Top 8 Typer Dokumenter Bruges I Regnskab

Nogle af de vigtige typer dokumenter, der anvendes i regnskabsaflæggelsen, er som følger:

1. Kontant notat:

Salg og køb er de vigtigste træk ved enhver virksomhed. Til optagelse af kontantsalg og kontantkøb tjener pengememoer som kilde dokumenter. Kontantmemo er et kildedokument, hvori alle transaktioner vedrørende kontantsalg eller køb skal registreres.

Når varer købes af en virksomhed på kontantbasis, modtager firmaet pengememorandum, og når en erhvervsvirksomhed sælger varer, giver den kontante notat, hvor alle detaljer i transaktionen vedrørende køb eller salg viz. antal eller mængde købt / solgt, pris, rabat modtaget eller tilladt, og omsætningsafgift indsamlet eller deponeret. På baggrund af kontante notater registreres disse transaktioner i bogføringen. I revisionen er revisors vigtigste pligt at verificere pengebogen med henvisning til kontantkuponerne.

Præsentationen af pengememo er som følger:

2. Faktura og faktura:

Faktura eller regning registrerer kredittransaktioner i forbindelse med salg eller køb. Dette er udarbejdet, når en virksomhed køber eller sælger varerne på kredit. På det tidspunkt, når varerne sælges af virksomheden på kredit, er der udarbejdet salgsfaktura, hvor alle detaljer i kreditsalget, dvs. mængde, sats og total mængde mv. nævnes.

Normalt udfærdiges fakturaer i to eksemplarer, hovedkopien (originalen) sendes til køberen og den anden holdes af virksomheden til rekord og fremtidig reference. På samme måde, når varer købes på kredit, udarbejder leverandøren fakturaen i to eksemplarer. Når hovedkopien er modtaget af køberen, bliver den en regning.

Et eksemplar af en faktura eller et faktura er angivet nedenfor:

3. Kvittering:

Kvittering er et bevis på at foretage betalingen på grund af enhver forretningstransaktion. Dette kildedokument er udarbejdet for at vise bevis for at give kontanter til festen (hvem modtager kontanter) på grund af enhver forretningstransaktion. Mindst to kopier er lavet af kvittering.

Den originale kopi er forberedt på at give den til den part, der foretager betalingen, og en anden kopi holdes til optagelse. Nærmere oplysninger om forretningstransaktionen, som kontoen modtages for, dvs. dato, beløb, navn på partiet og arten af betaling mv. er angivet i dette kildedokument.

Et eksemplar af kvitteringen er angivet nedenfor:

4. Betal i Slip:

Dette dokument tjener til at fremlægge bevis for, at der på et bestemt tidspunkt er afsat et bestemt beløb i banken. Når en indskyder indbetaler penge på bankkontoen, fylder han en blanket ud af banken indeholdende oplysninger om datoen, beløbet der skal deponeres og depositarens navn osv.

Bankens kontorist underskriver, frimærker lommebladet i lønnen og sender det tilbage til indskyderen. Normalt får de store virksomheder virksomhederne den komplette flok af indbetalingssedler og får dem alle bundet i en bog. Modtageren af betalingen i slip bliver et kildedokument, som fungerer som et bevis for, at kunden registrerer denne transaktion i bogbogen.

5. Check:

En check i en ubetinget ordre, trukket på en bestemt hanker, underskrevet af producenten, som leder banken til kun at betale en vis sum penge på bestilling af en person eller instrumentets bærer. -Negotiable Instruments Act, 1881

En check er et instrument trukket på en bankmand og skal betales efter anmodning. Banken udsteder et hæfte med checkformularer til sine kontohavere. Cifre, der er nævnt i bunden af kontrollerne, angiver kode for henholdsvis 'State', 'Bank', 'Branch', 'Check' og 'Type of Account'.

Gennem kontrol kan der foretages betaling til en bestemt person ved at skrive navnet på festen efter ordene 'Betal' og ved at slå ordet 'bærer' ud med en linje, der er trykt på checken. I dette tilfælde kaldes check en ordre check. For at undgå bedrageri krydses kontrollerne ved at tegne to parallelle tværgående linjer på tværs af checken. Nogle gange er ordene '& Co', 'A / C Payee Only', 'Not Negotiable' eller 'Bankens navn' skrevet inden for disse linjer.

I så fald bliver tjekket en krydset check. Betaling mod krydset check kan ikke modtages ved blot at producere checken. Krydset check skal først deponeres på kontohaverens bankkonto, i hvis favoritsjekk er trukket og kun via hans konto kan betaling trækkes tilbage.

Betaling kan også foretages til enhver person, der bærer og præsenterer checken. I så fald kaldes tjekke en carryer check. En check er underskrevet af skuffen med angivelse af beløbet og navnet på den part, som betaling skal foretages. Bekymret person kan få det klemt direkte. Kontohaveren kan også trække pengene fra sin konto - ved at skrive ordet 'Selv'.

Prøve af en bærerkontrol og krydset check er angivet nedenfor:

6. Debet Note:

En debetnota er et dokument, der viser, at virksomheden har hævet debitering mod den part, som dette dokument er sendt til for enhver anden forretningstransaktion end kreditsalget. Virksomheden kan opkræve en debetnota mod leverandøren for et beløb, der skal inddrives fra ham, når virksomheden returnerer nogle varer, der er defekte i naturen eller ikke i henhold til specifikationerne.

En debetnota kan også udarbejdes i tilfælde af overbetaling til enhver part. I dette dokument nævnes alle detaljer om datoen og mængden af transaktionen navnet på den part, hvis konto debiteres sammen med årsagen til debitering af sin konto.

Eksemplet på debetnota er som følger:

7. Kredit Bemærk:

En kreditnote er et dokument, der viser, at virksomheden har givet kredit til den part, som dette dokument er sendt til for enhver anden forretningstransaktion end kreditkøb. Når en erhvervsvirksomhed modtager de tidligere solgte varer, gør den en kreditnota til fordel for køberen, der viser, at hans konto er blevet krediteret i bøgerne i erhvervslivet.

En kreditnota kan også udarbejdes i tilfælde af mindre betaling til en part. I dette dokument nævnes alle detaljer om datoen og mængden af transaktionen, navnet på den part, hvis konto krediteres sammen med årsagen til kreditering af sin konto. For at skelne det fra en debetnota fremstilles det almindeligt i rødt blæk.

Eksemplet på kreditnota er som følger:

8. Kuponer:

De dokumenter, der er udarbejdet med henblik på registrering af forretningstransaktioner i bogbogen, kaldes kuponer. Voucher er udarbejdet på grundlag af kildedokumenter. Ved registrering af forretningstransaktioner i bogbogen analyseres kildedokumenter yderligere, og der konkluderes, hvilken konto der skal debiteres, og hvilken konto der skal krediteres. Dokumentet, som denne konklusion er skrevet på, kaldes kupon eller regnskabsbevis.

Voucherens egenskaber:

(i) Det er et dokument.

(ii) Den er udarbejdet ved at analysere kildedokumenterne.

(iii) Det indeholder beslutning om de konti, der skal debiteres og krediteres.

(iv) Det hjælper med at optage en bogføring i bogbogen.

(v) Den er udarbejdet og underskrevet af revisor og er også underskrevet af den autoriserede underskriver af virksomheden.

Forberedelse af kuponer:

Forretningstransaktioner i bogbøgerne findes i kildedokumenterne. Disse dokumenter analyseres yderligere, og der skal træffes konklusion om, hvilken konto der skal debiteres og hvilken konto der skal krediteres. Efter at have besluttet, at kontochefen skal debiteres og krediteres, udarbejdes værdikuponer. Almindeligvis er blank formularer let tilgængelige i den trykte form på markedet.

Regnskabskuponer er af to typer, nemlig:

(i) Kontantkupon og

(ii) Non Cash Voucher.

1. Kontantkuponer:

Kontantkuponer er kuponer, der udarbejdes på tidspunktet for modtagelse eller betaling af kontanter. Det inkluderer også kvittering og betaling via check.

Kontantkuponer er af to typer:

(i) Kreditkuponer og

(ii) Debetkuponer.

(i) Kreditkuponer:

Kreditkuponer er kuponer, der er udarbejdet på det tidspunkt, hvor kontanter er modtaget.

Kontanter kan modtages, når:

(i) Varer sælges

(ii) Salg af aktiver eller investeringer mv.

Format på kreditkort:

Indhold af kreditkuponer:

1. Navn og adresse på enhed

2. Dato for forberedelse af kupon

3. Regnskabsnummer

4. Bogføringens titel

5. Netto beløb for transaktionen.

6. Fortælling (en kort beskrivelse af transaktionen).

7. Underskrift af den person, der har udarbejdet kuponen.

8. Underskrift af godkendt underskriver.

9. Understøttelse af kuponnummer.

(ii) Debetkuponer:

Debetkuponer er kuponer, der udarbejdes, når betalingen foretages. Betaling kan ske på grund af udgifter, køb, tegning af indehaver, betaling til kreditor mv.

Format for Debit Voucher:

Indhold af debetkort:

1. Navn og tilføjere af virksomheden

2. Dato for forberedelse af kupon.

3. Regnskabsnummer.

4. Kontoafregningens titel.

5. Netto transaktionsbeløb.

6. Fortælling (dvs. en kort beskrivelse af transaktionen).

7. Underskrift af den person, der forberedte den.

8. Underskrift af organisationens autoriserede underskriver.

9. Understøttelse af kuponnummer.

10. Et dokument i nyt af understøttende kupon.

2. Ikke-kontante kuponer (Overførselskuponer):

Ikke-kontante kuponer er kuponer forberedt på overgangene, der ikke involverer i strømning eller udstrømning af kontanter. For eksempel Debet Note, Credit Note, Bills osv. Disse er forberedelser, når overgange som kreditsalg, kredit køb mv skal registreres.