Top 4 foranstaltninger til kontrol af kapitaludgifter

Læs denne artikel for at lære om følgende fire foranstaltninger til kontrol af kapitaltilførsler, dvs. (1) Kapitaludgifter Budget, (2) Forespørgsel om midler, (3) Variansanalyse og (4) Opfølgning.

1. Budgetudgifter:

Planlægning er det første og mest afgørende trin for kontrol. Derfor er det første skridt i kapitaludgiftskontrollen forberedelsen af investeringsbudgettet.

I dette budget beskrives de forskellige typer projekter som nye projekter, ekspansionsprojekter, moderniseringsprojekter og diversificeringsprojekter, der skal tages op og forklarer, hvordan disse projekter skal finansieres over en given periode. Anmodningen om investeringsprojekter stammer fra forskellige divisioner af organisationen.

Under indgivelsen af deres anmodninger om investeringsprojekter giver de følgende oplysninger:

a) Beskrivelse af forslaget

b) begrundelse for at fremsætte et sådant forslag

(d) Estimater for et effektivt økonomisk liv, og

(e) Nettoydelser, der forventes af forslaget.

De individuelle anmodninger forelægges budgetudvalget for indledende gennemgang, screening, koordinering og endelig konsolidering.

Under behandlingen af de individuelle anmodninger behandler udvalget hovedsageligt forslaget om følgende aspekter:

(a) At alle anmodninger passer godt ind i virksomhedens langsigtede planlægning og programmer,

b) de er økonomisk gennemførlige og

Eksempelvis kan overvejelsen af et ekspansionsprojekt føre til ubalance i afdelingen, hvis salgsafdelingen ikke er i stand til at sælge den overskydende produktion. Når forslagene er fundet værd, anbefales de til højere niveau ledelse til endelig godkendelse.

2. Anmodning om midler:

Når projekterne er godkendt, skal den pågældende afdeling indsende en detaljeret anmodning om bevilling af midler.

Denne anmodning kan være en anmodning om:

a) oprindelig kapitalbudget

b) yderligere midler og

c) Substitueret nyt projekt.

På grund af visse ændrede forhold eller omstændigheder, hvis det godkendte projekt ikke kunne tage op, kan det opgives ved at give egnede grunde til opgavelse. Når opgivelsen er godkendt, anvendes de tildelte midler og senere annulleret til andre projekter baseret på prioriteter.

3. Variansanalyse:

Dette er en vigtig opgave i kapitaludgiftskontrollen. Den faktiske præstation sammenlignes med estimater, og varians eller afvigelser noteres, analyseres og rapporteres.

Da projektgennemførelsesarbejdet skrider frem, sammenlignes de faktiske udgifter i forhold til budgetoverslagene. Når det forventes, at de faktiske omkostninger kan overstige de oprindelige estimater, vil der blive fremsat en formel anmodning om yderligere midler eller til revision af planen.

For at få bedre kontrol er der indført et system med opfordring til månedlige eller ugentlige rapporter om individuelle projekter eller job. Disse rapporter kan være i form af kapitalprojektudgifter, sammenfatning af nuværende kapitalprojekter, periodisk kapitalprojektomkostningsopgørelse og ugentlig angivelse af omkostningsdetaljer.

4. Opfølgning:

En opfølgning af udførelsen af kapitalprojekter er meget vigtig. Det gør det muligt for ledelsen at afgøre, om de forventede besparelser faktisk er realiseret eller ej.

Opfølgningen i formularen efter afslutning af revisionen tjener to formål:

1. Det angiver områderne af svagheder til ledelsen.

2. Det skaber tillid til det kommende investeringsprogram til fremtidige investeringer. Efterfølgende revision er imidlertid en vanskelig opgave.

Mange modregningsfaktorer som volumen og prisændringer og lønforhøjelse mv kan skjule eller vildlede de faktiske resultater opnået fra projektet. Derfor er et efterfølgende revisionsudvalg sammensat af chefsingeniør, planteleder, internrevisor mv. Som medlemmer.

Udvalget bør udarbejde en rapport i proforma, der er fastlagt i hovedbudgethåndbogen. Udvalgsrapporten skal specifikt angive årsagerne til mangel, om nogen, de korrigerende foranstaltninger, der skal træffes, og den periode, inden for hvilken foranstaltningerne træffes.