Kontrol: Definition, egenskaber, betydning og begrænsninger

Kontrol: Definition, egenskaber, betydning og begrænsninger!

Definition:

George R. Terry:

"Controlling er at bestemme, hvad der er opnået, der evaluerer ydeevnen og om nødvendigt at anvende korrigerede foranstaltninger, således at præstationen foregår efter planer." Terry mener, at styring hjælper med korrekt gennemførelse af planer. Hvis planerne ikke skrider frem i et passende tempo, end det er nødvendigt at træffe foranstaltninger for at indstille tingene rigtigt. Styring er en kanal, hvorigennem planerne kan implementeres korrekt.

Robert N. Anthony:

"Management Control er den proces, hvormed ledere sikrer, at ressourcer opnås og anvendes effektivt og effektivt i opfyldelsen af ​​en organisations målsætninger." Control er et værktøj i ledelsen til at sikre bedre udnyttelse af ressourcer. Anthony går endda i den udstrækning at sige, at kontrol selv sikrer arrangementet af nødvendige ressourcer.

Tæreste Dale:

"Det moderne koncept for kontrol overvejer et system, der ikke blot giver en historisk oversigt over, hvad der er sket med virksomheden som helhed, men pin-pointer årsagen til, at det er sket og giver data, som gør det muligt for direktøren eller afdelingschefen at tage korrigerende trin, hvis han finder at han er på det forkerte spor. "Dale har udvidet omfanget af kontrol ved at sige, at det hjælper med at finde ud af årsagerne til lav ydeevne og derefter foreslå måder at forbedre det på. Det giver også de øverste ledere information til at vurdere deres præstationer og derefter træffe afhjælpende foranstaltninger, hvis det er nødvendigt.

Koontz og O'Donnell:

"Måling og korrektion af udførelsen af ​​underordnede aktiviteter for at sikre, at virksomhedens mål og planer, der er udtænkt for at nå dem, bliver gennemført." Gennemførelsen af ​​organisationsmål er hovedformålet med enhver ledelse. Udøvelsen af ​​underordnede bør konstant overvåges for at sikre en korrekt implementering af planerne. Koordinering er den kanal, gennem hvilken mål kan nås, og nødvendige korrigerende foranstaltninger kan træffes, hvis tingene ikke går i overensstemmelse med målene.

Henry Fayol:

"I en virksomhed består kontrollen af, om alt sker i overensstemmelse med den vedtagne plan, udstedte instruktioner og principper." Det skal påpege svagheder og fejl for at rette op på dem og forhindre gentagelse. Den opererer på alt ting, mennesker, handlinger mv.

Egenskaber ved kontrol:

Fra diskussionen af ​​de ovenfor givne definitioner kan der drages følgende påledninger:

1. Ledelsesfunktion:

Kontrol er en af ​​de ledende funktioner. Det er ikke kun den administrerende direktørs funktion, men er hver enkelt leders pligt. En leder er ansvarlig for, hvad der er tildelt ham. Han vil styre sine underordnes ydeevne for at sikre opfyldelsen af ​​målene. Kontrol er hovedsagelig linieorganisationens funktion, men lederen kan anmode om data fra personalepersonale.

2. Forward Looking:

Kontrol er fremadrettet. Fortid er allerede væk, kan ikke styres. Foranstaltninger kan kun udformes til kun at kontrollere fremtidige aktiviteter. Past giver en base for at bestemme kontroller for fremtiden. Lederen vil studere tidligere præstationer for at finde ud af årsagerne til lave resultater. Der skal træffes en afhjælpende foranstaltning for at sikre, at arbejdet i fremtiden ikke påvirkes negativt. Tag for eksempel produktion til en bestemt måned lavt end standarden. Manager vil ikke være i stand til at gøre noget ved den tidligere præstation. Dog kan han studere årsagerne til lav produktion. Han bør tage passende skridt, så de samme fejl ikke gentages, og produktionen vil ikke lide i fremtiden.

3. Kontinuerlig aktivitet:

Kontrol udøves regelmæssigt. Det er ikke en aktivitet isoleret. Lederen skal se, at hans underordnede udfører i overensstemmelse med planerne hele tiden. Når kontrollen er trukket tilbage, vil den påvirke arbejdet negativt. Så kontrol skal udøves kontinuerligt.

4. Kontrol er relateret til planlægning:

Planlægning er ledelsens første funktion, mens kontrollen er den sidste. Kontrol kan ikke udøves uden planlægning. For det første er målene sat, og der sættes der anstrengelser for at se om disse er opfyldt eller ej. Når der er en slapphed i præstationer, eller der ikke sker noget i henhold til planerne, træffes der straks korrigerende foranstaltninger. Så planlægning giver en base for at kontrollere.

5. Essens of Control er handling:

Når præstationer ikke er i henhold til standarderne, er det nødvendigt med en øjeblikkelig handling for at rette op på tingene. Formålet med kontrollen vil blive besejret, hvis afhjælpende foranstaltninger ikke træffes straks. Hvis salget er mindre end standardindstillingen for marketingafdelingen, vil der blive taget skridt for at sikre, at præstationen ikke er lav i fremtiden. Hvis der ikke træffes sådanne foranstaltninger, vil der mangle kontrol. I praksis er omgående handling essensen af ​​kontrol.

Betydningen af ​​kontrol:

Kontrolfunktionen hjælper ledelsen på forskellige måder. Det styrer 'ledelsen i at nå forudbestemte mål. Effektiviteten af ​​forskellige funktioner sikres også af kontrolprocessen. Manglerne på forskellige områder er også rapporteret for at tage korrigerende foranstaltninger.

Følgende er nogle af fordelene ved kontrolsystemet:

1. Grundlag for fremtidig indsats:

Control giver grundlag for fremtidige handlinger. Den løbende strøm af information om projekter holder lang rækkeplanlægning på rette spor. Det hjælper med at tage korrigerende handlinger i fremtiden, hvis præstationen ikke er op til mærket. Det giver også ledelsen mulighed for at undgå gentagelse af tidligere fejl.

2. Tilrettelægger beslutningstagning:

Når der er afvigelse mellem standard og faktisk præstation, vil kontrollen hjælpe med at beslutte det fremtidige handlingsforløb. En beslutning om opfølgning er også lettere.

3. Fremmer decentralisering:

Decentralisering af myndighed er nødvendig i stor virksomhed. Ledelsen kan ikke delegere myndighed uden at sikre korrekt kontrol. Målene eller målene for forskellige afdelinger anvendes som kontrolteknik. Hvis arbejdet foregår tilfredsstillende, bør øverste ledelse ikke bekymre sig. "Undtagelsesstyring" gør det muligt for øverste ledelse at koncentrere sig om politikformulering. Forskellige kontrolteknikker som budgettering, omkostningsstyring, forhåndsgodkendelser tillader decentralisering uden at miste kontrollen over aktiviteter.

4. Tilrettelægger koordinering:

Control hjælper i koordinering af aktiviteter gennem enhed af handling. Hver leder vil forsøge at koordinere sine underordnede aktiviteter for at nå afdelingsmålene. Tilsvarende vil direktør koordinere de forskellige afdelings funktion. Kontrollerne vil fungere som kontrol af ydeevnen, og de korrekte resultater opnås kun, når aktiviteter koordineres.

5. Hjælper med at forbedre effektiviteten:

Kontrolsystemet hjælper med at forbedre organisationseffektiviteten. Forskellige styreenheder fungerer som motivatorer til ledere. Udførelsen af ​​hver person overvåges jævnligt, og eventuelle mangler korrigeres tidligst.

6. Psykologisk tryk:

Kontroller sætter psykologisk pres på personer i organisationen. Alle ved, at hans præstation bliver evalueret regelmæssigt, og han vil forsøge at forbedre sit tidligere arbejde. Belønningerne og straffen er også forbundet med præstationer. Medarbejderne vil altid være under pres for at forbedre deres arbejde. Da præstationsmåling er et af de vigtige værktøjer til kontrol, sikrer det sig, at hver enkelt person forsøger at maksimere sit bidrag.

Begrænsninger af kontrol:

Selvom kontrol er afgørende for bedre ydeevne og vedligeholdelse af gode standarder, er der også visse begrænsninger.

Nogle af begrænsningerne diskuteres som sådan:

1. Indflydelse på eksterne faktorer:

Der kan være et effektivt kontrolsystem, men eksterne faktorer, som ikke er inden for rammerne af ledelsen, kan have en negativ indvirkning på arbejdet. Disse faktorer kan være regeringspolitik, teknologiske ændringer, modeændring mv. Indflydelsen af ​​disse faktorer kan ikke kontrolleres af kontrolsystemet i organisationen.

2. Dyrt:

Kontrolsystemet indebærer store udgifter til udøvelsen. Udførelsen af ​​hver enkelt person i organisationen skal måles og rapporteres til højere myndigheder. Dette kræver, at en række personer er ansat til dette formål. Hvis præstationen ikke måles kvantitativt, vil den blive overholdt af overordnede. Udøvelsen af ​​kontrol kræver både tid og kræfter.

3. Manglende tilfredsstillende standarder:

Udførelsen af ​​visse aktiviteter, der involverer menneskelig adfærd, kan ikke fastsættes i mængder. Det er svært at fastsætte standarder for aktiviteter som PR, ledelsesudvikling, menneskelige relationer, forskning mv. Evalueringen af ​​arbejdet hos personer, der er involveret i disse aktiviteter, vil være vanskeligt.

4. Modstand fra underordnede:

Effektiviteten af ​​kontrolprocessen vil afhænge af dens accept af underordnede. Da kontrol interfererer med de enkelte handlinger og tænker på underordnede, vil de modsætte sig det. Det kan også øge arbejdstrykket på underordnede, fordi deres præstationer regelmæssigt overvåges og evalueres. Disse faktorer er ansvarlige for modstanden af ​​kontroller fra underordnede.