Forskellige rapporteringsmetoder og dens grundlæggende krav

Læs denne artikel for at lære om de forskellige rapporteringsformer og dets grundlæggende krav.

Forskellige rapporteringsformer:

Rapporter kan præsenteres i form af skriftlige erklæringer, grafer og / eller mundtlige.

1. Skriftlige erklæringer:

(a) Formelle årsregnskaber:

Disse udsagn kan omhandle et eller flere af følgende:

(i) Faktisk mod de budgetterede tal

(ii) Sammenligningsopgørelser over en periode.

(b) Tabuleret statistik:

Denne erklæring kan omhandle statistisk analyse af en bestemt type udgifter over en periode eller salg af et produkt over en periode i forskellige regioner mv.

(c) Regnskabstal:

Nøgletalene kan enten indgå i det formelle årsregnskab eller gives i form af særskilte erklæringer.

Der gives også information til at kaste lys på visse aspekter af forretningen, især følgende:

(i) Afkast på sysselsatt kapital

(ii) Fortjeneste / volumenforhold

2. Grafiske rapporter:

Oplysningerne kan præsenteres ved hjælp af grafiske rapporter, der giver en bedre visuel visning af dataene end den lange række af tal, der er angivet i udsagn. Diagrammer, diagrammer og billeder er den sædvanlige form for grafiske rapporter. De har den fordel at lette hurtig forståelse af væsentlige tendenser af modtagere af information.

3. Mundtlige rapporter:

Mundtlige rapporter præsenteres for det meste på gruppemøder og konferencer med enkeltpersoner. De skriftlige rapporter betragtes dog altid som det bedst egnede grundlag for vigtige ledelsesbeslutninger.

Grundlæggende krav til en god rapport:

En rapport er et køretøj, der bærer information til forskellige administrationsniveauer. Kvaliteten af beslutningstagningen afhænger i vid udstrækning af kvaliteten af de leverede oplysninger og om rapporteringens hurtighed og konsekvens. God rapportering er nødvendig for effektiv kommunikation.

Derfor skal en god rapport have følgende grundlæggende forudsætninger:

1. Promptness:

Det betyder, at rapporten skal udarbejdes og præsenteres i tide. Rapporter er beregnet til handling. Virksomhedsledere kan have brug for hurtige rapporter for den daglige beslutningstagning. I sådanne tilfælde kan nøjagtigheden aflives for hastighed og rettidig brug. For at opnå hurtigere regnskabsførere kan man forbedre metoderne til indsamling af data og anvende moderne mekaniske regnskabsapparater.

2. Form og samtykke:

En god rapport skal have en tydelig titel, overskrifter og underoverskrifter, afsnitafdelinger, statistiske tal, fakta, data osv.

Endvidere skal indholdet følge en logisk rækkefølge:

(a) Resuméet af den nuværende position

b) Kurset og forventede resultater og

c) Anbefaling og begrundelse for deres indsendelse.

3. Sammenlignelighed:

Rapporter er også beregnet til sammenligning. Oplysningerne er derfor placeret i et vis perspektiv. Sammenligninger er generelt påvirket over tid samt med en norm for ydeevne.

Tallene skal angives for en tidligere periode, som f.eks. 'Sidste måned' eller 'samme måned for det sidste år' osv. Faktiske tal kan også placeres side om side med tilhørende budgetter, standarder eller skøn. Formålet er at fremhæve betydelige variationer.

4. Sammenhæng:

Konsistens forudser præsentationen af den samme type information mellem forskellige rapporteringsperioder. En ensartet procedure bør følges over en periode for indsamling, klassificering og præsentation af regnskabsoplysningerne. Det er også vigtigt at præsentere oplysninger på en ensartet måde til de forskellige driftsniveauer i ledelsen.

5. Enkelhed:

Rapporten skal være i en simpel entydig og kortfattet form. Med andre ord skal rapporten undgå tekniske jargoner og præsenteres i simpel stil. Anvendelse af egnede måleenheder som mængde, værdi, vægt, maskintimer, mandtimer, procentdele, forhold, indeksnumre mv. Vil i høj grad øge brugen af rapporten.

6. Kontrollerbarhed:

Det er nødvendigt, at hver rapport skal rettes til et ansvarscenter og præsentere kontrollerbare og ukontrollerbare faktorer separat. Således, at selvom rapportering af præstationer mod planer og mål, kan afvigelser, der er kontrollerbare, analyseres dybtgående, og detaljerne fortolkes objektivt for at hjælpe lederen med at tage korrigerende handlinger.

7. Egnethed:

Rapporter sendes til forskellige ledelsesniveauer, og formularerne skal udformes efter de respektive niveauer. Under rapportering til øverste ledelse skal brede tendenser og betydelige undtagelser præsenteres i en sammenfattet form med kortfattet, klarhed og bør have omfattende dækning.

Rapporter til afdelingsledere skal være mere detaljerede, der dækker alle aspekter af deres afdelinger. Rapporter til sektionsovervågningsorganer skal stadig være mere detaljerede med fuld information om deres sektioner.

8. Omkostningsovervejelser:

Omkostningerne til at opretholde rapporteringssystemet skal stå i forhold til de fordele, der er afledt derfra. Det kan derfor ikke være en unødig byrde for virksomhedens ressourcer.

9. Nøjagtighed:

Rapporten skal være rimeligt nøjagtig. Dette betyder, at rapporten skal være korrekt inden for den tilladte fejlmargin; ellers kan ledelsen miste troen på rapporterne.