Protokoller: Betydning og procedure for at skrive det (med prøve)

Læs denne artikel for at lære om minutter. Efter at have læst denne artikel vil du lære om: 1. Mængdenes betydning 2. Procedure for skrivning af protokoller.

Betydningen af ​​protokollen:

Protokollen er resultatet af et møde. Der afholdes møder for at træffe beslutninger og vedtage nogle fakta og begivenheder. Disse er kilder til reference og vejledning, som skal registreres præcist og metodisk skriftligt.

Protokoller er sådanne skriftlige optegnelser. Protokoller er også bevis for hvad der skete på et møde. Protokollen har derfor stor betydning for en sammenslutning, hvad enten det handler om handel eller ikke-handel, hvad enten det er registreret eller uregistreret.

Protokollen skal udarbejdes med yderste omhu, så der ikke registreres noget usandt. Sekretæren har stort ansvar i denne henseende og også formanden, der skal bekræfte protokollen. Protokoller skrevet og bekræftet er uforanderlige poster.

Sekretæren udarbejder generelt et udkast til protokol af protokollen og viser det til formanden for det pågældende møde for sine forslag eller rettelser. Formanden har beføjelse til ikke at tillade inddragelse af ethvert spørgsmål, der synes at være ærekrænkende for nogen person eller irrelevant eller uvæsentligt for sagen eller skadeligt for foreningens interesse.

Fremgangsmåde ved skrivning af protokoller:

Der er en konkret procedure for at skrive protokoller. Protokoller skal skrives metodisk og systematisk med alle begivenheder på mødet.

Følgende trin og regler skal overholdes:

(1) Først og fremmest skal det afgøres, hvilken form der vil blive vedtaget-afsnit eller tabel.

(2) Der skal være en overskrift, der angiver den slags møde med dato, klokkeslæt og sted.

(3) Næste kommer navnene på de tilstedeværende personer, herunder medlemmer og inviterede. I tilfælde af et stort møde som et stort selskabs generalforsamling registreres alle navne ikke, men kun navnene på bestyrelsesmedlemmerne og de inviterede (som revisoren) og for medlemmernes navne henvises til Attendance Register .

(4) Formandens navn er særskilt skrevet.

(5) Nu kommer de begivenheder, der skete på mødet, især de beslutninger, der blev vedtaget med deres fulde tekster, og også- (a) navnene på forslagsstillerne og udstationererne; b) karakteren af ​​afstemningen (c) Bemærkninger af uoverensstemmelse, hvis nogen.

(6) Der tilføjes en kort titel og et serienummer til hvert element. Denne serialitet af tal kan fortsættes fra møde til møde eller kan kun være begrænset til et bestemt møde.

(7) Nederst på højre side er der plads til, at formanden kan underskrive hans navn med dato og med ordet "bekræftet" og på venstre side skal sekretæren som forfatter af protokollen sætte sin underskrift med dato.

(8) Instruktioner udstedt til sekretæren for opfølgning af beslutningerne registreres også.

(9) Udnævnelser og udgifter godkendt af mødet skal registreres.

(10) Der må ikke indtastes noget, som formanden gør indsigelse mod.

(11) I første omgang udarbejdes et udkast af sekretæren, som bekræftes af formanden, og endelig er der få minutter skrevet til hånd på siderne i minutbogen.

(12) Det er ønskeligt, at hver side paraferes af formanden

(13) Ikke diskussionerne, men kun de vedtagne beslutninger skal skrives.

(14) Der kan ikke skrives noget, der synes at være anstødeligt og som gør ondt af nogen.

(15) Når der henvises til ethvert brev eller en rapport, skal dens dato altid nævnes.

(16) Når en beslutning blev vedtaget som en særlig beslutning eller med en særlig bekendtgørelse, skal der nævnes i protokollen fra det faktum.

(17) Der må ikke overskrives og mulighed for korrektion. Hvis disse ting sker ved et uheld, skal sekretæren lave initialer.

Prøve 1:

Referat af et møde i bestyrelsen for et selskab.

Stemmeseddel:

Protokollen er blevet udarbejdet under henvisning til nedenstående prøve:

Prøve-meddelelse til ethvert bestyrelsesmøde i et selskab.

XYZ Co. Ltd

Reg. Af___________

3. april 1988

_______________

(Direktør)

Kære hr,

Et møde i bestyrelsen for selskabet afholdes lørdag kl. 10.48 kl. 14.00 på selskabets hjemsted for at gennemføre følgende forretninger.

Du bliver bedt om at være til stede.

Med venlig hilsen,

________________

Sekretær

Dagsorden:

(1) Bekræftelse af protokollen fra det sidste møde.

(2) Udnævnelse af en personalechef.

(3) Bestemmelse af markedsføringsstrategi for det nye produkt.

(4) Godkendelse af Aktier Overførsel som pr. Modtagne ansøgninger og fremlægges af Sekretæren.

(5) Fastsættelse af datoen for en ekstraordinær generalforsamling for ændring af § 31 i selskabets artikler.

(6) Overvejelse af modtagne kvitteringsformularer mr. ABC Co. til opførelse af et skur på fabrikkens lokaler. Sri A, direktør for dette selskab, er en partner af Messrs. ABC Co.

(7) Enhver anden virksomhed med tilladelse fra formanden.

Forklaring:

Det skal bemærkes fra ovenstående prøve, at forskellige sorter af varer, der generelt er drøftet på et bestyrelsesmøde, er blevet dækket af dagsordenen. Varerne vedrører generelle forretningsmæssige spørgsmål samt juridiske formaliteter. A, som er direktør for selskabet, er en partner af Messrs. ABC Co.

Han deltager ikke, når varen nr. 6 vil blive diskuteret, fordi han er interesseret i kontrakten. De resterende bestyrelsesmedlemmer, uanset hvad deres nummer er, skal gøre quorummet.

Sek. 299, 300 i selskabsloven bestemmer, at enhver direktør, der er interesseret i en kontrakt, skal offentliggøre det i tide, og det skal fremgå af dagsordenen.

minutter:

Protokollen fra et bestyrelsesmøde i selskabet afholdt fredag ​​den 10. april kl. 14.00 på selskabets hjemsted.

1. formand

Sri A tog formanden

2. Bekræftelse af protokollen

Protokollen fra det sidste møde den 8.2.88 blev aflæst og bekræftet.

3. Udnævnelse af en personaleleder :

Det blev besluttet, at "som følge af stigningen i medarbejderantalet og etablering af bedre industrielle relationer, udpeges en kvalificeret personaleforvalter af selskabet i lønklasse Rs. 1200, 00 til Rs. 2000, 00 pr. Måned med alle faciliteter i Provident Fund og Gratuity som tilladt i selskabets Service Regler ".

Sekretæren blev anmodet om at frigive en annonce i Statesman på et tidligt tidspunkt og indbøde ansøgninger.

4. Marketingstrategi :

Det blev besluttet, at "for at undgå konkurrence fra andre etablerede bekymringer vil den strategi, der skal følges af selskabet, undersøge landdistrikterne gennem lokale detailhandlere."

5. Godkendelse af overdragelse af aktier:

Sekretæren fremsendte en ansøgning fra Sri S, der har købt 50 aktier i det selskab, der overføres af Sri R, den nuværende indehaver, og beder om godkendelse af overførslen.

Det blev besluttet, at "Sri S's ansøgning om overførsel af 50 aktier nr. 131 til 180 vide Delcertifikat nr. 25 af Sri R blev godkendt."

Sekretæren blev anmodet om at gøre det nødvendige.

6. Fastsættelse af dato for ekstraordinær generalforsamling :

Datoen for afholdelsen af ​​en ekstraordinær generalforsamling for at ændre selskabets vedtægternes § 31 med henblik på at invitere offentlige indskud i overensstemmelse med Unionens retlige og selskabsmæssige spørgsmål blev afgjort den 25. juni 1988.

Sekretæren blev anmodet om at gøre det nødvendige.

Sri C registrerede en uenighed om ideen om at invitere offentlige indskud.

7. Overvejelse af citat:

Sagen blev udskudt i afventning af sanktion af planen for den foreslåede konstruktion.

8. Stemme tak :

Der var ingen anden virksomhed, mødet sluttede med en tak for tak til formanden.

Tabularformular:

minutter:

Protokollen fra et bestyrelsesmøde i selskabet afholdt fredag ​​den 10. april kl. 14.00 på selskabets hjemsted.

1. formand :

Sri A tog formanden.

2. Bekræftelse af protokollen :

Protokollen fra det sidste møde den 8.2.88 blev aflæst og bekræftet.

3. Udnævnelse af en personaleleder :

Det blev besluttet, at "som følge af stigningen i medarbejderantalet og etablering af bedre industrielle relationer, udpeges en kvalificeret personaleforvalter af selskabet i lønklasse Rs. 1200, 00 til Rs. 2000, 00 pr. Måned med alle faciliteter i Provident Fund og Gratuity som tilladt i selskabets Servicevilkår. "

Sekretæren blev anmodet om at frigive en annonce i Statesman på kunst tidligt indbydende ansøgninger.

4. Marketingstrategi:

Det blev besluttet "at undgå konkurrence. Strategi fra andre etablerede bekymringer vil strategien, der skal følges af selskabet, undersøge landdistrikterne gennem lokale detailhandlere".

5. Godkendelse af aktierTransfer:

Sekretæren fremsendte en ansøgning fra Sri S, der har købt 50 aktier i selskabet overført af Sri R, den nuværende indehaver, og beder om godkendelse af overførslen. Det blev besluttet, at "Sri S's ansøgning om overførsel af 50 aktier nr. 131 til 180 vide-certifikat nr. 25, som afholdes af Sri R, godkendes".

Sekretæren blev anmodet om at gøre det nødvendige.

6. Fastsættelse af dato for ekstraordinær generalforsamling:

Datoen for afholdelsen af ​​en ekstraordinær generalforsamling for at ændre selskabets vedtægternes § 31 med henblik på at invitere offentlige indskud i overensstemmelse med Unionens retlige og selskabsmæssige spørgsmål, blev fastsat den 25. juni 1988 .

Sekretæren blev anmodet om at gøre det nødvendige.

Sri C registrerede en uenighed om ideen om at invitere offentlige indskud.

7. Overvejelse af citat:

Sagen blev udskudt i afventning af sanktion af planen for den foreslåede konstruktion.

8. Stemme tak:

Da der ikke var noget andet, sluttede mødet med tak for formanden.

[Stemmeringsmønstrene og navnene på forslagsstillerne og udstationerne er ikke registreret.]