Kontolagringssystemtyper (fordele og ulemper)
Mens man vælger et kontoholdere, skal man se, at systemet skal være enkelt, fleksibelt, let forståeligt af alle familiemedlemmer, opfylde familiemedlemmernes krav, tilstrækkeligt til at tage sig af alle udgifter og besparelser. De fire kriterier i Account Keeping System er enkelhed, tilstrækkelighed, fleksibilitet og bekvemmelighed.
Generelt er der fire typer regnskabssystem til brug.
Disse er:
(1) arkmetoden
(2) Envelop Metode
(3) Notebook-metode
(4) Kortfil System.
1. Bladmetoden:
I denne metode skal nogle løse ark papir holdes hængt på et bekvemt sted. En blyant bør holdes bundet med arkene. Stedet skal altid være tilgængeligt. Alle udgifter skal skrives enten i et stort ark papir i særskilt udgiftsoverskrift eller forskellige ark for hver udgiftskategori. I slutningen af måneden skal hjemmearbejderen sætte sig ned og beregne indkomst og udgifter i løbet af måneden. Nogle gange kan udgiftsoversigterne opbevares i dobbelt eller flere ark, hvilket er bedre end enkeltark.
Fordele ved systemet :
en. Denne metode er enkel og fleksibel.
b. Det er også en bekvem metode til kontoudholdelse, da arket kan klæbes overalt.
Ulempe:
en. Enkeltarkmetoden er utilstrækkelig.
2. Kuvert System:
To typer indkapslingssystemer anvendes generelt:
(a) Kontant Betalingssystem
(b) ark regnskabssystem.
(a) Kontantbetalingssystem:
Cash Payment System består i at dividere pengene i tidligere planlagte beløb og holde pengene for hver gruppe af varer i separate kuverter, der skal bruges på det tidspunkt, hvor det er nødvendigt. For eksempel mad, bolig, transport mv.
Fordele:
1. Dette system bringer planlægning og regnskab sammen.
2. Dette system er direkte og simpelt.
3. Det er lettere for de familier, der modtager deres indkomst hver uge og opererer næsten på en kontant betalingsmåde.
4. Dette system er meget fleksibelt, passende og praktisk. Hvis familien føler sig nødt til at skære ned på dette, kan den fjerne balancen i denne kuvert og sætte den i anden kuvert som ønsket af den
Ulemper:
1. Ulemperne ved dette system kan mærkes, hvis det vedtages af højere indkomstgrupper. Fordi at holde flere penge i kuvertet kan være usikkert.
2. At holde sådanne store penge kan være ubelejligt. Tjek betaling er lettere for store betalinger end kontant betaling.
(b) ark regnskabssystem:
Ved denne metode anvendes en stor kuvert. Alle regninger, slipser, kuponer, notater og memoranda sættes i kuvertet. På indersiden af kuvertet indgår indtægter og udgifter. I dette tilfælde kan to konvolutter, en til regninger og en anden til kontanter anvendes. Hvis kuvertet er lille, kan et ark papir sættes ind til optagelse.
Fordel:
Dette system er enkelt, fleksibelt og praktisk.
Ulemper:
1. Hjemmageren skal tage flere timers arbejde for at sortere regningerne og skrive ned de forskellige varer.
2. Hvis en regning går tabt, kan hjemmeproducenten have problemer med at kende udgifterne.
3. Notesbogssystem:
Dette er en anden metode til kontoopbevaring. En bundet eller løst bladbogen kan bruges til at holde husstandskonti. Løse blade notatbøger er mere bekvemme, fordi nye sider kan tilføjes, og der kan fjernes sider, hvis det er nødvendigt. Notesbogssystem er særligt praktisk, når børn deltager i regnskabsføring.
Fordele:
en. Dette system er fleksibelt.
b. Optagelsesarbejdet bliver meget enkelt og direkte i denne metode.
c. Dette system er meget bekvemt for alle, herunder børn.
Ulemper:
1. I tilfælde af løse bladbøger kan der være en chance for at miste papirerne.
4. Kortfilsystemet:
I dette regnskabssystem kan et kort opbevares for hver type udgift. Dette er nyttigt for forretningsfamilier og højt organiseret person. Dette system kan udvides ubestemt. Dette er et enmanssystem af kontoopbevaring.
Fordele:
en. Det er meget fleksibelt og tilstrækkeligt.
Ulemper:
en. Da det drejer sig om arkivering, er det ikke enkelt og bekvemt for mindre bevidste og uorganiserede personer.
b. Dette system er ikke egnet til børn, da der er mulighed for at blande kort.
