Hvordan man forbedrer kommunikation inden for din organisation? (17 måder)

Nogle af måder at forbedre kommunikationen på i din organisation er som følger:

1. Formålsklarhed:

For det første skal vi være klare over, hvad vi vil kommunikere. Dette kræver omhyggelig planlægning. Nogen har meget hensigtsmæssigt sagt, "Den store fejl i kommunikation er at tro på, at det sker". Man bør huske på, at al kommunikation er et resultat af at tænke på forhånd og planlægge, hvad der skal overføres til hvem, på hvilken måde og hvornår. Ingen meningsfuld kommunikation foregår offhand eller tilfældigt.

2. sørg for hovedet og hjertet:

Følelsesmæssig inddragelse er lige så vigtig som information, når det kommer til at tiltrække et publikum og motiverende lytternes til at ændre sig. Et følelsesmæssigt svar vil øge tid og energi, som en lytter bruger til at tænke på budskabet. Desuden styrkes de beslutninger, der opnås logisk, hvis beslutningen også er følelsesmæssigt givende. Fokus bør være på modtagerens behov.

3. Deling af aktivitet:

Effektiv kommunikation er ansvaret for alle personer i organisationen. De kan være på et hvilket som helst niveau-ledelsesmæssigt eller ikke-ledelsesmæssigt. Alle skal arbejde hen imod et fælles mål. Det betyder derfor, at alle af dem på forskellige måder har en del i kommunikationsprocessen. Derfor anbefales ledere at rådføre sig med andre, når det er nødvendigt. En nyttig praksis er at huske overskrifterne 'For Action' og 'For Information', når der planlægges kommunikation.

4. Brug af symboler:

Det har gentagne gange været sagt, at kommunikation foregår gennem et gensidigt forstået sæt symboler. Det betyder, at både kodning og afkodning skal ske ved hjælp af symboler, der er kendte for afsenderen og modtageren.

Derfor anbefales det, at ledere, og specielt fagpersonalet, undgår at anvende stærkt teknisk ordforråd eller jargon, som kun forstås inden for en strengt begrænset gruppe. De skal huske, at der udover deres tekniske ordforråd er et almindeligt forstået sprog, der ikke skaber noget kommunikationsproblem.

5. Fokusering på modtagerens behov:

Når vi kommunikerer, skal vi huske på modtagerens behov for meddelelsen eller informationen. Det skal være vores bestræbelse på at se, at hvad meddelelsen eller informationen vi sender på tværs skal være af værdi for modtageren. Denne bevidsthed fra vores side vil gøre ham mere modtagelig.

6. Brug af feedback:

En kendt myndighed om organisatorisk adfærd siger "Brug feedback". Kommunikationen er kun færdig, når meddelelsen forstås af modtageren. Vi kan aldrig vide, om han har forstået budskabet, medmindre vi får feedbacken.

Mange kommunikationsproblemer opstår på grund af misforståelser og unøjagtigheder. Vi kan undgå disse problemer ved at stille spørgsmål, anmode om et svar på vores brev og opmuntre modtageren til at give sine reaktioner på meddelelsen.

7. Lytning:

Kommunikation kan ikke være effektiv, medmindre modtageren lytter med passende opmærksomhed eller forventet. Det viser endvidere, at kommunikation er et fælles ansvar for både afsenderen og modtageren. Deltagende lytning er en væsentlig forudsætning for effektiv kommunikation.

8. Styring af følelser:

Det er ret trist at bemærke, at vi ikke altid kommunikerer på en helt rationel måde. Vores tankegang er ofte overskyet af negative følelser eller følelser. Resultatet er, at alle former for misforståelser kommer op på grund af følelsesbelastet kodning af meddelelsen eller fejlfortolkning af den indgående besked på niveau med dekodning. Derfor råder moderne ledelseseksperter os til at udøve selvkontrol. Følelser, især negative følelser, kan simpelthen forbinde kommunikation.

9. høflighed af Manners:

I kommunikationen påvirker tonetonen, valg af sprog og kongruens eller -logisk forbindelse mellem det, der siges og hvordan det siges, modtagernes reaktion. Derfor anbefales ledere i dag at undgå autoritarisme eller med andre ord at udøve autoritet med nåde. Politeness begår høflighed og tilskynder til deltagende kommunikation, der involverer mennesker på alle niveauer. Virkelig effektiv kommunikation er baseret på høflighed og finesse.

10. Eliminering af støj:

Alle mulige bestræbelser skal gøres for at eliminere støjelementet, der forvrider kommunikationen i transmissionsfasen. Alt der går galt med lydudstyret eller enhver forstyrrelse i transmissionsledningen er bundet til at ødelægge kommunikationen.

11. Præcisering af antagelser:

Ingen effektiv kommunikation kan baseres på antagelser. Alt skal gøres for at præcisere antagelser og have et klart, positivt billede af modtageren af ​​vores besked. På samme måde skal modtageren også slippe af med alle antagelser om afsenderen.

12. Undgåelse af tvetydigheder:

Forbindelser og uklarheder fører til semantiske problemer. Afsenderen af ​​meddelelsen skal være forsigtig med at se, at modtageren ikke behøver at gå ud over meddelelsens tekst. Det er derfor tilrådeligt at bruge udtrykkelige ord og udtryk. Og ord med dobbelt betydning bør også undgås.

13. Socio-psykologisk baggrund for kommunikatører:

Alle effektive kommunikatorer tager sig af at forstå den socio-psykologiske baggrund for modtagerne af deres meddelelser. Den gyldne regel er 'Første forstår, så forstås'.

14. Meddelelsens fuldstændighed:

En effektiv besked er en komplet besked. Modtageren bør ikke efterlades gætte. Det kan føre til misforståelse. En komplet besked bærer alle nødvendige fakta og tal.

15. Kortfattet udtryksform:

Kompletthed betyder ikke, at der indføres unødvendige detaljer eller omdirigeringer. En effektiv besked er kortfattet og skarp. Til dette formål skal afsenderen være clearheaded og korrekt fokuseret i hans syn.

16. Cordial Body Language:

Dette punkt er specielt vigtigt for mundtlig kommunikation fra ansigt til ansigt. Vi skal være forsigtige med at se, at vi opretholder en korrekt stilling, herunder tillid og høflighed, øjenkontakt og så vidt muligt behagelige bevægelser. Og positivt kropssprog er baseret på positive følelser.

17. Kommandoer Opmærksomhed:

Ved at demonstrere, hvor relevant meddelelsen er for modtageren og få ham til at indse dens brugbarhed ved at shoeing, at den er kompatibel med lytternes overbevisninger, kan kommunikationen være effektiv. Opmærksomhed er meget nødvendig for at sikre, at alle relevante detaljer er inkluderet korrekt og tydeligt.