Betydningen af ​​Operations Support Systems til en Business Enterprise

Betydningen af ​​Operations Support Systems til en Business Enterprise!

Operationssupportsystemerne fokuserer på virksomhedens drift. Hovedformålet med disse systemer er at forbedre virksomhedens driftseffektivitet. Da disse systemer primært beskæftiger sig med operationer, bruger de interne data primært til ledere på lavere niveauer.

Image Courtesy: mda.mil/global/images/system/c2bmc_mdioc/C2BMC_Control_Room.jpg

Operationsstøttesystemerne kan yderligere klassificeres i følgende kategorier:

en. Transaktionsbehandlingssystemer

b. Management Information Systems

c. Enterprise Resource Planning Systems.

Transaktionsbehandlingssystemer:

Et Transaction Processing System (TPS) fokuserer på optagelse og behandling af økonomiske begivenheder (transaktioner) i virksomheden. Dens anvendelsesområde omfatter hele spektret af virksomhedens daglige rutiner, herunder finansiel regnskabsføring, lagerstyring, lønningsliste og salgsordrebehandlingssystem.

Generelt er TPS struktureret omkring transaktionstypen i en organisation. F.eks. Ville et regnskabssystem være struktureret omkring finansielle regnskabstransaktioner som kvitteringer, betalinger, fakturaer og indkøbsregnskaber, journaltransaktioner mv. Der er moduler til behandling af hver af disse transaktioner.

Funktioner af TPS:

a) Stort antal data:

Da TPS er transaktionsorienteret, indeholder den generelt store mængder data. Disse systemer kræver større lagerkapacitet, og deres største bekymring er at sikre, at dataene om de økonomiske begivenheder i organisationerne bliver taget hurtigt og korrekt.

b) Automatisering af grundlæggende operationer:

Enhver TPS har til formål at automatisere de grundlæggende operationer i en virksomhed og spiller en afgørende rolle i virksomhedens daglige drift. Enhver fejl i TPS i en kort periode kan ødelægge virksomhedens funktionsmåde.

Eventuelle svagheder i TPS kan føre til svigt i enten at opnå input fra miljø eller give output til miljø. TPS forbinder virksomheden med elementer i det eksterne miljø (f.eks. Kunder, leverandører, aktionærer osv.). Således er TPS en vigtig kilde til opdateret information om virksomhedens aktiviteter.

c) Fordele er let målelige:

TPS reducerer arbejdsbyrden hos de personer, der er forbundet med operationerne, og forbedrer effektiviteten ved at automatisere nogle af operationerne. De fleste af fordelene ved TPS er håndgribelige og let målbare. Derfor er cost benefit analyse med hensyn til TPS ønskværdigheden nem at udføre. Da fordelene ved TPS er hovedsageligt håndgribelige, er brugergodkendelse let at opnå.

d) Kilde for input til andre systemer:

TPS er den grundlæggende kilde til intern information til andre informationssystemer. Stærkt afhængighed af andre informationssystemer på TPS til dette formål gør TPS også vigtig for taktiske og strategiske beslutninger.

Management Information Systems:

Et Management Information System (MIS) sigter mod at imødekomme ledernes informationsbehov, især med hensyn til virksomhedens nuværende og tidligere operationer. De tilbyder opsummerende rapporter om virksomhedens operationer og giver i nogle tilfælde online-link til individuelle transaktioner. Derfor kaldes disse systemer også operativsystemer.

Funktioner af MIS:

a) Sammendrag Oplysninger:

MIS hjælper ledere ved at give sammenfattende oplysninger om operationerne. Sådanne sammenfattende oplysninger gives generelt i form af rapporter. Disse rapporter kan være periodiske, på opkald eller undtagelsesrapporter. Tidligere MIS var ret stive i rapportformater og periodicitet.

Men med ændrede softwareteknologier vil moderne MIS generelt tilbyde online data forespørgsels facilitet samt fleksible rapportformater med facilitet til brugerdefinerbare rapporter ved hjælp af rapportforfattere, der er ret enkle at bruge. Da MIS tilbyder summariske rapporter, uden at bruge mange af dataanalyseværktøjer, betegnes de også som rapporteringssystemer.

b) Operationel kontrol:

MIS tilbyder også oplysninger om planlagte niveauer, tidligere periodeværdier og afvigelser. Dette hjælper med operationel kontrol og forbedrer driftseffektiviteten. MIS bruger interne data og bruger generelt ikke data fra det eksterne miljø.

c) Fokus på intern information:

MIS bruger primært TPS eller databaser som kilde til input information. MIS fokus er således det interne miljø. Da den rolle, som intern information i ledelsesbeslutning er begrænset, har MIS kun begrænsede applikationer i ledelsesprocessen. Figur 10.1 illustrerer sådanne applikationer:

d) Strukturelle beslutninger:

Da MIS er fokuseret på intern information, mangler det avancerede dataanalyseværktøjer, og som sådan er det især nyttigt for strukturerede beslutninger i forudsigelig type beslutningstagningssituationer.

Begrænsninger af MIS:

Mange tidligere MIS manglede faciliteterne for undtagelsesrapporter, nøgleindikatorrapporter og on-call-rapporter. En anden fælles svaghed i MIS har været manglende tilgængelighed af beslutningsorienterede rapporter. For eksempel ville en leder have brug for en rapport, der indeholder fuldstændige oplysninger om omkostningsstrukturerne for en prisfastsættelsesbeslutning og ikke kun skøn over variable og faste omkostninger.

På grund af MIS-rapporternes foruddefinerede periodicitet er det muligt, at informationen når manager ganske sent og undertiden for sent.

Selvom MIS-rapporter tjener formålet med at holde lederne opmærksomme på happenings i virksomheden, er de ikke indstillet til analyse af situationen med hensyn til at identificere årsager til uønskede situationer eller udarbejde og evaluere alternative handlingsplaner.

En anden almindelig klage fra ledere er, at MIS generelt er ret langsomt til at reagere på dynamikken i markedssituationen og dermed hjælpe mere med at gøre post mortem end advarsel på det tidspunkt, hvor tingene går galt.

Enterprise Resource Planning Systems:

Da MIS traditionelt har været baseret på input fra transaktionsbehandlingssystemer, har de båret arven til at blive bygget omkring forskellige typer transaktioner. På baggrund heraf har organisationsstrukturer et vigtigt indslag på designen af ​​MIS. Information, under MIS, er tilvejebragt i form af rapporter, der ville være nødvendige for forskellige afdelinger.

Modulerne i MIS vil generelt være i overensstemmelse med de afdelinger, der indgår i organisationsstrukturen. Den voksende relevans af fleksibilitet i processerne for at omorientere dem til det skiftende erhvervsklima har gjort MIS mindre relevant. Med forretningsprocesser, der bliver det daglige ord i dag, er der behov for at ændre hele tilgangen til forretningsprocesser. Den nye tilgang bør overveje følgende lokaler til udvikling af informationssystemerne.

en. Forretningsprocesser påvirker bundlinjen.

b. Organisatoriske enheder bliver nogle gange hindringer i informationsstrømmen. Interdepartemental kommunikation er det første offer for den stigende størrelse af organisationer.

c. Kommunikation spiller en vigtig rolle for at skabe fleksibilitet i virksomheden. Hurtigheden i informationsstrømmen er afgørende for bedre ressourceudnyttelse.

d. Integration af forskellige forretningsfunktioner som produktion, markedsføring og finansiering kan hjælpe med omkostningsreduktion og kundeorientering af forretningsprocesser.

Med fremskridt inden for netværksteknologi er der kommet en ny type informationssystem kaldet Enterprise Resource Planning (ERP) System. ERP-systemet integrerer alle processer i organisationen med kundetilfredshed og planlægger styringen af ​​en virksomheds ressourcer.

Disse løsninger hjælper med at fokusere på produktionskapacitet, styring af logistik og udarbejdelse af økonomiske konsekvenser af hver beslutning frem for blot beregning af omkostninger.

ERP-systemets grundlæggende filosofi er, at forretningsprocesser skal integreres på alle niveauer og behandle alle virksomhedens ressourcer som en fælles ressource, der primært skal imødekomme kundernes skiftende behov.

At anerkende, at kundens behov fortsat ændrer sig, giver ERP-systemer tilpasningsevne til de skiftende behov ved en forbedret reaktionshastighed.

Opbygning af ERP-system:

For at forstå, hvordan integrationen af ​​forskellige funktioner opnås, og responstid reduceres ved forbedret intra enterprise kommunikation; lad os se på skematisk diagram af et typisk ERP-system (figur 10.2). Som det kan bemærkes, begynder hele processen med salgsprognosering, og når det er vellykket, går ordren vedligeholdelsesprocessen over.

Salgsordrebehandlingen er direkte forbundet med opgørelsessystemet, arbejdsordrevedligeholdelse og kundefordringsmoduler, hvorved der integreres marketingfunktion med produktion såvel som finansiering.

Der er integration af alle aktiviteter som butiksbekæmpelse, produktionsplanlægning, produktionsplanlægning, indkøb af input og lagersporing med salgsaktiviteten. Manufacturing Resource Planning (MRP) er knyttet til salgsaktiviteten gennem opgørelsessystemet.

Integrationen af ​​forretningsprocesser forbedrer tilpasningshastigheden til ændringer i markedssituationen. Produktionen sker i henhold til den modtagne salgsordre og i lyset af den disponible varebeholdning. Det omvendte kan ske i mangel af ERP-systemer.

En højere grad af integration kan også medvirke til at reducere lagerniveauer, og tilgangen "Just in Time" kan med succes bruges til at reducere lagerniveauet til det optimale uden at ofre fremstillingseffektiviteten eller kundetilfredsheden.

ERP-systemer kan også være ret effektive til at etablere forbindelser mellem kunden og hver medarbejder i virksomheden på den ene side og leverandører af selskabet på den anden side, hvilket fører til bedre forståelse for hinandens problemer og forbedrede relationer. Kundeproblemer og klager kan deles med omgående.

Fordele ved ERP-systemer:

ERP-systemer bliver en vigtig del af virksomhedens it-strategi. Et ret stort antal indiske virksomheder har også valgt ERP, 'i lyset af de potentielle fordele ved dem.

Nogle af de store fordele ved ERP-systemer er som følger:

a) Fokus på processer:

ERP-systemer er forretningsprocesorienterede systemer. De fokuserer på aktiviteterne i forretningsprocesser. Som et resultat er forretningsmålene klart formuleret. ERP'er gør det muligt for virksomhederne at fokusere på kundens behov.

b) Fleksibilitet:

ERP-systemer giver fleksibilitet til forretningsprocesser ved at automatisere processen selv, i stedet for at automatisere nogle funktioner i processen. Da de fleste af de vigtige processer er automatiserede, er der større fleksibilitet i virksomhedens brug af ressourcer på forskellige måder og til forskellige formål.

F.eks. Vil udbringning af en ny pakning af mindre størrelse til madolie ikke blot kræve ændringer i produktionen, men også i fakturerings-, forsendelses- og markedsføringsprocesser. De nødvendige ændringer udføres hurtigt ved hjælp af ERP-systemet, da alle de berørte processer er automatiserede og integrerede til hinanden. Faktisk er der i SAP, en populær ERP-pakke, mere end 700 processer, der er automatiserede og integrerede med hinanden.

c) Reduceret cykeltid:

ERP-systemer integrerer forskellige processer ved hjælp af avancerede kommunikationsforbindelser. Overførslen af ​​information mellem processerne er næsten automatisk og øjeblikkelig.

Dette reducerer cykeltiden i processen. I processer som lagerstyring, debitorerudvikling, kundefakturering, fragt mv. Reducerer mindre cykeltid betydeligt på omkostningerne ved driften. Hindustan Lever Limited har sammenkoblet sine 55 depoter over hele landet til sine distributører, der hver dag genopfylder deres aktier, hvilket væsentligt reducerer deres lagerbeholdninger.

d) Forbedret kommunikation:

En af de store fordele ved ERP-systemet er etablering af en virksomhedsomfattende kommunikationsplan. Som følge heraf er der mindre modstand mod foreslåede ændringer på grund af let adgang til oplysninger om nødvendigheden af ​​forandring.

Kritiske succesfaktorer i implementeringen af ​​ERP-systemet:

ERP-systemer er dyre løsninger og kræver mange penge og tid til at implementere. Disse systemer påvirker næsten alle de daglige operationer i virksomheden og implementering er et udfordrende job, der kræver en forsigtig tilgang.

Nogle af de kritiske succesfaktorer i implementeringen af ​​ERP-systemet er:

a) Disciplin:

Integration og automatisering af processer påtager sig en høj grad af disciplin hos de involverede i disse processer. Da ERP'er involverer både integration og automatisering af processer, forventes en høj grad af disciplin i organisationen at gennemføre den. For eksempel bruger SAP (en ERP-softwarepakke) FIFO-metoden (First-In-First-Out) til lagerbevægelse og værdiansættelse.

I et af de virksomheder, der brugte SAP, forlod gaffeltruckoperatøren materialerne i den første tomme bakke, han så i stedet for at sætte dem i bakker, der blev tomme først. Efter engang kunne forslagene til afhentning af materialer fra den bin, der var angivet af SAP, ikke implementeres, da de stadig var tomme.

På den anden side var beholderne, der skulle fyldes med materialer, allerede fulde, hvilket resulterede i kaos i materialebehandlingsprocessen. Tilslutning til procedurerne spiller således en vigtig rolle i succesen med ERP-systemet.

b) Ændring i arbejdskultur:

Villighed til at genanlægge processer og udveksling af information som en vane er de to grundlæggende krav til arbejdskulturen i ERP-implementeringsvirksomheder. Derfor er "implementerings blues" mindre alvorlige i virksomheder med gunstig arbejdskultur.

c) Top management support:

Implementering af ERP-systemet kræver støtte til top management og samarbejde af alle medlemmerne af de arbejdsgrupper, der er involveret i processen.

I øjeblikket er de ERP-systemer, der tilbydes i Indien af ​​forskellige leverandører, ret ret dyre og designet i lyset af miljøer, der er mere relevante for udviklede markeder. Måske vil lokale leverandører være mere nyttige for indiske virksomheder, og tilpassede løsninger skal udvikles modul efter modul, der skal integreres en efter en. Et andet problem med ERP-systemet i dag er, at de primært fokuserer på operationer frem for planlægning af ressourcer.