4 Typer af retning i formel kommunikation

Nogle af de vigtigste retningstyper i formell kommunikation er: 1. Nedadgående 2. Opadgående 3. Horisontal eller Lateral og 4. Diagonal eller tværgående!

Formel kommunikation er designet af ledelsen. Det er en officiel meddelelse, der foregår gennem myndighedens eller kommandokæden.

Det grundlæggende formål med at designe sådan kommunikation er at forbinde forskellige delsystemer i organisationen og koordinere deres funktion for at opnå organisatoriske mål. En sådan kommunikation er officiel og en del af en formel organisation, der opererer gennem et formelt forhold mellem overordnede og underordnede.

1. Nedadgående kommunikation:

Kommunikation i første omgang strømmer nedad. Derfor er denne retning traditionelt blevet fremhævet eller fremhævet. Det er baseret på den antagelse, at de mennesker, der arbejder på højere niveauer, har beføjelse til at kommunikere til de mennesker, der arbejder på lavere niveauer. Denne retning af kommunikation styrker organisationens autoritære struktur. Dette kaldes også Down Stream Communication.

Begrænsninger af nedadgående kommunikation:

(i) Forvrængning / fortynding:

Ofte bliver kommunikationen med det højeste niveau forvrænget eller fortyndet på vej til de lavere niveauer. Sommetider kan meddelelserne gå tabt. Det skal sikres, at modtageren fuldt ud forstår udførelsen / instruktionerne / anvisningerne fra ovenstående. Dette kræver et effektivt feedback system.

(ii) Forsinkelse:

En anden ulempe ved nedadgående kommunikation er, at det ofte bliver tidskrævende. Jo flere niveauer jo større er chancerne for forsinkelse. Derfor vælger nogle gange ledere at sende deres massage direkte til den pågældende.

(iii) filtrering:

Nogle gange kan ledere holde nogle værdifulde oplysninger fra medarbejderne. I en sådan situation bliver medarbejderne frustrerede, forvirrede og magtesløse. Dette kan ødelægge arbejdsgiver-medarbejderforholdet.

2. Opadgående kommunikation:

Funktionen af ​​opadgående kommunikation er at sende informationer, forslag, klager og klager fra de lavere niveauarbejdere til ledere ovenfor. Det er derfor mere deltagende i naturen. Det blev ikke tilskyndet tidligere, men moderne ledere tilskynder opadgående kommunikation. Dette er et direkte resultat af stigende demokratisering. Dette kaldes også Up Stream Communication.

Begrænsninger af opadgående kommunikation:

(i) Psykologisk:

Visse problemer, primært af psykologisk art, kan komme op i opadgående kommunikation.

(ii) Hierarkisk:

Mange ledere kan ikke lide at blive 'fortalt' af deres juniorer. De kan ikke være tålmodige nok til at lytte til dem eller måske endda undertrykke meddelelsen sendt til dem nedenunder. I en sådan situation kan medarbejderne føle sig svigtede.

Måder at overvinde begrænsningerne-ombudsmanden:

For at bide over sådanne problemer spiller en ombudsmand en vigtig rolle. Begrebet ombudsmand eller ombudsmand blev først brugt i sverige for at komme ind i klager fra lavere niveau ansatte mod embedsmænd eller agenturer.

Nu har en række virksomheder i mange lande etableret stillinger for personer til at undersøge medarbejdere, klager og klager. En ombudsmand medvirker derfor effektivt mellem arbejdsgiverne og medarbejderne og glæder opadgående kommunikation.

3. Lateral eller horisontal kommunikation:

Denne form for kommunikation kan ses ved at finde sted mellem personer, der arbejder på samme niveau eller arbejder under samme ledelse. Funktionelle ledere, der arbejder på samme niveau i forskellige afdelinger, gennem deres kommunikation, udgør et godt eksempel på lateral kommunikation. Hovedformålet med denne kommunikationsdimension er at opretholde koordinerings- og revisionsaktiviteter tildelt forskellige underordnede.

Anledninger til lateral kommunikation opstår under udvalgsmøder eller konferencer, hvor alle medlemmer af gruppen, for det meste ligestillede eller ligestillede, interagerer. Det bedste eksempel på sidekommunikation kan ses i samspillet mellem produktions- og marketingafdelinger.

4. Diagonal eller tværgående kommunikation:

Diagonal eller tværgående kommunikation finder sted, når personer, der arbejder på samme niveau, interagerer med dem, der arbejder på et højere eller lavere niveau af organisatorisk hierarki og på tværs af grænserne for deres rapporteringsrelationer.

Fordele ved diagonal kommunikation:

1. Koordinering:

Denne tværgående kommunikation tjener det vigtige formål med koordinering gennem uformelle møder, formelle konferencer, frokostmøde møder, generelle meddelelser mv.

2. Praktisk:

Som vi ved ikke, foregår al kommunikation i strid med organisatorisk hierarki, dvs. nedad eller opad.

3. Moral boosting:

Ved at give mulighed for lavere niveau arbejdstagere til at interagere med ledere i uformelle møder giver det deres moral et løft og yderligere engagement i organisationen. Flere og flere organisationer opfordrer nu tværgående kommunikation og opbygning af bonhomie.

Begrænsninger:

1. Frygt for overtrædelse:

Overordnet kan føle det som en overtrædelse af, at hans underordnede har fået uforholdsmæssig stor betydning, og at han har bestået.

2. Modstandsdygtighed over for overholdelse:

Overordnet kan ikke gennemføre forslaget, da han ikke er blevet hørt.

3. Anarki:

Manglen på accepterede procedurer kan føre til indre anarki og ekstern animositet.