Kommunikationsproces i en organisation

Kommunikationsproces i en organisation!

Kommunikation er processen indeholdende tre elementer, nemlig. afsender, besked og modtager. Disse tre elementer er afgørende for at fuldføre kommunikationsprocessen.

Arbejdet med kommunikationsprocessen er vist i nedenstående diagram:

Følgende trin er involveret for færdiggørelsen af kommunikationsprocessen:

1. Afsenderen eller kommunikatoren forbereder meddelelsen pænt. Han er den kilde, hvor beskeden er genereret. Det er han, der starter kommunikationsprocessen.

2. Meddelelsen skal symbolisk kodes, som skal overføres. Denne meddelelse er ideen kom ind i senderens sind, som han ønskede at formidle.

3. Meddelelsen skal overføres via en kommunikationsmetode, hvis valg der skal foretages. Meddelelsen kan sendes mundtligt ansigt til ansigt, gennem messenger, gennem luft eller en skriftlig note i form af ordre, notat, foldere osv. Det er op til afsenderen at træffe passende valg.

4. Kommunikationsmedium omfatter telefon, internet, via messenger, post, fax, e-mail osv. Valg af medium afhænger igen afsenderen.

5. Modtager eller kommunikation er en person, for hvem beskeden blev sendt af afsenderen eller kommunikatoren. Modtager efter modtagelse af meddelelsen skal forstå det i korrekt perspektiv, så kun formålet med kommunikation vil blive opfyldt.

6. Modtageren efter afkodning af meddelelsen skal handle eller handle efter instruktioner i meddelelsen.

7. Det sidste skridt er at tage feedback. Tilbagemeldingen betyder, at afsenderen skal vide, om modtageren har modtaget meddelelsen og forstået den. Bekræftelsen vedrørende dette er feedback. Den positive feedback er effektiv kommunikation. Med feedback er kommunikationsprocessen afsluttet.

Formel kommunikation:

Formel kommunikationskanal stammer fra den formelle organisationsstruktur. Formel kommunikation er en, hvor budskabet bevæger sig gennem den formelle rute, der er fastsat af organisationen. Det er den officielle rute, hvorigennem en besked skal passere. Hvis 'A' ønsker at give en bestemt besked indeholdende nogle instruktioner til '£' og mellem A og £ er 8, C og D (der udgør det officielle hierarki), så tager denne besked en rute som vist nedenfor.

A-> B -> C -> D ---> E

Denne formelle kommunikation sikrer en ordentlig strøm af information. Der er en jævn og nøjagtig strøm af information til bestemmelsesstedet sikres under dette kommunikationssystem. Det gør det muligt for autoriteten at have viden om information, når den passerer gennem dem. Den formelle kommunikation har visse fordele og ulemper.

Fordele:

1. Formel kommunikationsmetode hjælper med at opretholde autoritetens hierarki i organisationen og kontrollere underordnede ved at fastsætte ansvaret bliver let.

2. Overordnet er i direkte kontakt med hans underordnede forstår ham bedre og er opmærksom på hans adfærd på arbejdspladsen. Dette gør det nemt at styre.

3. Gennem formell kommunikation udvikler de overordnede underordnede gode relationer og forstår hinanden på en bedre måde. De kan derfor nemt finde løsninger på de daglige organisatoriske problemer ved at sidde sammen.

Ulemper:

1. Den formelle kommunikation gør hver linje overlegen optaget, da al information er gennem dem, og de skal gennemgå den. Dette fører til spild af tid. Arbejdet lider derfor.

2. Mange en gangs ledere læser ikke detaljerne og sender det til næste underordnede. Denne holdning udvikler uforsigtighed.

3. I visse tilfælde er overordnede underordnede ikke kendte til hinanden. Dette hæmmer forholdet.

4. Den uforsigtige holdning fra ledelsens side sætter et spørgsmålstegn på korrektheden af meddelelsen.

Uformel kommunikation:

Kommunikationen, som er fri for alle formaliteter, er uformel kommunikation. Uformel kommunikation foregår gennem uformelle kontakter mellem mennesker. Det sameksisterer med det formelle kommunikationsnetværk i organisationen.

Uformel kommunikation tager form af kommentarer, råd, forslag, uformelle samtaler og reaktioner. Denne form for kommunikation er også kendt som 'grapevine'. Forvaltningen af organisationen kan ikke styre eller regulere denne form for kommunikationsnetværk. Det skyldes de sociale relationer, der er udviklet blandt mennesker på arbejdspladsen i organisationen.

Mennesket er et socialt dyr, det skal være der. De danner grupper og diskuterer organisatoriske forhold indbyrdes og udtrykker deres meninger og kommenterer at arbejde, nogle udtrykker også deres negative reaktioner. Uformel kommunikation har visse fordele, og ledere tilskynder derfor denne form for kommunikation.

Koontz og O'Donnell har med rette bemærket, at "de mest effektive kommunikationsresultater, når ledere udnytter den uformelle organisation som supplement til kommunikationskanalerne i den formelle organisation."

Nogle kritiserer uformel kommunikation ved at sige, at det er unøjagtigt og vildledende, men det er ikke så altid. Det kan være ufuldstændigt, hvilket resulterer i misforståelse. Det hjælper snarere det formelle kommunikationssystem ved at fylde det eksisterende hul i formell kommunikation. Informelt kommunikationssystem har visse fordele og ulemper.

Fordele:

1. Meddelelsen strømmer med større hastighed gennem uformel kanal. Det er tidsbesparende.

2. Det hjælper med at forene befolkningen på arbejdspladsen om spørgsmål af fælles interesse.

3. Det er adaptivt til ændringer i forhold. I den forstand er det dynamisk og fleksibelt.

4. Det hjælper med at generere nye ideer. På den måde fremmer den kreativitet.

5. Det opfylder de sociale behov hos de mennesker på arbejdspladsen, som ikke kan opfyldes ved formel kommunikation.

6. Feedbacken er øjeblikkelig i denne kanal.

Ulemper:

1. Det er den mest upålidelige form for kommunikation. Lederen, der bruger denne kanal, kan komme til alvorlige problemer.

2. Det spreder ved en vis lejlighed rygter og forkerte oplysninger, der viser sig at være skadelige for organisationen.

3. Mange gange har denne kanal forvrænget information.

4. Oplysningerne via denne kanal er normalt ufuldstændige.

En leder, der bruger denne kanal, bør altid være meget forsigtig, fordi han ikke kan styre den. Han skal derfor begrænse sig til at bruge den, og hvis det er nødvendigt, bør han træffe de nødvendige foranstaltninger for at minimere sine skadelige virkninger.

Mundtlig kommunikation:

Det er simpelt og almindeligt kommunikationsmiddel. Det er mundtlig kommunikation. Det er person til person kommunikation. At tale personligt og udveksle synspunkter og ideer med underordnede og medarbejdere har særlige effekter og hjælper med at udvikle gode menneskelige relationer. For at gøre oral kommunikation effektiv, skal der vælges passende ord for at få klarhed i meddelelsen. Hårde ord bør undgås.

En persons tone påvirker også kommunikationen, selvom der bruges gode og passende ord. Det bør kontrolleres af højttaleren. Der skal gøres en indsats for at føle lytteren til ro. Han bør ikke blive irriteret efter at have lyttet til højttalerens instruktioner. Mundtlig kommunikation er et effektivt redskab til at opretholde gode menneskelige relationer.

Smil på et ansigt, personlig forespørgsel, hilsen en person, sans for humor, forståelse af praktiske vanskeligheder er nogle af de vitale spor, der gør kommunikationen meget effektiv. Mundtlig kommunikation har også nogle fordele og ulemper.

Fordele:

1. Det er hurtigt og sparer tid og omkostninger.

2. Højttaler kender lytterens reaktion med det samme.

3. Det er en mere effektiv kommunikationskanal.

4. Det er et nyttigt redskab under emergent situation.

5. Tilbagemeldingen er øjeblikkelig. 6 Det er mere præcist.

7. Det hjælper med effektivt tilsyn og kontrol.

8. Meddelelser forstås klart, fordi oral kommunikation er en tovejskanal. dvs. ansigt til ansigt kommunikation eller ved hjælp af visse mekaniske enheder som telefon eller et seneste elektroniske system videokonference.

9. Det er meget effektivt værktøj for medarbejdere og arbejdsgivere at løse deres problemer.

Ulemper:

1. Det er ikke egnet kanal til at kommunikere lange og hemmelige meddelelser.

2. Hvis kommunikatoren ikke er dygtig på det sprog, som kommunikerer forstår, er det svært for de førstnævnte at anvende oral kanal effektivt.

3. Lytteren skal træffe øjeblikkelig beslutning. Han finder ikke tid til at tænke alvorligt på forslaget.

4. Det kan ikke tjene formålet, hvis meddelelser skal opbevares som optegnelser.

5. Mundtlig kommunikation har midlertidig virkning.

Ikke-verbal kommunikation:

Kommunikation med bevægelser, kropsbevægelser, handlinger, signaler og ansigtsudtryk er ikke-verbal kommunikation. I det primitive samfund var kommunikationen ikke-verbal. Ikke-verbal kommunikation er visuel, som kan observeres, registreres og forstås. Ikke-verbal kommunikation bruges sammen med verbal kommunikation. Ikke-verbal kommunikation er ikke forældet, men er stadig i mode. En leder kan forstå fra ansigtsudtrykernes følelser af sine underordnede.

Når en leder er optaget af sit arbejde, kalder han sin assistent med håndsignal. Under visse omstændigheder er det bedre at bruge ikke-verbal kommunikation, fordi ord kan skade følelserne, og man bør huske på at "Acts speak louder than words".

Kommunikationskanaler:

I moderne tid ønsker organisationerne hurtig informationsstrøm. I konkurrenceens verden er dette timens behov, for hvis du er for sent, vil du ligge bagud. Nu er internettet der vil smide gamle kanaler væk. Eventuelle oplysninger kræves på net nu. Kommunikationskanalen er en vej til at sende meddelelser fra afsender til modtager. Ledere har brug for forskellige typer information hurtigt og til tiden for at kunne udøve sine ledelsesmæssige aktiviteter effektivt. Organisationer efter deres behov etablerer deres eget kommunikationssystem. De populære og i praksis kommunikationskanaler er nedadgående, opadgående, vandrette og diagonale.

Nedadgående kommunikation:

Nedadgående kommunikationskanal strømmer fra top til bunden af ledelsen. Som retningen af strømmen af kommunikation tyder på, er den fra overlegen til underordnet. Denne form for kommunikationskanal taler for autoritær karakter af ledelse og miljø. Denne meddelelse er et direktiv af natur. Meddelelsen fra overordnede omfatter direktiver, ordrer, instruktioner vedrørende politikker, programmer, mission, mål og andre oplysninger vedrørende specifik opgave mv.

Fordele:

1. Det bruges til udstedelse af direktiver til medarbejderne.

2. Det hjælper med at give oplysninger om politikker og procedurer i organisationen.

3. Bestyrelsens øverste ledelse med hensyn til implementering af organisationens programmer meddeles via denne kanal.

Ulemper:

1. Det er tidskrævende og forårsager ofte forsinkelse.

2. Nedadgående kommunikation er en måde, derfor er der ingen måde at kende feedback på.

3. Det er meget stiv kommunikationskanal.

4. Underordnet reaktion kan ikke kendes og forstås via denne kanal.

Opadgående kommunikation:

Det er bare omvendt af den nedadgående kanal for kommunikation og strømmer fra bund til øverste ledelsesniveau. Betydningen af denne kommunikationskanal er ved at blive realiseret. Overordnede får feedback og kender reaktioner, følelser og mening fra deres underordnede og medarbejdere på lavere niveau gennem denne kommunikationskanal. Det hjælper med at kende klagerne hos de ansatte, som generelt ikke er kendt for de overordnede myndigheder. Det har også nogle fordele og ulemper.