Sekretær som kontorchef: rolle og pligter

Efter at have læst denne artikel vil du lære om: 1. Sekretærens rolle som Office Manager 2. Sekretærens Pligter til Office som Office Manager.

Sekretærens rolle som kontorchef:

Sekretæren for en organisation er primært den administrerende direktør og har ansvaret for kontoret.

Han kan kaldes kontorchef men faktisk er han mere end det på grund af følgende grunde:

(a) Sekretæren har en højere status end en ordinær kontorchef. En kontorchef hører ikke til den øverste ledelsesgruppe, men sekretæren er generelt. I det mindste er han ved siden af den øverste ledelsesgruppe, dvs. bestyrelsen i tilfælde af et selskab. Meget ofte bliver han optaget i bestyrelsen eller en direktørfunktion som sekretær.

I tilfælde af et kooperativ selskab hører sekretæren til bestyrelsen. I enhver anden sammenslutning har sekretæren, som valgt blandt medlemmerne, den højeste administrative stilling. En kontorchef overvåger det meste det rutinemæssige arbejde, mens en sekretær kontrollerer hele administrationen. På den måde er en kontorchef underordnet sekretæren.

(b) En kontorchef har sin myndighed fastlagt af hans ansættelsesvilkår. Han gør hvad han bliver fortalt at gøre. Men en sekretær, især en virksomhedssekretær, har også sin myndighed fra statutten.

c) En sekretær er en rådgiver for den ledelse, som en kontorchef ikke er.

d) I nogle organisationer udpeges en kontorsekretær, hvis funktioner er kontoransvarlig, og han handler under ledelse og kontrol af sekretæren, som er administrerende direktør.

e) Af natur er sekretæren den administrerende direktør, men en kontorchef er ikke nødvendigvis den administrerende direktør.

(f) Nogle gange kræver en sekretær ved lov nogle særlige kvalifikationer, som vi finder i tilfælde af en virksomhedssekretær. Ingen særlige kvalifikationer er nødvendige for en kontorchef.

(g) En sekretær fungerer som kontorchef, når der ikke er en separat kontorchef, men en kontorchef kan ikke udføre en sekretærs funktioner, især de lovbestemte funktioner.

Sekretærens pligter til Office som Office Manager:

Tidlig start:

En sekretærs opgaver på kontoret har en tidlig start. Som sekretær tilhører den øverste ledelsesgruppe er han i færd med at overordne den politiske beslutningstagning, herunder politikken for kontoradministration. Kontorets sammensætning og funktioner afhænger i høj grad af arten og omfanget af organisationens funktioner.

Sekretæren er en rådgiver for ledelsen og er generelt betroet den dministrative del af ledelsen som helhed.

I næste fase vil opgaverne være som følger:

(A) Planlægning og organisering:

Planlægning og organisering af kontoret, som er den øverste ledelsesgruppes funktioner, kan overlades til sekretæren.

Sådanne funktioner er:

(1) Sekretærens primære pligt er at udarbejde organisationskartet for kontoret, fastlægge de forskellige holdninger, der skal holdes og deres niveauer. Samtidig skal jobkvalificering være afsluttet. Antallet af medarbejdere skal anslås af ham og en ansættelsespolitik skal også afgøres. Sammen med organisationsdiagrammet skal en kontorhåndbog også udarbejdes klart definere autoriteten for hver stilling og dens funktioner.

Dette er meget nyttigt at undgå:

(a) Indetermination og forvirring

(b) Overlapping af myndighed og

Med planlægning kommer også forberedelse af budgettet til etableringsomkostningerne på kontoret, både nutid og fremtid.

(2) Sekretæren vil nu afgøre, hvilket system der skal følges i kontororganisationen - et centraliseringssystem eller et decentraliseringssystem. En klog blanding af de to systemer vil være ideel.

(3) Næste kommer kontorets udformning. Absolut den moderne åbne type lay-out vil blive foretrukket af sekretæren. Meget afhænger af det system, der skal følges, og formen og størrelsen af den ledige bolig.

(4) Nu er scenen sat til sekretæren for etablering og drift af kontoret. Rekruttering skal foretages, og udstyr af alle typer skal indkøbes under hans tilsyn og vejledning.

(5) Sekretæren opdeler kontoret i funktionelle afdelinger, afdeler afdelingerne og pålægger medarbejdernes opgaver. Passende myndighed med tilhørende ansvar vil blive uddelegeret til hvert medarbejder. Om nødvendigt vil der blive arrangeret træning.

(B) Tilsyn og kontrol:

Tilsyn og kontrol er ikke identiske udtryk. Overvågning betyder blot at overvåge, om underordnede udfører deres opgaver eller ej. Generelt gøres det af kontorchefen. Styring er en større funktion.

Det indebærer:

a) fastsættelse af præstationsstandard

(b) Evaluering af faktiske resultater

c) verifikation af den faktiske ydelse med standarden

(d) Korrigering af eventuelle fejl, så de ikke gentages.

(1) Sekretæren er mere end en eneste kontorleder, og han har derfor begge pligter til at udføre tilsyn og kontrol. Når der ikke er nogen kontorchef, kan han blive bistået af vejledere. Han har måske ikke kontrol over de afdelingsledere som produktionschef, marketingchef mv., Der har hovedfunktionerne og kaldes 'line' -folk. De kan være under general manager.

Men de "ansatte", der er lederne over tjenesten, fungerer som personaleleder, økonomichef osv. Er generelt under sekretærens direkte kontrol. Uanset hvad der måtte være tilfældet, skal sekretæren kontrollere og koordinere de forskellige kontorfunktioner, der er forbundet med det generelle eller centraliserede kontor.

(2) Han skal opretholde en løbende sammenhæng mellem topledelsen og de øvrige ansatte i organisationen såvel som med regeringen og de udenfor, der er interesseret i bekymringen. Han skal opretholde forbindelsen mellem organisationen og offentligheden som helhed. Dette han driver fra kontoret.

(3) Han skal opretholde en koordinering mellem hovedet eller hovedkontoret og afdelingerne i filialen eller afdelingen.

(4) Han skal opretholde kontinuerlig levering af kontorudstyr.

(5) Han skal indgive alle erklæringer og dokumenter som krævet i henhold til hans lovbestemte opgaver.

(6) Han skal arrangere alle møder, der kræves i henhold til vedtægter eller på anden måde og gøre alt det nødvendige for møderne. Møder kan afholdes på kontoret eller andre steder.

(7) Han er nødt til at sætte sig ind for forbedring af kontorfunktioner gennem O & M-undersøgelse og uden for sig selv.

(8) Han er nødt til at overlade den øverste ledelse om kontorets funktion og indsende mundtlige eller skriftlige rapporter med eller uden anbefalinger om det samme.

(C) Generelt:

Sommetider, specielt i tilfælde af et samfund eller forening eller en lille bekymring, er mange af de administrative funktioner direkte håndteret af sekretæren selv. Generelt er de fleste af de udgående bogstaver underskrevet af ham. I nogle kontorer er praksis, at den indkommende post først skal henvende sig til sekretæren, som vil se over papirerne, inden de distribueres mellem de respektive afdelinger.