Procedurer for effektiv drift af indkøbsafdelingen

Procedurer for effektiv drift af indkøbsafdeling (med prøve)!

(a) Indkøbskrav eller indrykning for materialer :

Købschefen indleder ingen handling for køb af materialer alene. Ved hjælp af indkøbsrekvisitionerne kommer indkøbsføreren til at kende de typer materialer, der er nødvendige i organisationen.

En købsrekvisition er en formular, der anvendes som en formel anmodning til indkøbsafdelingen for at købe materialer. Denne formular er udarbejdet af lagerindehaveren for almindeligt lagermateriale og af afdelingsleder for specielle materialer, der ikke er lager som almindelige varer. Rekvisitionen er godkendt af en eksekutiv, som plantens superintendent eller værkschef, ud over den der stammer fra rekvisitionerne.

Købsrekvisitionen udarbejdes generelt i tre eksemplarer. Den originale kopi sendes til indkøbsafdelingen, duplikatet opbevares af lagerindehaveren eller den afdeling, der påbegynder rekvisitionen, og triplicatet sendes til den autoriserede udøvende myndighed.

Købsrekvisitionen, som opretholdes af lagerindehaveren for regelmæssige materialer, kaldes 'regelmæssig' indkøbsrekvisition, og indkøbsrekvisitionen udarbejdet af afdelingschefen for specialmaterialer kaldes 'speciel' eller 'lejlighedsvis' indkøbsrekvisition. Regelmæssige indkøbsrekvisitioner udarbejdes, når materialematerialerne når til ordreniveauerne, dvs. det niveau, hvor ordren til genopfyldning skal placeres.

Dette gøres for at undgå mangel på materialer og stille uafbrudt materiale til rådighed til job eller afdelinger. Prøveformen for en købsrekvisition er angivet nedenfor.

Det fremgår af ovenstående eksemplar af købsrekvisitionen, at den giver tre grundlæggende oplysninger, der hjælper med indkøbsafdelingen.

Disse er:

(a) Hvilken type materiale skal købes? Beskrivelse af artikler og butikker kode nummer skal angives tydeligt i indkøbsrekvisitionen, således at retkvaliteten af materialer kan købes.

(b) Hvornår skal købes? Materialerne skal købes på det rette tidspunkt, så der ikke må være mangel på materialer eller overdreven investering i aktier.

(b) Undersøgelse af forsyningskilderne og valg af leverandør:

En kilde til levering af materialer skal vælges efter modtagelsen af købsrekvisitionen. Købsafdelingen opretholder sædvanligvis for hver gruppe af materialer en liste over leverandørernes navne og adresser. Tilbud kan udbydes fra disse leverandører ved at udstede bud til dem. Ved modtagelse af citater fra leverandørerne skal der udarbejdes en sammenligning af forskellige modtagne noteringer, og de ønskede leverandører skal vælges.

Ved valg af leverandør til hvem der skal gives ordre til køb af materialer, skal indkøbsafdelingen huske på:

(i) Produktionskapacitet,

ii) leverandørens pålidelighed,

iii) leverandørens økonomiske tilstand

(iv) Forvaltningen af det Leverende firma,

(v) Pris noteret,

(vi) Mængde for hvilken pris noteret er gældende,

(vii) Betalingsbetingelser,

(viii) Leveringsbetingelser og

(ix) Specifikationer, som produkterne fremstilles til.

Alle andre faktorer; at være den samme, bør købsprisen være den laveste pris, hvor et bestemt materiale skal købes. Således skal leverandøren, fra hvilken materiale er købt, være pålidelig og i stand til at levere materialer af ensartet kvalitet til rette tid til rimelige priser.

Købschefen skal huske på alle ovennævnte kriterier i forbindelse med valg af leverandør; dog må han ikke blive penny-wise og pound-dumme. Han må ikke være bange for at bruge, til tider flere af firmaets penge til at opfylde de nødvendige leveringsplaner, kvalitetsstandarder og betalingsbetingelser.

Indkøbschefen får de nødvendige oplysninger fra tidsplan for tilbud, tidligere optegnelser, kataloger, købers guider og andre bøger. Kort sagt skal han opretholde alle de nødvendige registreringer under hensyntagen til det vigtigste mål for indkøbsafdelingen, dvs. at købe den rigtige mængde og kvalitet af materialer til den billigste pris i rette tid for at gøre det lettere at drive produktionsfunktionen.

Prøven af en udbudsformular, der udstedes til de forskellige leverandører for at invitere Citater, er som følger:

Der bør foretages periodisk evaluering af leverandører, og dem, hvis resultater er dårlige med hensyn til kvalitet, leveringstid, salgspolitik og konkurrencedygtige priser, bør fjernes fra leverandørlisten. I fremtiden bør tilbud ikke indbydes fra sådanne leverandører, indtil deres resultater er fundet gode.

Materialer kan købes ved åben udbudsmetode, begrænset budmetode og enkeltbudsmetode. Åben udbudsmetode hjælper med at invitere tilbud fra mange parter ved at give reklame i pressen og følges, når købet indebærer betydelig mængde og værdi.

Denne metode vil øge materialematerialet, fordi annoncerede tilbud tager længere tid for afvikling af bud og placering af ordrer. I begrænset udbudsmetode udbydes tilbud fra begrænset antal leverandører. I begrænsede udbud er leverandører normalt bekendt med materialerne og kan indsende realistiske citater.

Leverandører er dokumenterede leverandører i fortiden. Følgelig kan kontinuerlige forsyninger sikres i henhold til citerede vilkår. I et sådant udbud er konkurrenceevnen også mulig, fordi den tidligere pris kan sammenlignes med den noterede pris, og hvis buddet er mere, kan den tilbudte opfordres til at begrunde stigningen. Denne metode er mere populær på grund af dens fordele. Enkelt tilbudsmetode anvendes til, hvor leverandøren er en eneste leverandør.

(c) Indkøbsordre:

Efter at have valgt leverandøren udarbejder indkøbsafdelingen en købsordre for levering af butikker. Ordren er den skriftlige tilladelse til leverandøren til at levere det pågældende materiale eller materialer. Det er beviset for kontrakten mellem køber og leverandør, der binder både køber og leverandør til de vilkår, hvorunder ordren er placeret.

Leverandøren er forpligtet til at levere materialer i henhold til vilkårene i indkøbsordren og køberen skal acceptere levering af og betaling for materialer som aftalt. Desuden er det dokumentet, der giver den modtagende afdeling tilladelse til at modtage de materialer, der er bestilt til og til regnskabsafdelingen, for at acceptere regningen fra leverandøren til betaling.

Antallet af kopier af købsordren, der skal udarbejdes, varierer fra organisation til organisation. Tre til fem kopier udarbejdes afhængigt af organisationens størrelse.

Hvis der fremstilles fem kopier, kan den mulige anvendelse være som følger:

(i) Den originale kopi sendes til leverandøren.

(ii) En kopi sendes til modtagelsesafdelingen.

(iii) En kopi sendes til den person, der indledte indkøbsrekvisitionen.

(iv) En kopi sendes til regnskabsafdelingen.

(v) Den sidste kopi bevares af indkøbsafdelingen til fremtidig reference.

En eksemplar af indkøbsordren er angivet nedenfor:

Der bør foretages en regelmæssig opfølgning af købsordrer, så materialer kan modtages i tide. Forespørgsler skal foretages med jævne mellemrum på de aftalte leveringsdatoer. Egnede afhjælpende foranstaltninger kan træffes, eller alternative forsyningskilder kan tappes, hvis de står over for eventuelle problemer med at levere materialerne på de lovede leveringsdatoer.

Når leveringsdatoen er udløbet, skal leverandørerne anmodes om at angive de datoer, hvorunder de forventer at levere materialerne. Forlængelse i leverancer bør kun ydes underlagt sanktioner i kontrakterne. Opfølgning af ordrer sikrer således jævnt indkøb af materialer og også garantier mod lukning af fabrikken på grund af manglende modtagelse af materialer.

d) Modtagelses- og inspektionsmaterialer :

I store anliggender bør der etableres en særskilt kvitterings- og inspektionsafdeling, der er uafhængig af lagersteder, for at modtage og inspicere materialerne. Men i små bekymringer kan arbejdet med at modtage varerne overlades til lagerindehaveren.

Funktionerne i kvitterings- og inspektionsafdelingen er:

1. Vedligeholdelse af indkøbsordrefiler.

2. Modtagelse, losning og udpakning af materiale leveret af leverandører under udfordringer. Disse udfordringer er underskrevet af en kontorist i modtagelsesafdelingen, og en kopi af udfordringen returneres til leverandøren som bevis for modtagelse af materialer leveret af leverandøren under udfordringen.

3. Kontrollerer mængde og fysisk tilstand af modtagne materialer. Dette gøres ved at sammenligne indkøbsordre med levering udfordring. Eventuel mangel eller brud skal fortælle leverandøren.

4. Kontrol af kvaliteten af de modtagne materialer. Ingeniør eller kemiker kan kaldes for at kontrollere materialernes kvalitet. Han skal sikre, at kvaliteten er i overensstemmelse med købsordren. Efter at have kontrolleret materialernes kvalitet, aflægger afdelingen en rapport om kvaliteten, og hvis nogle materialer afvises årsagen hertil.

5. Efter afslutningen af inspektionen skal de varer, der modtager klerken, indtaste detaljer om materialer, der er modtaget i butikken eller varer modtaget notat. Fem eksemplarer af noten skal udarbejdes. Én kopi vil blive opbevaret af modtagelsesafdelingen og fire kopier sammen med materialerne vil blive sendt til lagerindehaveren.

Han vil igen kontrollere mængden af materialer og sammenligne den med mængden angivet på noten. Han vil underskrive alle fire eksemplarer.

En kopi vil blive opbevaret af lagerindehaveren for hans rekord og de øvrige tre kopier vil blive sendt til følgende afdelinger (en kopi til hver afdeling):

(i) indkøbsafdelingen

(ii) Regnskabsafdelingen,

(iii) Den afdeling, der indledte rekvisitionen.

Formen for Butikker (eller Varer) Modtaget Note er angivet nedenfor:

Det skal bemærkes, at sats- og beløbskolonnerne vil blive udfyldt af Costing Department.

Godt modtaget notat er et dokument på grundlag af hvilke køb er verificeret og betaling er foretaget til leverandøren. Det er også nyttigt at indgive ethvert krav til korte forsyninger. Det giver en komplet oversigt over alle modtagne materialer.

(e) Kontrol og aflevering af regninger til betaling :

Når fakturaen er modtaget fra leverandøren, sendes den til butikens regnskabssektion for at kontrollere både ægtheden og den aritmetiske nøjagtighed. Den mængde, der er nævnt i fakturaen, kontrolleres med henvisning til butikkerne modtaget notat, mens prisen i fakturaen er kontrolleret fra indkøbsordren. Prisen på materiale skal justeres for rabatter, transportafgifter, toldafgifter, punktafgifter, omkostninger til containere mv.

Før du kontrollerer den endelige faktura, skal følgende punkter være opmærksom:

1. Handelsrabat, hvis nogen, skal trækkes fra købsprisen på materiale.

2. Kvantumrabat, som leverandøren har givet til bulkkøb, skal også fratrækkes materialeprisen.

3. Kontantrabat kræves kun, hvis betaling sker kontant. Men nogle eksperter hævder, at kontantrabat er en vare af ren økonomisk karakter, derfor bør den ikke bringes i omkostningskonti.

4. Transportomkostninger ved indbringelse af materialet til organisationen er en del af materielle omkostninger. Hvis leverandøren oplever sådanne udgifter på vegne af køberen, skal fakturaen af materiale forhøjes med mængden af transportafgifter.

5. Eventuelle forsikringsomkostninger, der betales af leverandøren, skal også lægges til prisen på materialet.

6. Omsætningsafgift, punktafgift, mv. Skal også tilføjes.

7. Eventuel rente på balancen på leverandør skal tilføjes.

8. Omkostningerne ved containere lægges til indkøbsprisen på materiale, hvis de ikke skal returneres tilbage til leverandøren. Købsprisen vil dog ikke indeholde nogen omkostninger for containere, hvis de kan returneres til fuld værdi. I tilfælde af containere, der kan returneres til reduceret værdi, bliver lejen, dvs. forskellen mellem den pris, der opkræves af leverandøren og returprisen, tilsat prisen på materialet.

Efter kontrol af ægtheden af regningen skal den aritmetiske nøjagtighed også kontrolleres. Butiksregnskabssektionen godkender endelig, bekræfter og sender fakturaen til betaling, og på den baggrund kan kasseren foretage betalingen. Betaling sker i henhold til de vilkår, der er aftalt i en bestemt ordre.

Illustration 1:

Når bud blev inviteret til en butik, blev tilbudt modtaget som under:

Leverandør A:

(a) Vurder Rs 2 hver; (b) Handelsrabat 10%; c) Kontantrabat 5%, hvis regninger betales senest 14 dage efter modtagelsen; (d) Transportafgifter Rs 1 pr. 100 enheder.

Leverandør B:

(a) Vurder Rs 1, 80 hver (op til 1.000 enheder), Rs 1, 60 hver (for ordrer over 1.000 enheder); b) 6% rente om året vil blive tilføjet, hvis regninger ikke betales senest 14 dage efter modtagelsen af materialerne (c) Transportafgifter Rs 3 pr. 100 enheder.

Forudsat omkring 5.000 enheder kræves hver måned, og at kvalitet og andre leveringsbetingelser er de samme, giver dine kommentarer til, hvem købsordre kan udstedes. Fabrikken betaler 50% af sine samlede månedlige regninger hver fjerde dag.

Opløsning:

Købsordren skal udstedes til leverandør B på grund af de laveste omkostninger ved materialer.

Illustration 2:

Efter indbydende bud modtages to citater som følger:

(a) Rs. 4, 20 pr. Enhed.

(b) Rs. 4, 00 pr. Enhed plus Rs. 2.000 faste gebyrer, der skal tilføjes uanset antal ordrer.

Rådgive med dine argumenter med hvem ordren skal placeres og hvilken mængde der skal bestilles.

Illustration 3:

En lastvogn last af materiale af blandede varer blev købt for Rs. 9.000. Disse blev sorteret i de følgende kvaliteter, hvis markedsrenter er vist imod hver: