E-A-model for vedtægter og vedtægter for et selskab med ubegrænset ansvar. (Tabel A til E tilhører lovens bilag I)

(vi) Skema II-A model for Prospekt.

Alle disse dokumenter skal udskrives og afsnites med hvert stykke serielt nummereret. Associeringsaftalen og vedtægterne skal underskrives af arrangørerne og af et vidne. Prospektet underskrives af direktørerne og af en "ekspert" (enhver pålidelig person).

(c) For at indgive en registreringsafgift med henblik på registrering af selskabet og arkiveringsgebyrer for dokumenterne, med selskabsregistrator, en kopi af vedtægter og en kopi af vedtægterne med de nødvendige stempler anbragt.

(d) At indgive hos Registrar of Companies andre udtalelser, der er nødvendige på tidspunktet for oprettelsen af ​​et offentligt selskab, som:

(i) En liste over selskabets første direktører;

(ii) Et samtykkebrev fra hver direktør til at fungere som direktør

(iii) En kopi af eventuelle ansættelsesvilkår for administrerende direktør

(iv) Et brev af aftale, fra hver direktør til at tage kvalifikationsaktier, hvis nogen.

(e) At indgive register hos den justitssekretær den faktiske adresse på selskabets hjemsted. (Dette kan ske inden for 30 dage fra registreringsdatoen.)

(f) At deltage i alle møder hos promotorer og hjælpe dem med at arrangere og gennemføre møderne.

(g) At bistå arrangørerne med at indgå indledende kontrakter på vegne af selskabet, men ikke indarbejdes.

(B) Efter inkorporering:

Efter oprettelse af et selskab har dets sekretær en række pligter at udføre. Sådanne pligter kan studeres på en yderligere klassificeret måde.

(1) Umiddelbart efter inkorporering:

Umiddelbart efter at have modtaget attestet fra selskabsregistrator har selskabssekretæren følgende handlinger:

(a) At arrangere det første møde i bestyrelsen for selskabet med henblik på forskellige foreløbige formaliteter, herunder hans formelle udnævnelse med tilbagevirkende kraft (dvs. siden tidspunktet for hans udnævnelse af arrangørerne), færdiggørelse af formularen for aktiecertifikat, godkendelse af prospekt (i tilfælde af et offentligt offentligt selskab), udnævnelse af bankfolk, første revisor mv.

(b) at indgive en erklæring til selskabsregistrator i tilfælde af et tæt offentligt selskab, en erklæring i stedet for prospekt, der viser tildeling af aktier, mindst 3 dage før tildeling

(c) at indgive en kopi af prospektet med selskabsregistrator i tilfælde af et offentligt offentligt selskab, og at udstede udstedelse af prospektet til offentligheden.

(d) For at modtage tilladelse fra Controller of Capital Issues, er en officer under centralregeringen, hvis det samlede udstedelse af aktier eller obligationer overstiger Rs. 50 lakhs.

e) At indgå arrangementer med aktiemæglere, garantibeviser, finansieringsinstitutter mv. for markedsføring af aktier og at indgive ansøgning til en anerkendt Fondsbørs for optagelse af aktier, hvis selskabet har besluttet det.

(f) At modtage fra hensigtsmæssige aktionærer dele ansøgninger med ansøgnings penge, med eller uden præmie, og til at udarbejde en detaljeret og kronologisk oversigt over sådanne kvitteringer.

g) at oplyse selskabsregistratoren for at modtage certifikatet for iværksættelse af virksomhed (nødvendigt for et offentligt selskab) de faktiske omstændigheder, som (i) minimumsabonnementet er opkrævet, og (ii) direktørerne har betalt deres aktier.

(h) At arrangere tildeling af aktier og udstedelse af aktiecertifikater og forberede medlemmernes register med oplysninger om medlemmerne og deres aktiebesiddelser.

(i) At arrangere efter en måned og senest seks måneder fra datoen for virksomhedens start den lovpligtige møde i tilfælde af et offentligt selskab.

(2) Regelmæssig funktion af et selskab:

Når alle de foreløbige funktioner er overstået, skal en virksomhed udføre sine faste funktioner som en løbende virksomhed.

Selskabssekretæren har følgende opgaver i denne henseende:

(a) At opretholde medlemmernes register, der foretager alle nødvendige ændringer fra tid til anden som følge af overførsel, overførsel, fortabelse, overgivelse eller nyemission af aktier.

b) at bistå bestyrelsen med hensyn til overførsel af fortabelse eller overgivelse af aktier samt indkaldelse af aktier, udstedelse af aktierettigheder eller bonusaktier og udstedelse af aktiecertifikater og tildeling af warrants, hvis nogen.

(c) At arrangere bestyrelsens, medlemmernes, de udvalgs eller underudvalgs bestyrelsesmøder, der udpeges af selskabet og det på fastsatte tidspunkter og med jævne mellemrum som fastsat i selskabsloven.

d) at udarbejde og udstede meddelelser til møder, rammeafgørelser, tage notater om drøftelser og procedurer, skrive minutter og få dem bekræftet og cirkuleret for at hjælpe formanden for hvert møde med at tælle stemmer og afklare resultaterne heraf at registrere deltagelse i møderne, at håndtere fuldmagter og at gøre alle sådanne andre handlinger relateret til møder af alle typer.

(e) At indgive hos Registrar of Companies med foreskrevne ansøgningsgebyrer og inden for den fastsatte frist,

(i) Kopi af reviderede slutregnskaber og årlig afkast efter udgangen af ​​hvert regnskabsår,

(ii) kopier af nogle specifikke beslutninger

(iii) Afkast ved tildeling af aktier,

(iv) forskellige udsagn mv

(f) At forberede og bevare alle lovbestemte bøger, som medlemskabsregistre, minutbøger mv.

(g) For at bevare og anbringe selskabets fælles forsegling på alle relevante dokumenter. Dette er en meget vigtig funktion, fordi et firma skal have en fælles forsegling, der bærer sit navn, som skal bruges meget omhyggeligt på juridiske dokumenter.

Hvis et selskab driver forretning uden for Indien, kan den, hvis den er godkendt af artiklerne, have en officiel sæl, der skal bruges uden for Indien, og denne forsegling skal være en sand kopi af den eksisterende fællesforsegling.

(h) At oplyse og minde direktørerne om deres retlige forpligtelser og at hjælpe dem med at opfylde sådanne forpligtelser.

(i) At tillade medlemmerne af selskabet at inspicere de lovbestemte bøger og tage kopi heraf og at give alle nødvendige meddelelser til medlemmerne.

j) at gennemføre ordrer og instrukser fra centralregeringen, selskabsregistrator, selskabsretten, retten mv, efter behov

(k) For at sikre, at selskabets regnskaber udarbejdes og vedligeholdes og revideres som ønsket af loven.

(l) For at se, at udbytte betales (ved afsendelse af udbytteoptioner), overføres aktionærerne inden for 42 dage fra datoen for deklarationen og det ubetalte udbytte efter tre år til centralregningens generelle indtægtsregnskab.

(3) På tidspunktet for et arrangement (under kompromis, sammenlægning eller genopbygning eller overtagelsestilbud fra et selskab til et andet) i selskabet, som selskabet selv har ansøgt for Domstolen eller medlemmer eller kreditorer, har sekretæren uddybende opgaver til udarbejdelse af optegnelser og udsagn, afholdelse af møder som rettet af Retten, fremstilling af cirkulærer osv.

(4) på ​​tidspunktet for afvikling:

Et selskab kan opsiges frivilligt af medlemmerne eller under juridisk tvang, når et selskab ikke er i stand til at betale sine kreditorer eller når et selskab overtræder lovbestemmelser eller under andre omstændigheder som fastsat i selskabsloven.

Loven bestemmer ligeledes, at sekretæren som selskabets embedsmand har retlige forpligtelser til at bistå den officielle likvidator og at udføre Domstolens kendelser, hvis de er i færd med at blive afviklet.

Han skal også bistå bestyrelsen efter omstændighederne og opretholde forbindelsen med medlemmerne, kreditorer, bidragsberettigede, selskabsregistrator og andre involverede. Han skal indsende nødvendige afkast og erklæringer til relevante myndigheder.