Rolle for formand og deltagere i afholdelse af forretningsmøde
Rolle for formand og deltagere i afholdelse af et forretningsmøde!
Ved afholdelse af et møde, hvis et møde er fundet nødvendigt, skal dets formål være klart. Er det et lovligt krav, en rutine eller en nødvendighed af tiden?
Kun de væsentlige parter bør kaldes, og alle nødvendige personer skal kaldes. Nogle gange er der udenforstående til den organisation, der indkaldes til et møde - revisoren, advokaten osv. Opkaldet skal være klart og rettidigt og under behørig myndighed. Tiden skal fastsættes i henhold til lejligheden og medlemmers bekvemmelighed. Endvidere bør varigheden være tilstrækkelig, men ikke for lang. Man skal vælge et sted, der er egnet til at holde det. Stedet må muligvis være forberedt på mødet. For at nå målet med mødet skal konventoren visualisere de specifikke punkter, som der skal drøftes om. Igen skal han / hun redegøre for diskussionsmåden - informativ, rådgivende eller overbevisende.
Formandens rolle i et møde:
1. Tage den samlede sagsbehandling:
Når samkøberen har (generelt i samråd med formanden) fastsætter dagsordenen for mødet, skal formanden sørge for, at dagsordenen og målet er opfyldt i mødet.
2. Sørg for at han er kompetent:
Han bør acceptere at lede mødet kun, hvis han føler sig kompetent til at køre den. Formandens stilling er ofte roteret.
3. "Må ikke gøre det selv":
Formanden er der primært for at opmuntre til en diskussion, ikke levere det hele. Hans færdighed ligger i at få medlemmerne til at føle, at de har kollektivt besluttede spørgsmål.
4. Anvendelse af direktivværker:
Formanden kan bruge stimulerende verber for at få medlemmerne til at uddele de nødvendige input på mødet: underbygge, bevis, forkorte, omformulere, klassificere, definere, forklare, uddybe, illustrere, gennemgå, beskrive, resumere, omformulere, forenkle.
5. Brug navne:
Han kan få mere af medlemmerne ved at bruge deres navne til at adressere dem til at generere intimitet (i henhold til den gældende kultur og brugerdefinerede).
6. "Vær en trafikpolitiker":
Formanden skal lede ideen. Han bør ikke være defensiv (en målmand) eller en prædiker (foredragsholder).
7. Angiv formålet:
Ved mødet skal han oplyse formålet med og igen ved introduktionen af alle nye punkter på dagsordenen, så medlemmerne er klare over, hvad de skal gøre - undersøge, foreslå eller acceptere.
8. "Ikke afslør din præference":
Formanden bør reservere sin egen mening til slutningen.
9. Begræns diskussionen med problemet:
Medlemmer kan være snakkesalige, de kan sidde fast. Formanden skal stoppe den ene type og opmuntre den anden.
10. Følg proceduren:
En organisation - eller loven - kan kræve, at en bestemt procedure følges. Formanden skal vide det og gennemføre det.
11. Vedligeholde tid:
Mødet skal starte i tide, dække dagsordenen med proportional tid til alle problemer og tæt på tid. I praksis får de tidlige genstande for meget tid, og de sidste ting bliver skyndte.
12. Taler ikke mere end 20% af tiden:
Han er nødt til at forbinde de forskellige ting og lede medlemmerne. Til dette er han ledende talker. Men erfaringerne fortæller, at 20% er grænsen for hans tale i retfærdighedens navn.
13. Svar på stemningen:
Dette er virkelig kernen i opgaven. Formanden kan sætte stemningen, og hvis en begivenhed eller et medlems tal har sat forkert humør, skal han omdanne det. Han må bruge humor, endda en afledning, og udvide hele hans personlighed for at holde stemningen rigtigt. Beslutninger træffes, når medlemmerne er klar til dem.
14. Intervene i tvister:
Hvis medlemmerne tvister indbyrdes, skal formanden træde ind og bringe dem på banen.
15. Arranger for korrekt optagelse:
Arrangementet af et møde skal registreres faktisk. Formanden skal sørge for dette under mødet. Jobbet skal være hos en kompetent person, og han skal muligvis overvåges. Han skulle sidde tæt på formanden.
16. deltage i de tilstedeværende:
Han skal fokusere på dem, der er til stede, og ikke dem, der er fraværende. Dette gælder især for at starte et møde med lav deltagelse. Selvfølgelig kan mødet kræve et quorum (nødvendigt minimumsmøde).
17. Deal med spot spørgsmål:
Han skal have ekspertise og tilstedeværelse af sind for at løse problemer, der opstår under mødet, især når mødet er åbent for nye problemer med hans tilladelse.
18. Sig "nej" med takt:
Ved hjælp af analogier, citater, præcedenser, sund fornuft og god vilje skal formanden tage fat på uønskede spørgsmål. (Et senatmedlem foreslog en gang, "krigen er forbi, vi skal reducere hæren til halvdelen." Stolen svarede: "Og vi bør samtidig beslutte, at fjenden også burde reducere sin hær til halvdelen.")
19. Efter mødet:
Formanden skal sørge for, at der træffes rettidige opfølgningsforanstaltninger for at opfylde de forpligtelser, der følger af de trufne beslutninger. Han skulle få protokollen skrevet og kontrolleret.
Deltageres rolle i et møde:
1. Gør lektier:
Når formålet med et møde er kendt, skal deltagerne visualisere sin rolle og samle information og input til brug i mødet for at gøre det produktivt. Han / hun kan høre andre medlemmer for at tildele roller.
2. være punktlig
Vi i Indien skal specielt understrege behovet for at være til tiden. Vores tog, busser og fly løber i tide, når vi lærer at være punktlige for rutinemøder.
3. deltage aktivt:
Et medlem skal lytte omhyggeligt (således at han måske kan opsummere hvad der siges). Han skulle planlægge, hvad man skal tale og sige det kort og præcist.
4. PREP formel:
Han burde være rationel og kraftfuld. PREP betyder:
Angiv din position
Begrund det
Giv eksempler
Genindstil din position
5. Fremvis dit talent:
Et møde er en mulighed for at fremvise ens talent og få æren til at give nyttige ideer.
6. Tag initiativ:
Der kan være tilfælde, hvor et medlem kan foreslå et motion eller et andet et bevægelse, når det lyder rigtigt. Dette kræver hurtighed. Francis Bacon siger, "Konference gør en klar mand."
7. Følg reglerne:
Han skal tale, når han tillader det. Han burde undgå cross-talk.
8. Tag ansvar:
Når der tildeles opgaver, skal et medlem fremsætte passende ansvar. Hvis en opgave er tildelt ham / hende, så er en villig accept også et tegn på dynamik.
9. Uenig at være enig:
Alle forskelle skal udtrykkes med høflighed og en venlig følelse.
10. Hjælp til at styre mødet:
Hvis mødet går ud af banen, kan han / hun påminde formanden om at holde det på banen.
11. Bliv relateret til tidligere diskussion:
Eventuelle bidrag til mødet skal ske i forbindelse med den foregående diskussion. En ide, som allerede er foreslået, behøver ikke gentages, men man kan ændre den eller forbedre den.
12. Vær involveret:
Medlemmet bør i sin højere egeninteresse være involveret i kollektivisme. En god deltager bliver en god leder - ligesom en god soldat gør en god general.
