Kontorafdelinger: 3 Hovedklassificering af kontorafdelinger

Denne artikel kaster lys over de tre hovedklasser af kontorafdelinger. Afdelingerne er: A. Kontorafdeling B. Andre afdelinger C. Specialafdelinger.

A. Kontorafdelinger:

(1) Kontantafdeling:

Uanset hvad der er organisationens art og størrelse, skal der være kontante afdeling på kontoret. Kontanter (enten i form af likvide kontanter eller omsættelige instrumenter) skal modtages og betales. Kvitteringer eller indtægter skal komme i form af salg, serviceafgifter, abonnement, investering, lån, donation, leje, renter mv. Afhængigt af transaktionens art.

Betalinger eller udgifter skal foretages til køb, tilbagebetaling af lån, betaling for ydelser, leje, renter mv. Til løn, løn, pension, drikkepenge mv. Der skal være en kasserer med ansvar for afdelingen. I tilfælde af stor bekymring er der en Head Cashier assisteret af andre kasserere.

Der skal være godt sikret tæller eller tællere for kvitteringer og betalinger. Der skal være et stærkt rum (når store mængder kontanter håndteres som i en bank) eller et strygejern eller en kasse, hvor der opbevares kontanter. Kvitteringer udstedes mod indgående penge, og kuponer opretholdes for udgående kontanter.

Kontantafdelingen skal fungere i fuld koordinering med regnskabsafdelingen, og i almindelighed er Kontantafdelingen under den overordnede kontrol af Chief Accountant eller Finance Manager. Forskellige typer af maskiner som et kasseapparat, en møntveksler mv. Anvendes i kontanteafdelingen.

I store bekymringer er der et særskilt afsnit kaldet Petty Cash Section, hvor der udbetales småkasseudgifter som porto, transport osv., Og en småkasse opretholder sektionen.

(2) Kontiafdeling:

Dette er en vigtig afdeling på et kontor, der er beregnet til at forberede og opretholde regnskaber. Finansielle regnskaber opretholdes i specialiserede bøger med oprindelige og dattervirksomheder som journal, storbog, cashbook mv.

Efter bogføring er overført regnskab, hvilket betyder analyse af regnskabet og udarbejdelse af regnskaber og opgørelser som resultatopgørelse, kvitteringer og betalinger, balancer mv.

Dette gøres for at fastslå resultaterne af organisationens aktiviteter og fastlægge nettopositionen for aktiver og passiver i forbindelse med regnskabsårets afslutning. Antallet af bøger, der skal opretholdes, arten og regnskabet og de redegørelser, der skal udarbejdes, afhænger af organisationens karakter, hvad enten det handler om handel eller ikke-handel og ofte reguleres af vedtægter.

Projicerede udsagn udarbejdes på forhånd i henhold til og til støtte for fremtidige planer. Revisor er generelt ansvarlig for afdelingen.

Kontantafdelingen er virkelig et datterselskab af eller i det mindste nødt til at fungere i tæt forbindelse med kontoførende. Kontantafdelingen har den mekaniske funktion af kvitteringer og betalinger. Regnskabsafdelingen styrer hvilke beløb der skal modtages eller betales.

Regnskabet skal revideres eller verificeres af kvalificerede mænd, der hedder revisorer, som en Chartered Accountant eller endda en Cost Accountant (hvor omkostningsrevision er nødvendig).

Det er nogle gange lovpligtigt at have regnskaberne revideret som i tilfælde af et selskab eller en anden registreret instans. Selv om det er kontoførendeansvarets direkte ansvar at sikre, at regnskaberne revideres, men det endelige ansvar er af sekretæren (på vegne af bestyrelsen i tilfælde af et selskab).

I en stor bekymring er kontoførende en meget stor under en økonomichef eller finansdirektør, og afdelingen består af forskellige underafsnit eller sektioner under sektionshoved. Det kan kaldes Accounts Division med forskellige afdelinger.

For eksempel:

(a) Et særskilt afsnit (afdeling) til udarbejdelse og vedligeholdelse af konti,

b) et særskilt afsnit til omkostning,

c) et særskilt afsnit til intern revision

(d) Kontantafdelingen er et særskilt afsnit,

(e) Der kan være et særskilt afsnit for lagerstyring,

(f) En særskilt sektion kan være nødvendig for håndtering af lønninger og alle andre former for personalebetalinger.

Forskellige typer af maskiner anvendes i kontoudstedelsen, f.eks. Beregningsmaskiner, faktureringsmaskiner, computere, tjekskrivemaskiner osv.

(3) Arkiverings- eller registreringsafdeling:

Filing refererer til forberedelse og bevarelse af alle typer ikke-finansielle poster. Dette er vigtigt for hvert kontor. Antallet af filer afhænger af organisationens art og størrelse. Filing ledsages af indeksering, hvilket betyder nummerering af filer baseret på klassificering af dem til henvisning og finde ud af placeringen af ​​filerne på kontoret. Der er forskellige systemer og metoder til arkivering og indeksering.

En stor del af kontorarbejdet består af arkivering og indeksering. Hver afdeling kræver filer. Indlevering på et kontor kan ske centraliseret for alle afdelinger eller decentralt, separat i separate afdelinger.

Records Room:

Et kontor kan have et separat rum til optegnelser og en ansvarlig person med ansvar for det. Alle filer, dokumenter, ruller mv. Bevares systematisk som et bibliotek. Enhver person eller afdeling, der har brug for en fil, skal rekvirere det fra ledninger - i opladning. The Records Room skal være godt sikret.

(4) Korrespondanceafdeling:

Langt den vigtigste afdeling på et kontor er korrespondanceafdelingen, da kontorets primære funktion kommunikerer. Afdelingen består af steno-typister og maskinskrivere samt korrespondancekolleger. Bogstaverne kan dikteres fuldt ud af de ledende medarbejdere eller kan udarbejdes af ekspertkorrespondentskollegier efter at have fået retningslinjerne fra direktørerne.

Der kan være en typistiske pool, hvor alle typografer sidder sammen, eller hver afdeling har sine egne maskinskrivere. Et stort udvalg af maskiner som en skrivemaskine, duplikeringsmaskiner, dicta-telefon mv. Anvendes. Der er et særskilt afsnit til at håndtere posten. Sekretæren har et stort ansvar for at føre tilsyn med denne afdeling. Han skal personligt håndtere et stort antal bogstaver.

(5) Afdeling for Public Relations:

En stor bekymring opretholder en særskilt afdeling for PR med en Public Relations Officer som hoved. PRO kan se efter den generelle reklame, eller der kan være en separat publicitetsofficer med sin egen afdeling. En receptionist, som også håndterer interkommunikationssystemet, kan møde de opkaldende, og sekretæren selv kan gøre PRO's funktioner

(6) Forretningsafdeling:

Hvert stort kontor har til at opretholde en separat Butiksafdeling for at bevare butikkerne. Butikker er af forskellige typer. Til kontoret er der brug for varianter af formularer og papirvarer samt reservedele til maskiner og andre former for udstyr) samt beslag (f.eks. Elbeslag).

Hver vare skal opretholdes på en klassificeret måde med etiketter og et lagerregister skal opbevares. Nogle gange opbevares varer købt på fabrikken eller en filial (placeret på andre steder) midlertidigt på kontoret, inden de sendes. Der er en ansvarlig officer kaldet Stores-Keeper med ansvar for butikkerne.

(7) Juridisk afdeling:

En særskilt afdeling, der skal passe på juridiske forhold, kan opretholdes med en lovofficer, der har ansvaret for det. Eller sekretæren selv kan passe på juridiske forhold.

(8) Kantine og personale Fritid:

Store bekymringer giver forskellige slags faciliteter til personalet. Fødevarer leveres til subsidierede priser fra kontormateriet. Et særskilt værelse kan tildeles til den rekreative rekreation, som bruges i recessetiden eller efter kontorstid. Forskellige former for sportsartikler, både indendørs og udendørs, samt bøger og blade findes der.

Der kan være et separat lægehjælpeværelse, hvor en læge hos faste medarbejdere deltager i faste timer. Et separat bibliotek kan være der for personalet.

B. Andre afdelinger:

Alle disse er de fælles afdelinger til et kontor. Kontorarbejder i sand forstand udføres der. Udover disse afdelinger er der andre afdelinger med henblik på forretningsfunktioner som produktion, marketing, personale, indkøb mv. Der er separate kamre til sådanne afdelingschefer.

Generelle optagelses- og regnskabsarbejder udføres i de respektive afdelinger. Sådanne afdelinger må ikke være direkte under sekretæren, men han skal koordinere alle disse afdelings funktioner. Generelt er direkte kontrol på sådanne afdelinger i hænderne på General Manager.

(1) Produktionsafdeling:

I tilfælde af en fabrikationsproblemer eller en bekymring i forbindelse med enhver anden produktion end fremstilling (en minedrift eller plantage eller mejeri mv.) Skal der være en produktionsafdeling, der har stor betydning. Produktionschefen, der fortrinsvis har direkte viden og erfaring i den pågældende linje, har ansvaret for det.

Denne afdeling skal fungere i tæt samarbejde med købs-, marketing-, økonomi- og personaleafdelinger. R og D eller Forsknings- og udviklingsafdelingen er også tæt forbundet med produktionsafdelingen.

Der er forskellige sektioner som produktdesign og job design sektioner. Mange aktiviteter i denne afdeling må muligvis udføres på fabrikken eller produktionsstedet. Hovedkontoret skal opretholde koordineringen. I den henseende har sekretæren et stort ansvar.

(2) Marketing afdeling:

Det er også kendt som salgsafdelingen. Eventuelle overskudsproblemer skal markedsføre sine produkter eller tjenesteydelser. Succesen eller fiaskoen i hele bekymringen afhænger endelig af effektiviteten af ​​denne afdeling. Denne afdeling har mange sektioner som Market Research eller Market Survey sektioner, Market Planning sektion mv.

Markedsføreren, som ansvarlig for denne afdeling, skal fungere i tæt forbindelse med produktionsafdelingen.

Et stort antal veluddannede personer, der danner salgsstyrken, arbejder under ham. Marketing kan centraliseres eller decentraliseres. Der kan være en række depoter, distributionscentre, eget showroom, filialer, butikker (som i tilfælde af flere butikker) mv under marketingafdelingen. Det er svært at kontrollere agenter, forhandlere, filialforvaltere mv.

Koordinering og kontrol opretholdes fra det centrale eller hovedkontor, som sekretæren er ansvarlig for.

(3) Indkøbsafdeling:

Indkøb i en bekymring har hovedsagelig to aspekter:

(a) Indkøb af de varer, som organisationen beskæftiger sig med, eller råmaterialer, maskiner, maskindele mv til den produktion, der udføres af organisationen. Denne del af køb kan overlades til en indkøbschef, som skal fungere i tæt forbindelse med produktionschefen.

(b) Køb af forretningerne til at køre kontoret. Dette kan være direkte i hænderne på sekretæren. Den tidligere del af købene må ske på forskellige steder eller materialernes kilder. Kontor enheder må muligvis opretholdes på disse steder.

Sekretæren fra hovedkontoret skal have kontrol over sådanne enheder. Indkøb af råvarer mv, der kræves til produktion, sker meget ofte fra fabrikken, og der er vedlagt en indkøbsafdeling. Indkøb kan derfor centraliseres eller decentraliseres.

(4) Personaleafdeling:

Beskæftigelse skal gives til folk til at udføre en virksomheds aktiviteter. Alle medarbejdere i en organisation er kollektivt kendt som personale. Da menneskelige elementer er vigtigere end væsentlige elementer, skal en separat afdeling kaldet Personaleafdelingen opretholdes. Kontoret selv kræver rekruttering af personale.

Personaleafdelingen under ledelse af en uddannet personaleforvalter er beregnet til at passe på alle slags personale. Sekretæren har ansvaret for rekruttering af kontormedarbejdere. Han kan være assisteret af personalechefen. Sekretæren kan være direkte ansvarlig for denne afdeling.

C. Særlige afdelinger:

En stor eller en udviklingsorganisation opretholder ofte nogle specielle afdelinger for bedre kontrol og forbedring af kontoret. De er:

(1) O. & M. Department:

Denne afdeling er nedsat til at gennemføre forskning i kontorprocedure og metoder og foreslå forbedringer.

(2) Inspektionsafdeling:

Når antallet af ansatte er meget stort, og der er mange enheder, grene eller divisioner, der igen kan spredes på forskellige steder, oprettes en særskilt afdeling kaldet Inspektionsafdelingen.

Inspektører eller inspektionshold kan sendes til forskellige steder for at kontrollere aktiviteterne i de forskellige enheder, filialer eller divisioner og indgive rapport til hovedkontoret for at få effektiv kontrol over dem, for at forbedre deres præstationer og: at træffe afhjælpende foranstaltninger i tilfælde af fejl og fejl.