Top 11 Karakteristik af en god rapport
Denne artikel sætter lys på de elleve karakteristika ved en god rapport. Karakteristika er: 1. Enkelhed 2. Klarhed 3. Letterfærdighed 4. Positivitet 5. Tegnsætning 6. Tilgang 7. Læsbarhed 8. Nøjagtighed 9. Logisk sekvens 10. Korrekt form 11. Præsentation.
Karakteristisk # 1. Enkelhed:
Sproget skal være så enkelt som muligt, så en rapport er let forståelig. Jargoner og tekniske ord bør undgås. Selv i en teknisk rapport skal der begrænses brug af tekniske termer, hvis det skal forelægges for lægfolk.
Karakteristisk # 2. Klarhed:
Sproget skal være klart og lige, klart at udtrykke det, der skal udtrykkes. For at rapporten skal skrives i korrekt form og følge de korrekte trin.
Karakteristisk # 3. Brevity:
En rapport skal ikke være unødigt lang, så læsernes tålmodighed ikke går tabt, og der er ingen forvirring af ideer. Men samtidig skal en rapport være fuldstændig. En rapport er ikke et essay.
Karakteristisk # 4. Positivitet:
I videst muligt omfang skal der fremsættes positive udsagn i stedet for negative. For eksempel er det bedre at sige, hvad der skal gøres og ikke hvad der ikke skal gøres.
Karakteristisk # 5. Tegnsætning:
Punctuations skal omhyggeligt og korrekt bruges ellers meningen med sætninger kan misforstås eller vildrepræsenteres.
Karakteristisk # 6. Tilnærmelse:
Der er to typer tilgange: (a) Person - Når en rapport er skrevet ud fra personlig forespørgsel eller observationer, skal tilgangen være personlig og sætningerne skal være i den første person og i direkte tale b) upersonlig - når en Rapporten er udarbejdet som en kilde til information, og når det kun er faktisk (fx en rapport om et møde), skal tilgangen være upersonlig, og sætningerne skal være i den tredje person og i indirekte tale.
Karakteristisk # 7. Læsbarhed:
Grundlaget for en rapport er læsbarhed. Præsentationsstilen og dikten (brug af ord) skal være sådan, at læserne finder det attraktivt, og han er nødt til at læse rapporten fra begyndelsen til slutningen. Derefter tjener kun en rapport dens formål. En rapport om samme emne kan skrives forskelligt for forskellige klasser af læsere.
Karakteristisk # 8. Nøjagtighed:
En rapport skal være nøjagtig, når der angives fakta i den. Den skal ikke være forspændt med forfatterens personlige følelser.
Karakteristisk # 9. Logisk sekvens:
Punkterne i en rapport skal arrangeres med en logisk sekvens, trin for trin og ikke på en tilfældig måde. En planlægning er nødvendig, før der udarbejdes en rapport.
Karakteristisk # 10. Korrekt form:
En rapport skal være i den rigtige form. Nogle gange er der lovbestemte former at følge.
Karakteristisk # 11. Præsentation:
En rapport har brug for en attraktiv præsentation. Det afhænger af kvaliteten af typing eller udskrivning samt kvaliteten af det anvendte papir. Store virksomheder gør meget attraktive og farverige årsrapporter.
