6 Hovedprincipper for indkøb

Denne artikel sætter lys på de seks hovedprincipper for indkøb i materialestyring. Principperne er: 1. Højeste kvalitet 2. Højre mængde 3. Ret Pris 4. Højre Kilde 5. Højre Tid 6. Højre Sted.

Indkøbsprincippet # 1. Høj kvalitet:

Kvalitet er defineret som evnen til at gøre en bestemt ting eller magt til at tilfredsstille et bestemt behov.

Med andre ord betyder kvalitet værdien af en bestemt ting til et bestemt formål at opfylde.

Udgangspunktet for at bestemme kvaliteten af de materialer, der er behov for i en organisation, er slutbrugen, dvs. hvad er beregnet til at blive gjort eller opnået.

Vi skal derefter oprette en specifikation, og det er hvad kvalitet handler om. En komplet og fuldstændig kvalitetsspecifikation er en væsentlig del af en købsaftale.

Kvaliteten af et materiale har et direkte forhold til dets endelige anvendelse. Med andre ord ville en uhensigtsmæssig kvalitet betyde, at slutproduktet enten er for godt eller for dårligt til et bestemt formål. Begge disse har en direkte virkning på slutproduktets omkostninger og konkurrenceevne. I et tilfælde har nogle ekstra omkostninger at gøre kvaliteten mere end nødvendigt, og i andre tilfælde vil kvaliteten af det afløbne produkt lide.

Vi kan udtrykke kvalitet på forskellige måder, dvs. dimensioner, vægte og mål, kemiske egenskaber, fysiske egenskaber, styrke, kraft, grænse og tolerance, hårdhed, finish, farve, kapacitet, holdbarhed, ydeevneegenskaber, udseende, design osv.

Kvalitetsbehovet skal bestemmes først og derefter korrekt angivet. Tvetydighed i at definere kvalitet er et af de store problemer i indkøb. Dette kan undgås ved at sikre, at leverandøren virkelig forstår præcis, hvad der kræves af køberen. Hvis leverandøren ikke forstår kvalitetskravene korrekt, vil der blive leveret visse forkerte typer af materialer.

Dette kan i sin tur føre til forskellige problemer som produktionsstop, afvisning af færdige produkter fra kvalitetskontrolpersoner og fremkomsten af et stort mængde (procent) skrot i slutningen af produktionsprocessen. Alle disse mængder spildes.

Høj kvalitet betyder, at kvaliteten skal være lige, hverken for høj eller for lav. En produktionsproces vil altid gerne have den bedste kvalitet til rådighed for at sikre, at slutproduktet er af bedste kvalitet til rådighed i tilfælde af reservedele og komponenter. Det er nødvendigt at sikre, at maskinen ikke går i stykker på grund af dårlig kvalitet af sådanne materialer.

Det er vigtigt for køberen at kende det nøjagtige formål, som materialerne er nødvendige for, og han skal forsøge at overbevise produktionsfolkene om at acceptere de materialer, der ville tjene formålet. Samtidig må han ikke tage nogen uønsket risiko ved at købe ringere materialer, som kan være dyrere i det lange løb.

I tilfælde af tvivl skal han diskutere sagen med produktionspersonen og indsamle viden fra ham om brugen. Køberen skal også have kendskab til materialer fra forskellige mærker som også kvaliteter til rådighed på markedet.

Indkøbsprincippet # 2. Ret Antal:

Køberen skal købe materialerne i den rigtige mængde for at sikre, at der ikke opstår produktionsstop eller ingen ekstra lagerbelægning. Normalt fastsætter lagerstyringsfløjten for købsvirksomheder (butiksafdelingen) den økonomiske ordremængde (EOQ), dvs. den mængde, der skal købes ad gangen for at opnå maksimalt udbytte til minimale samlede omkostninger.

Dette krav er nævnt i indkøbsordren, og det er nødvendigt at se, at materialerne leveres.

Køb Princip # 3. Ret Pris:

Det er ikke let at bestemme den rigtige pris på materiale. Men gennem pris- og værdianalyser kan man gætte, hvad en vare skal koste. Derefter vil køberens forhandlingsfærdigheder, hans forhold til leverandøren og konkurrencemæssige karakter på markedet sammen bestemme den faktiske købspris.

Denne funktion er af største betydning, fordi det er her køberen kan være rigtig stor hjælp til virksomheden. Men for at udføre denne funktion korrekt skal køberen have en grundig ide om markedspriserne, især de nuværende priser på råmaterialer, deres forventede fremtidige tendenser og miljømæssige forhold, som påvirker priserne. Køberen skal ikke blive tvunget af sælgeren til at acceptere enhver pris, der er citeret af leverandøren. Der er forskellige måder at bestemme den rigtige pris på.

Leverandøren kan blive bedt om at give opbrud af priser, der viser omkostningerne til råvarer, overhead, fortjeneste mv., Og køberen skal kontrollere de forskellige omkostninger ved at sammenligne dem med de tilgængelige data. Han kan også tage hjælp fra produktionsafdelingen. I nogle tilfælde kan udbud til et stort antal leverandører også hjælpe med at opnå den korrekte pris.

Køberen skal dog bruge sin egen dom, fordi leverandørerne ofte udgør et kartel eller en sammenslutning (en ring) og de citerer høje priser. Dette ville virkelig udgøre et meget alvorligt problem. Køberen kan enten bryde ringen eller ringe alle tilbudsgivere for at reducere deres priser på et rationelt grundlag. Ved køb af ingeniørartikler skal man have den grundlæggende tekniske viden til at håndtere leverandørerne.

Man bør have en ide om den rigtige pris på materialerne, og de nuværende priser skal sammenlignes med de tidligere priser for at finde ud af, hvor meget priserne er steget over en vis periode.

Køb Princip # 4. Ret Kilde:

Højre kilde betyder kilden, som er pålidelig i alle henseender som kvalitet, levering, eftersalgsservice mv. Det er indlysende, at når alle de andre ting er blevet gjort rigtige (dvs. valg af rigtig kvalitet, mængde og priser) Forsyningskilden, hvorfra materialerne er opnået, skal automatisk være ret.

Der er dog tilfælde hvor anomali forekommer, og det er derfor nødvendigt at få materialerne fra den rigtige kilde.

En rigtig leverandør skal opfylde følgende grundlæggende betingelser:

(a) Han skal være fuldt udstyret til at fremstille og levere de bestilte varer.

(b) Han skal undersøge virksomhedens interesse og bistå køberen, når der er et omfang af omkostningsreduktion ved at levere alternative materialer, der er egnet til formålet.

(d) Han skal være høflig.

e) Han skal være i stand til at hjælpe køberen med at forbedre leveringsforhandlingerne, når det er nødvendigt.

(f) Han må være en mand af integritet.

For valg af kilde eller for at udvikle den rigtige forsyningskilde, kan de første oplysninger om leverandørens navn og adresse fås ved hjælp af følgende:

(1) Leverandørernes katalog

(2) Handelsrekvisition og kataloger

(3) Handelsskrifter

(4) Gule sider af telefonkatalog

(5) Sælgers filer

(6) Købers guider

(7) Salespersoner

(8) Handelsudstillinger - industrielle messer

(9) Selskabspersonale

(10) Køber-sælger mødes

(11) Indkøbsafdelinger af lignende organisationer.

Der findes forskellige måder at fastslå de rigtige leverandører på. Typiske leverandørregistreringsformularer gives til leverandøren af købsafdelingen. Sådanne former skal give alle de nødvendige oplysninger som krævet af køberen.

Ved modtagelse af den komplette formular skal en repræsentant for køberen ringe til sælgerens lokaler og indsende sin rapport (indeholdende alle sine resultater).

Han skal undersøge følgende faktorer under sit besøg og inspektion hos leverandørens fabrik:

(i) Teknisk knowhow hos leverandøren til fremstilling af varer.

(ii) Leverandørens økonomiske evne til at udføre jobbet.

(iii) Leverandørens organisatoriske opstilling og arbejdskraft.

(iv) Records af leverandørens tidligere ydeevne ved levering af materialer på det rette tidspunkt og i høj kvalitet og mængde.

(v) Evne til at levere materialer hurtigt og i den krævede mængde.

vi) egen produktionsenhed

vii) firmaets kvalitetsstyringssystem

(viii) Virksomhedens personale og ledelsesevne.

(ix) Service niveau.

(x) Arbejdsrelaterede historie i virksomheden.

Hvis denne rapport opfylder behovet for det pågældende firma, kan sælgeren være registreret på listen over godkendte leverandører og få en prøveordre. Udførelser af sælgeren skal kun bedømmes efter tilfredsstillende og rettidig udførelse af ordrer.

En rigtig leverandør i dag kan blive en forkert leverandør næste år. For at beskytte mod denne mulighed skal indkøbsafdelingen også føre en oversigt over udførelsen af forskellige leverandører. Der er nogle typiske måder at vurdere en leverandørs præstationer på. Desuden kan forskellige normer eller kriterier bruges til at sammenligne en leverandør med en anden.

Indkøbsprincippet # 5. Højtid:

Ligesom man skal købe materialerne i den rigtige mængde, skal han også få dem nøjagtigt, når det kræves. Leveringstiderne fastsættes igen af indentor eller lagerstyringsafdelingen. Det er købsafdelingens primære opgave at følge op på ordrene og sikre, at materialestrømmen forbliver uændret.

Det skal også ses, at materialerne leveres nøjagtigt til tiden. Denne funktion er meget vigtig i Indien, da leverandører ofte undlader at opretholde leveringsplanen.

Indkøbsprincippet # 6. Ret sted (af levering):

Indkøbsafdelingens funktion er ikke forbi, indtil materialerne leveres på det rigtige sted. Derfor bliver dette også en primær funktion af indkøbsafdelingen. Antag, at købsafdelingen er i Calcutts Taratala-område, og materialet er reserveret til Howrah banegård. Det skal sikres, at materialerne ryddes fra Howrah og leveres til forsiden.