Protokol: Betydning, funktioner og aspekter

Læs denne artikel for at lære om protokoller til et møde. Efter at have læst denne artikel vil du lære om: 1. Betydning af protokollen 2. Betydningen af protokollen 3. Funktioner 4. Aspekter.

Betydningen af protokollen:

Protokollen er nøjagtige, men kondenserede officielle optegnelser af, hvad der har fundet sted på et møde. Protokollen skal forberedes og bevares for hvert møde. Det er sekretærens pligt at skrive protokollen og i den forbindelse skal der være et minutbog.

En separat minutbog er nødvendig for en separat klasse af møde i en organisation. For eksempel skal der i et selskab være separate minutbøger til medlemmernes, bestyrelsens, ethvert udvalgs bestyrelse mv.

Betydningen af protokollen:

Protokollen af et møde skal forberedes og bevares for følgende formål:

(a) At føre fortegnelsen over den forretning, der blev gennemført på et møde.

(b) At give vejledning til de foranstaltninger, der skal træffes om visse spørgsmål.

(d) For at sikre beviser på alle trufne beslutninger, deltagelse af medlemmer, bemærkning om uoverensstemmelse fra ethvert medlem, hvis nogen, tendensen til at stemme om hvert udstedelse mv., når der er nogen tvist.

(e) At overholde formaliteter (ofte lovbestemte) med hensyn til møder.

(f) At opnå gyldighed af et møde.

Alle disse objekter giver stor betydning for minutter og gør dem uundværlige for at kunne køre en organisation.

Funktioner af protokollen:

(1) Protokollen skal skrives på et klart og tydeligt sprog, så de let kan forstås af, at nogen går igennem dem.

(2) Protokollen skal skrives kort. Sekretæren tager notater af mødet i møde og ud af notaterne forbereder han protokollen og eliminerer unødvendige detaljer. Beslutningerne, der er vedtaget, skal registreres fuldt ud, men de diskussioner, som de forskellige medlemmer har truffet, inden de vedtager beslutningen, behøver ikke registreres.

(3) Der skal være en minutbog. En bog består af sider i rækkefølge nummereret og interstitched. Et låst løst bladbindemiddel kan også tjene formålet.

(4) Protokollen skal fortrinsvis skrives manuelt.

(5) Protokollen har to dele- (a) Protokol for fortælling - Denne del indeholder (i) en kort beskrivelse af mødet og dato, klokkeslæt og sted, (ii) Navnene på de tilstedeværende medlemmer. I tilfælde af et stort møde eller en generalforsamling kan navne ikke skrives. (iii) Records af nogle begivenheder som valg af formand, taknemmelig stemme til formanden, underskrift af formanden, sekretærens underskrift (som forfatter) mv.

(b) Protokollerne - Denne del indeholder alle de beslutninger, der træffes på mødet i form af beslutninger. Det er ønskeligt, at navnene på forslagsstillerne og udstationererne samt navnene på sådanne medlemmer, der ønskede at optage deres uoverensstemmelse, skal skrives. Hvis et møde afbrydes, skal protokollen for hver mødedato skrives separat som transaktioner udført på forskellige datoer.

(6) Protokollen kan skrives i to formularer - (a) Stemmeseddel - Hver forretningsorden, der behandles på mødet, er skrevet i et særskilt afsnit under et emneoverskrift eller en titel med et løbenummer, b) Tabularformularen - Siderne er opdelt i kolonner, der viser serienummeret, emneoverskriften og beslutningerne taget eller hændelsen af en begivenhed. Uanset hvad formularen er, er der en kort beskrivelse af mødet, og i bunden er der underskrift af formanden og sekretæren.

(7) Der kan være lovbestemte regler med hensyn til minutter, som vi finder i tilfælde af møder i et selskab.

(8) Protokollen har flere aspekter, som beskrevet nedenfor.

Minutternes aspekter:

Protokollen har fire aspekter:

(1) Forberedelse:

Protokollen skal udarbejdes. Det er sekretærens pligt at forberede protokollen. Han forbereder dem fra de rigelige toner, han har taget under mødet. Han skal udarbejde protokollen så tidligt som muligt efter mødet er overstået, når alt er tilbage i hans hukommelse også bortset fra noterne.

Selskabsloven bestemmer, at minutter skal udarbejdes inden for tredive dage efter mødet. Nogle gange er en stenograf engageret til at udarbejde udtømmende og ordforfattende (ord for ord) optegnelser af et møde, som vil hjælpe sekretæren med at udarbejde protokollen.

Sekretæren forventes at kende stilen ved at skrive minutter og han kan vedtage en af de to former. Protokoller af alle møder i en organisation skal udarbejdes. Selv minutter af et afslappet møde er også nedskrevet.

Formanden har beføjelse til at foretage korrektioner og sekretærens skrifter, og han kan også afgøre, om nogle spørgsmål skal medtages eller ej. Den generelle praksis er derfor at udarbejde et udkast til protokollen, og efter at det er blevet overskredet af formanden, er den endelige skrivelse lavet på siderne i minutbogen.

(2) Bekræftelse:

Protokollen skal bekræftes. Formanden bekræfter protokollen.

Der er to brede metoder til bekræftelse:

(1) Ved et møde i en bestyrelse, et udvalg eller et andet lille organ, der møder jævnligt, er den vedtagne metode, at protokollen fra det foregående møde udlæses på det næste møde og bekræftet af formanden for mødet.

(2) Ved møder, der sjældent afholdes, som en generalforsamling, bekræftes protokollen inden for en fastsat tid efter mødet, og de holdes klar til at blive inspiceret af medlemmerne på organisationens kontor, så de får den mulighed for at rejse indsigelser, hvis nogen. Bekræftelse udføres af formanden, der har formand for mødet eller enhver anden behørigt bemyndiget person i hans sted, hvis formanden ikke er til rådighed.

Et juridisk punkt opstår, når de beslutninger, der træffes på et møde, træder i kraft. De beslutninger, der træffes på et møde, træder i kraft på det tidspunkt, hvor de træffes, og ikke når minutter er skrevet og bekræftet. Protokoller er kun optegnelser for bevis. Protokoller, når de underskrives og bekræftes, anerkendes som bevismateriale i retten.

(3) Bevarelse:

Protokollen skal bevares for optegnelser og beviser. En minutbog, der er korrekt forberedt og bevaret, accepteres som bevismateriale i retten. Mindre bøger skal opretholdes på kontoret (det registrerede kontor i tilfælde af et registreret organ som et selskab, et kooperativ samfund mv.). Det er sekretærens ansvar at bevare protokollen.

(4) Cirkulation:

Protokollen kan kopieres og cirkuleres blandt medlemmerne. Der er dog ingen tvang om, at minutter skal cirkuleres. Generelt er det ikke gjort i tilfælde af generalforsamling, men når et medlem kræver en kopi, skal det sendes til ham under visse betingelser.

I tilfælde af udvalgs- eller bestyrelsesmøder er der en praksis med at cirkulere protokollen, enten umiddelbart efter at protokollen er underskrevet og bekræftet af formanden eller med meddelelse om det næste møde.