Rapporter: Definition, funktioner og typer
Læs denne artikel for at lære om rapporter. Efter at have læst denne artikel vil du lære om: 1. Definition af rapporter 2. Betydningen af rapporter 3. Funktioner 4. Typer.
Definition af rapporter:
En rapport kan defineres som en erklæring eller en konto, enten stor eller lille, om nogle begivenheder, resultater, observationer eller henstillinger udarbejdet af en enkeltperson eller en gruppe. En rapport kan være mundtlig eller skriftlig.
Den kan udarbejdes af et enkelt individ (som en sekretær eller et afdelingsleder eller en efterforsker) eller af en gruppe personer eller et udvalg eller et underudvalg. En rapport kan udarbejdes med jævne mellemrum (f.eks. Årsrapport for en organisation eller en månedsrapport fra en filial til hovedkontoret) eller kun én gang (som en rapport fra en undersøgelseskomité).
Betydningen af rapporter:
Betydningen af rapporter i organisatorisk liv og for generel administration er meget stor. Afgørelser tages meget ofte på mange kontroversielle og problematiske spørgsmål baseret på nogle rapporter. Medlemmer af en organisation eller et udvalg eller en afdeling mv kan kende mange relevante og materielle fakta om organisationen eller udvalget eller gruppen selv eller af andre organisationer, udvalg eller grupper gennem rapporter herom. Generel administration styres meget af forskellige former for interne og eksterne rapporter.
Somme tider skal rapporter udarbejdes, indsendes og cirkuleres lovligt. For eksempel årsrapporter for et selskab. En rapport har en dokumentationsværdi. Det er en kilde til reference, bevis og historie. Sekretæren for en organisation eller et udvalg eller et underudvalg mv har stort ansvar i forbindelse med rapporter, fordi han skal forberede dem.
Funktioner af rapporter:
(1) En rapport er baseret på fakta og understøttes også meget ofte med nogle statistiske data, referencer mv.
(2) En rapport skal udarbejdes i en ordentlig form og stil. Form og stil afhænger af formålet med rapporten.
(3) En rapport har helt klart et formål. Et fælles formål er at sprede information. Andre formål er-opgørelse af rekord, vejledning til handling eller bedømmelse, bevisoptagelse mv.
(4) En rapport er beregnet til omsætning enten udelukkende til en enkeltperson eller en gruppe af enkeltpersoner eller medlemmer af en organisation eller offentlighed som helhed.
(5) En rapport skal opfylde alle kendetegnene for dens effektivitet.
(6) Rapporter er af forskellige typer.
(7) Rapporter er tæt knyttet til møder.
(8) Rapportens grundlæggende funktion er, at det er et middel til kommunikation af nogle fakta.
(9) En rapport er rettet til nogle bestemte læsere eller læsere.
(10) En rapport har altid et indtryk på tiden.
(11) En rapport kan netop modtages eller vedtages, eller indgives (dvs. udskudt til at træffe foranstaltninger) eller henvises tilbage til udvalget for revurdering. Så en rapport kan behandles forskelligt.
Typer af rapporter:
Rapporter er af forskellige typer. De er klassificeret på grundlag af forskellige principper. En sådan klassificering er også baseret på grupper.
De er detaljeret nedenfor:
(1) Rutinemæssig eller Special:
En rutinemæssig rapport udarbejdes og præsenteres som rutinearbejde og regelmæssigt. For eksempel årsrapporten for en sammenslutning eller et selskab, som skal udarbejdes af sekretæren eller bestyrelsen i slutningen af hvert regnskabsår, og kopier skal fordeles mellem medlemmerne.
En rutinerapport indeholder nogle fakta eller oplysninger, enten i detaljer eller i en sammenfattet form. Det kan også være af kritisk art, der indeholder nogle bemærkninger eller meninger. Eksempelvis revisors rapport om virksomhedens endelige regnskab. Afdelingsledere eller filialforvaltere skal regelmæssigt indsende rutinemæssige rapporter til de højere myndigheder.
En særlig rapport udarbejdes og præsenteres ikke som rutinemæssigt. Dette er udarbejdet på grundlag af en undersøgelse eller undersøgelse enten af en enkeltperson eller af en organ eller et udvalg eller et underudvalg eller en kommission, der er specielt dannet og betroet pligten.
Sekretæren for en organisation pålægges i kraft af sin stilling ofte pligten til at udarbejde rapporter om visse afdelinger eller personer eller begivenheder, der skal forelægges for de øverste ledelsesmedlemmer til at træffe beslutninger. Regeringen opstiller meget ofte udvalg eller kommissioner til at foretage efterforskning på en sag eller person og at indgive rapport. En særlig rapport er i mange tilfælde af fortrolig type og indeholder bortset fra fakta og information, nogle anbefalinger. En teknisk rapport udarbejdet af teknologer om et bestemt problem er en slags særberetning.
Hvorvidt rapporten er almindelig eller speciel, kan det være et emne af drøftelse på en generel eller et udvalg eller et bestyrelsesmøde, og det skal nævnes på dagsordenen for mødet.
(2) Generelt eller Fortroligt:
En generel rapport er den, der er til distribution blandt mange, som medlemmer af en organisation. Sådanne rapporter kan udskrives i stort antal eller endda offentliggøres i aviser til offentlig information. Regeringen offentliggør rapporter fra forskellige udvalg eller provisioner og stiller dem til salg til offentligheden.
En fortrolig rapport er beregnet til nogle overlegne personer eller personer og er ikke til generel information. Sommetider kan rapporten være så fortrolig, at sekretæren eller enhver anden person, der forbereder det. Skriver det for hånd eller skriver det ud selv.
(3) Formelle eller uformelle:
En formel rapport er den, der udarbejdes i henhold til en foreskrevet form og på en fastsat tid og er præsenteret ifølge en konventionel procedure. For eksempel årsrapporten for et selskab eller en sammenslutning, en rapport fra en filial til dens hovedkontor mv.
Nogle gange klassificeres formelle rapporter yderligere i to dele:
Lovbestemt og ikke-lovpligtig.
(a) Lovpligtige rapporter er de, der skal udarbejdes af et selskab i henhold til selskabslovens bestemmelser eller af et registreret selskab registreret i henhold til lov om selskabsregistrering eller af et kooperativ selskab registreret i henhold til lov om samarbejdsforeninger og en kopi af En sådan rapport skal fremsendes til den respektive justitssekretær. For eksempel årsrapporten for et selskab eller et samfund. Den lovpligtige rapport, der skal udarbejdes og indsendes af alle aktieselskaber, kommer også ind under denne kategori.
(b) Ikke-lovpligtige rapporter er dem, der skal udarbejdes formelt, men der er ingen lovpligtig lov til at blive forelagt nogen autoriseret person. For eksempel er en rapport udarbejdet og forelagt af et udvalg nedsat af et selskabs bestyrelse til et bestemt formål, f.eks. om udvikling af markedet. Indsendelsen af rapporten skal bestå af bestyrelsen. Formelle, men ikke-lovpligtige rapporter udarbejdes og indsendes af sekretæren til bestyrelsen om forskellige spørgsmål.
Uformelle rapporter er dem, der ikke behøver at blive udarbejdet eller præsenteret i henhold til en bestemt form eller procedure. En uformel rapport er generelt en slags personlig kommunikation og kan endda være i form af et brev. For eksempel skal en nyudnævnte medarbejder indsende en samlingsrapport til sin chef.
(4) Verbatim eller Summarized:
En sådan klassificering er generelt relateret til rapporter om møder. Efter et møde er slut, skal en rapport om det samme udarbejdes og fremlægges af sekretæren. En sammenfattende rapport af et møde betyder en rapport, der indeholder alle detaljer, ord for ord, hvilke begivenheder der har fundet sted på mødet, hvilke ord er blevet talt af de forskellige deltagere og hvilke beslutninger der er truffet.
Med andre ord kan fortegnelsen over en fuldmåling af et møde kaldes en ordentlig rapport. Sådanne rapporter er nødvendige for hver forsamling eller parlamentsmøde eller for en retssag.
En opsummeret rapport betyder en rapport under hensyntagen til de vigtigste punkter i diskussionen på et møde og den korte beskrivelse af begivenheder, der finder sted på et møde. For eksempel kan en presserapport udarbejdet efter et møde, offentligt eller privat, sendes til forskellige aviser til fordel for offentliggørelsen.
En rapport, uanset om den er oversat eller sammenfattet, skal dog være baseret på fakta, fordi læserne af sådanne rapporter vil afhænge af de leverede oplysninger. En sammenfattet rapport må ikke forveksles med mødereferatet.
(5) Privilegeret eller ikke-privilegeret:
Rapporter kan yderligere klassificeres som privilegerede eller ikke-privilegerede. En privilegeret rapport er den, der indeholder udsagn eller bemærkninger lavet af nogle mennesker, som kan være ærekrænkende for nogle andre, men tilladt at blive talt under privilegium i tale.
En rapport om sager i en retssag eller i forsamling eller parlamentsmøde mv. Må offentliggøres i aviser eller på anden måde. Men et sådant privilegium er et "kvalificeret" privilegium og vil blive tilladt, forudsat at rapporten er korrekt og af almen interesse.
Men rapporten indeholdende privilegerede taler på private møder som selskabets generalforsamling kan ikke offentliggøres som en privilegeret rapport.
Enhver anden form for rapport er en ikke-privilegeret rapport. Rapporter generelt er ikke-privilegerede.
(6) Andre typer:
Rapporter kan kategoriseres yderligere med eller uden anbefalinger. Generelt indeholder rapporter, der kun er udarbejdet til information, ikke nogen anbefaling, men rapporter udarbejdet af nogle undersøgelsesudvalg indeholder anbefalinger.
Endelig kan rapporter klassificeres enmansrapport eller grupperapport. En rapport kan kun udarbejdes af en person, som enhver rapport fra en sekretær, eller den kan udarbejdes af en gruppe eller et udvalg.
Selv i tilfælde af et udvalg er der sekretær eller konventor for hvert udvalg, der udarbejder rapporten på udvalgets vegne og får den bekræftet af andre, med eller uden ændringer. Et udvalg kan opdeles, og to rapporter, et af flertallet og det andet af mindretal, kan indgives separat. Derfor kan rapporter være af flertal og minoritetstyper.
