Effektiv forretningskommunikation: Principper, 7C'er og fordele

Læs denne artikel for at lære om effektiv kommunikation. Efter at have læst denne artikel vil du lære om: 1. Principper for effektiv erhvervskommunikation 2. Syv Cs i effektiv kommunikation 3. Fordele ved effektiv kommunikation.

Principper for effektiv erhvervskommunikation:

Erhvervskommunikation er en dynamisk og kompleks proces.

For at gøre denne proces effektiv og nå forretningsmålene skal vi tage hensyn til følgende:

A. Views of Chester I. Barnard:

Ifølge Chester I. Barnard skal forretningskommunikation for at være effektiv have en meddelelse, som er:

jeg. Forståelig for modtageren;

ii. Kompatibel med de berørte personers interesser

iii. Relevant til organisationens mål og

iv. Fysisk og psykologisk levedygtig.

B. Ti Commandments of the American Management Association:

Den amerikanske ledelsesforening har foreskrevet følgende ti væsentlige forudsætninger for effektiv erhvervskommunikation:

jeg. Udform en klar ide om oplysningerne før kommunikation;

ii. Fastsætte formålet, formålet eller formålet med kommunikation

iii. Opret fysisk og psykologisk miljø til kommunikation

iv. Lav plan for kommunikation gennem høring;

v. Vælg korrekt emnet for kommunikation;

vi. Få modtageren til at indse værdien af ​​meddelelsen;

vii. Opfølgning af kommunikationen;

viii. Har en klar ide om betydningen af ​​kommunikation;

ix. Handle i overensstemmelse med kommunikation

x. Lyt ordentligt.

C. Generelle principper for effektiv erhvervskommunikation:

De generelle principper for effektiv erhvervskommunikation kan beskrives som følger:

1. Klarhed:

Kommunikationsprocessen skal sikre kommunikationens klarhed for at tjene formålet. En forretningskommunikation har klarhed, når den er udtrykt på et sprog og transmitteret på en måde, som vil blive forstået af modtageren.

Det grundlæggende formål med kommunikation er at bringe to sind sammen, og det kan kun lade sig gøre, når det, som afsenderen betyder forstås af modtageren på samme måde. Så kommunikationen skal være klar og enkel på let forståeligt sprog.

2. Tilstrækkelighed:

Målet med kommunikation er at sikre en optimal informationsstrøm. Det skal være nok til at dække marken. Kommunikationsprocessen skal sikre, at alle de meddelelser, der er nødvendige af de forskellige personer i organisationen i forbindelse med den effektive udførelse af deres officielle pligter, skal strømme op til dem, og at denne strømning med hensyn til forskellige typer beskeder skal være tilstrækkelig.

3. OBS:

Meddelelsen, når den modtages, skal forstås korrekt i sin betydning og indhold med fuld opmærksomhed. På trods af udtryksfærdighedens klarhed kan den vel sammensatte besked synes at være meget vanskelig og kan som sådan ikke forstås på grund af vores halvhjertede opmærksomhed.

Så modtagerens fulde opmærksomhed og koncentration over meddelelsens lytning eller læsning bør anses for at være meget vigtigt for en korrekt forståelse af meddelelsen formidlet. Hvis meddelelsen modtager behørig anerkendelse og forståelse i modtagerens hænder, vil kommunikatoren føle sig meget opmuntret i sin indsats.

4. Timing:

Nyttigheden af ​​enhver besked til modtageren er markant påvirket af dens aktualitet. Kommunikationsprocessen bør derfor ikke blot sikre, at meddelelsen når modtageren, men også at den når til ham, når han / hun kræver det. Det er muligt, at en person kan kræve noget tid til at kompilere en information, der har diversificeret og komplekst indhold.

Et passende tidsrum bør være tilladt med henblik på at overveje haster og tidskrav til oplysningerne.

5. Integritet:

Dette princip kræver, at erhvervskommunikationen skal understøtte den organisatoriske struktur og målsætninger. En kommunikation er et middel og et værktøj til sikring og vedligeholdelse af samarbejdet mellem de overordnede og underordnede, der er nødvendige for at opfylde virksomhedens mål.

Til dette formål skal der også lægges særlig vægt på stillingen hos underordnede ledere, som er kommunikationscentrene. De bør have støtte og opmuntring til at bruge deres positioner og status. Topchefer glemmer ofte dette og kommunikerer meddelelser ved at videregive disse underordnede ledere i et forsøg på at kontakte de medarbejdere, for hvem kommunikationen menes.

Denne procedure kan ikke være til fordel for de underordnede ledere, der besætter vigtige stillinger med bestemt status. Derfor bør en kommunikation fra top til bund passere gennem hvert trin i linjens myndighed.

6. Strategisk brug af uformel organisation:

Uformel organisation stammer fra behovet for at videregive oplysninger. Det fortsætter med eller uden godkendelse af ledere og kan have konstruktive eller destruktive formål. Så det bør være en leders pligt at bruge det konstruktivt som et kommunikationsmiddel.

Når uformel organisation vokser spontant, er det ikke tilrådeligt at undertrykke eller stemple det ud. Det bør ikke også ignoreres, men bør anvendes til at sende og modtage kommunikation som supplement til formelle organisationers.

Dette vil sikre en korrekt koordinering og virksomhedsindsats. Desuden kan budskabet, som formelt flyder mellem den overordnede og den underordnede, være utilstrækkelig og upålidelig i at håndtere dem hurtigt med korrekt forståelse. I en sådan situation er strategisk brug af uformel organisation ledende for kommunikationsprocessen.

7. Balance mellem tilpasningsevne og ensartethed:

En organisations glatte arbejde afhænger delvist af ensartethed. Alligevel bør tilpasningsevne tages i betragtning, når forskellige situationer og enkeltpersoner er involveret. Ordrer og rapporter kan meddeles via de systemer, der giver mulighed for tilpasning til specifikke situationer.

8. Renter og accept:

Formålet med en erhvervskommunikation er at sikre et positivt svar. Den person, der formidles til, skal være interesseret i meddelelsen og acceptere den. Nedadgående kommunikation er mere effektiv, hvis moralen er god, og opadgående kommunikation kommer igennem, når overordnet er en god lytter.

Mens man anvender principperne for kommunikation, skal man huske på, at de sjældent kan håndhæves. Så, frivillig accept af disse principper af alle medlemmer af organisationen skal prøves.

9. Hilsen:

Hilsen bør opretholdes for enhver pris i enhver form for kommunikation. I erhvervskommunikation er høflighed især et tegn på en god organisation. Brug af høfligt sprog, undskyldning for en fejl, tak for en tjeneste, besvarelse af et brev uden forsinkelse mv. Er nogle af eksemplerne på høflighed i erhvervskommunikation.

10. Kortfattet:

Erhvervskommunikation, for at være effektiv, bør være kortfattet. Kun nødvendige fakta skal angives, så man undgår gentagelser.

11. Kanal:

Brug af direkte og korteste kanal gemmer genstanden for kommunikationen fra forvrængning. Pas på dette.

12. Tilbagemelding:

En kommunikation er færdig, når feedback er modtaget fra modtageren. Det ultimative mål for kommunikation er opfyldt gennem dette princip.

13. Tovejs kommunikation:

Envejs kommunikation er ikke ønskelig. Det kan ikke opfylde formålet med erhvervskommunikation. Både afsenderen og modtageren skal kommunikere med hinanden. Det hjælper feedbackprocessen.

Syv Cs i effektiv kommunikation :

En kommunikation for at være effektiv kræver følgende syv Cs:

1. Komplethed:

De første kriterier for en effektiv kommunikation er dens fuldstændighed. Meddelelsen eller sammenhængen i kommunikationen skal indeholde alle de fakta, der kræves for en korrekt reaktion fra modtageren. En komplet kommunikation afklarer alle mulige spørgsmål og hjælper med at træffe en passende beslutning.

2. Kortfattet:

Formålet med meddelelsen skal være kort og kortfattet. Ingen unødig udarbejdelse skal ske i en kommunikation. Ord, der anvendes i en kommunikation, skal være passende, og udtryk bør være præcise. Gentagelse bør undgås. Kortfattet besked sparer tid for både afsenderen og modtageren.

3. Overvejelse:

Under afgivelse af kommunikation skal afsenderen overveje modtagernes sociale og kulturelle baggrund, uddannelse, alder, følelser mv og ændre sprog, ændre holdning og tilgang i overensstemmelse hermed.

4. Concreteness:

Betonkommunikation refererer til udveksling af specifik, bestemt og præcis information i stedet for vage og generelle oplysninger. Det er overbevisende og acceptabelt for modtageren, da der ikke er nogen tvetydighed i den.

5. Hilsen:

En høflig tilgang bør være til stede i en effektiv kommunikation. Afsenderen af ​​meddelelsen skal være opmærksom med hensyn til modtagernes værdighed, respekt og ære. Pas på, at kommunikationen ikke må skade, beskadige, forringe eller irritere modtageren på nogen måde. Afsender vil også blive respekteret til gengæld som ære hylder ære.

6. Klarhed:

Klarhed skal opretholdes i kommunikation. Idéen i meddelelsen skal udtrykkes tydeligt. Der vil ikke være nogen forvirring med hensyn til budskabets betydning. Afsenderen og modtageren af ​​meddelelsen forstår det identisk.

7. Korrektur:

Effektiv kommunikation bør være korrekt i stavning, opbygning af sætning og sprogbrug. Grammatiske fejl må undgås. Ordbog, edb-stavekontrol osv. Kan bruges til at gøre meddelelsesfejlen fri. Revision af teksten er nødvendig for at undgå enhver skødesløs udeladelse. En korrekt meddelelse skaber god indflydelse på modtageren og forbedrer afsenderens prestige.

Fordele ved effektiv kommunikation:

Kommunikation er en proces med udveksling af information, fakta, ideer, tanker, meninger mellem to eller flere personer eller en gruppe af personer. Når kommunikationen er klar, komplet, kortfattet, korrekt og fuldt ud forstået af modtageren, er den kendt som 'Effektiv kommunikation'. Hvis kommunikationen er vag, ufuldstændig, ukorrekt og svær at forstå, kan den betegnes som "ineffektiv kommunikation".

Ineffektiv kommunikation giver ikke noget godt resultat; tværtimod er det opdræt af misforståelse, mistillid, fjendskab, konflikt og kaos. I en virksomhedsorganisation er effektiv kommunikation af yderste vigtighed, da det hjælper med beslutningstagning, fremskynder arbejdsstrømmen, øger produktiviteten, gør forretningsforholdet stærkt, øger kundenes tilfredshed og løser mange andre problemer.

Fordelene ved effektiv kommunikation er:

1. Hjælper med at træffe beslutning:

En beslutning, for at være korrekt og hensigtsmæssig, skal baseres på passende og korrekte oplysninger, som kun effektiv kommunikation kan bringe sammen.

2. Fremskynder arbejdsstrømmen:

Arbejdsstrømme hindres ikke, hvis ordrer, instruktioner, forslag mv. Meddeles korrekt og rettidigt.

3. Øger produktiviteten:

Effektiv kommunikation gør det muligt for holdet af arbejdere at koncentrere sig om deres respektive job at fjerne forvirring fra deres sind. Det øger deres evne, effektivitet og kvalitet af ydeevne, hvilket i sidste ende fører til højere produktivitet.

4. Forbedrer jobtilfredshed:

Effektiv kommunikation mellem medarbejderne og vejlederen på en arbejdsplads kan øge jobtilfredsheden i begge ender. Medarbejderne mener, at de er afgørende for organisationen, og på den anden side føler tilsynsføreren også tilfredshed med, at hans ordrer udføres af medarbejderne.

Når medarbejderne ved klart, hvad de skal gøre, hvornår de skal gøre og om belønningen for deres præstation, kan de udføre deres job effektivt. De forbliver tilfredse og loyale overfor deres højere myndighed.

5. Sparer tid og penge:

Hvis en kommunikation ikke forstås korrekt, vil der være behov for en samtale for at få klarhed om ekstra tid og penge. Effektiv kommunikation sparer tid og penge ved at forhindre flere kommunikation. Udvælgelse af passende kommunikationsmidler fra forskellige metoder (f.eks. Telefon, mobiltelefon, e-mail, fax, brev, ansigt til ansigt samtale) som pr. Krav kan spare både tid og penge.

6. Fremmer salgsfremmende aktivitet:

Varer og tjenester bringes til kundens viden gennem kommunikation og salgsfremmende aktiviteter (fx reklame, brug af forskellige medier osv.) Gøres effektive gennem det.

7. Gør forretningsforbindelsen stærk:

Frugtfuld kommunikation med eksterne mennesker og organisationer (fx kreditorer, banker, forsikringsselskaber, co-business managers osv.) Skaber et sundt forhold til alle involverede.

8. Forbedrer professionelt billede:

Den måde en organisation kommunikerer kaster på indtryk af dens effektivitet på kommunikationen. God kommunikation betyder god og faglig effektiv organisation.

9. Øger kundernes tilfredshed:

Kundernes tilfredshed er et vigtigt aspekt ved overvejelse for en virksomhedsorganisation. Eksistensen og væksten af ​​en virksomhed afhænger stort set af det. Effektiv kommunikation er nødvendig for at opnå kundernes tillid. Det præciserer alle forespørgsler (vedrørende produkter, tjenester, tilgængelighed, priser, kvalitet, sort osv.) Af kunderne og gør dem glade og tilfredse.

10. Løser forskellige problemer:

Utalige problemer (f.eks. Roddel, rygter, konflikt, mistillid blandt medarbejderne, ledere mv.) Optager i en forretningsorganisation på grund af dårlig kommunikation eller ingen kommunikation. Effektiv kommunikation kan nemt løse problemerne. Det etablerer en forbindelse mellem ledere og medarbejdere. Forholdet mellem dem er lettet og forskellige problemer og klager fjernes.