Kontorkommunikation: Betydning, betydning og typer

Læs denne artikel for at lære om Office Communication. Efter at have læst denne artikel vil du lære om: 1. Betydning af Office Communication 2. Betydningen af Office Communication 3. Typer Office Communication.

Betydning af Office-kommunikation:

At kommunisere betyder at foretage samtale. Dette er en almindelig funktion i vores daglige liv. Dette er nødvendigt for at gøre kontakter, forklare ting, udveksle ideer, formidle information, give undervisning og fjerne misforståelser. Kommunikation er uundværlig for eksistensen. Kommunikation har dog en mere specifik betydning i ledelsesvidenskab.

Ifølge Prof. Allen, "Det er en bro af betydning. Det består af en systematisk og kontinuerlig fortælling, lytning og forståelse. " Det er klart, at kommunikationen er fuldstændig, når meddelelsen, der sendes af kommunikatoren, forstås af kommunikationen. Det er en bro af betydning, dvs. meningen med en besked forstås i samme forstand af kommunikatoren og kommunikationen.

Betydningen af Office-kommunikation:

Dens betydning er stor og vokser. En organisations succes afhænger af, hvor omfattende og intensiv kommunikation der udføres af den. Det beskrives som et ledelsesværktøj. Det er det sidste ord i ledelsen. Når mere end én person mødes sammen, er der kommunikation mellem dem.

På et kontor møder folk og arbejder sammen. Derfor må der være kommunikation mellem dem. Kontorets primære funktion kommunikerer internt og eksternt. En organisation har brug for et kontor, fordi al kommunikation vil gå ud fra og komme ind i den. Største antal kontormaskiner er beregnet til kommunikation.

Typer Office kommunikation:

Kommunikationen kan bredt set være intern og ekstern. Intern kommunikation foregår blandt de mennesker, der arbejder inde på kontoret. Det betyder også kommunikation mellem arbejdsgiver og medarbejdere eller blandt medlemmerne af en forening eller mellem et selskab og dets aktionærer.

Ekstern kommunikation er hos de udenforstående, som kunderne, leverandørerne, debitorerne, kreditorerne, de øvrige organisationer, regeringen og dens forskellige agenturer og endelig offentligheden som helhed. Sekretæren har en stor pligt til at overvåge og kontrollere begge typer kommunikation.

Ifølge metoder kan kommunikationen opdeles i tre dele - mundtlig, skriftlig (korrespondance) og gestural.

Intern kommunikation:

Gennem kommunikation arbejdsgiver-medarbejderforhold samt overordnede underordnede forhold kan opretholdes. Beslutninger truffet på øverste ledelsesniveau strømmer nedad på udførelses- og driftsniveauet gennem kæden af overordnede underordnede relationer inden for en organisationsstruktur.

Medmindre organisationens mål og politikker kommunikeres til personalet, kan de hverken identificere sig med organisationen eller de kan udføre deres respektive funktioner.

Når enhver ændring skal indføres i organisationen, skal der foretages forudgående kommunikation til medarbejderne, så de bliver mentalt forberedt. Ellers kan der være et chok. Medarbejderne skal også kunne kommunikere deres klager, klager eller problemer med arbejdsgiveren.

Ved dette etableres bedre arbejdsgiver-medarbejderforhold, og eventuelle misforståelser fjernes. Kommunikation er beskrevet som en tovejskørsel. Intern kommunikation kan være mundtlig, skriftlig, visuel og gestural. Holding af møder, konferencer mv., Fælles høring eller gruppediskussion mv. Afsendelse af rapporter, kopier af minutter mv. Er nogle af de effektive metoder til intern kommunikation.

Med hensyn til kommunikation er der seks typer af forespørgsler, og forespørgsler har konkrete svar. De er:

Hvorfor?

Uden kommunikation, både intern og ekstern, kan ingen organisation opbygges og køre.

Hvornår?

Før meddelelsen er lækket ud gennem andre kilder.

Hvad?

Intet bør skjules om spørgsmål af fælles interesse. Ingen hemmelighed, virkelig, kan i sidste ende bevares. Det er derfor bedre at ikke skjule noget for medarbejderne, dog under visse undtagelser.

Hvor?

Kommunikation kan foregå fortroligt mellem to i en meget lille gruppe i et kammer eller åbent på et møde eller en konference blandt mange personer eller på et offentligt møde.

Hvordan?

Det skal gøres ved at bruge et sådant medium, der er forståeligt af kommunikatoren og kommunikerer begge. Visual kommunikation ved billeder er meget velegnet til analfabeter. Der er mange hindringer for effektiv kommunikation, som f.eks. Sprog, støj, status osv.

Hvem?

Organisationens fælles mål skal meddeles alle i organisationen, så alle kan identificere sig med organisationen.

Mekaniske enheder:

Der findes forskellige maskiner eller arbejdsbesparende enheder til intern kommunikation:

(a) Oral-Inter-com telefonsystem, diktafon, pneumatiske rør mv

(b) Skriftlig-Skrivemaskine, duplikeringsmaskiner mv.

(d) Signalering-kaldende klokker, buzzere, røde lys osv.

Ekstern kommunikation:

Ekstern kommunikation er afgørende for udførelsen af aktiviteterne og for udviklingen af enhver organisation, handel eller ikke-handel. Dette er nødvendigt for at udvide og forbedre PR og også for at styrke goodwill og prestige. Forskellige reklamemetoder er beregnet til kommunikation. Offentliggørelse af rapporter, tidsskrifter mv er også en anden teknik. Ekstern kommunikation kan være mundtlig, skriftlig og visuel.

Mekaniske enheder:

Der findes forskellige maskiner eller arbejdsbesparende enheder til ekstern kommunikation:

(a) Oral-Telefon med bagagerum, kabler mv.

(b) Skrive-skrivemaskine, duplikeringsmaskiner, tele-printer (telex-systemet) mv.

Faktisk er fjernsyn en audiovisuel teknik.