Præcis: Betydning og forberedelse
Læs denne artikel for at lære mere om Precis. Efter at have læst denne artikel vil du lære om: 1. Betydning af Precis 2. Forberedelse af Precis.
Betydning af Precis:
Med henblik på administration skal forskellige former for oplysninger og et stort antal poster behandles ad gangen. Meget tid kan blive unødigt spildt, hvis alle skal gennemgå i detaljer. De vigtigste punkter i hver enkelt rekord er nok til at håndtere en sag. Dette gælder for de øverste ledelsen, der skal håndtere en lang række problemer på kortest mulig tid.
Papirerne kommer til at blive behandlet gennem forskellige afdelinger med notater fra de respektive afdelingschefer til beslutninger. De øverste ledende medarbejdere er nødt til at stole meget på de øverste ledere, fordi beslutninger afhænger hovedsageligt af den måde, hvorpå de øverste ledere præsenterer hver sag.
Men på samme tid, hvis de øverste ledende medarbejdere har et kort resumé eller et kerne af alle fakta i forbindelse med et bestemt problem, bliver beslutningstagningen mere rationel og baseret på fakta.
Der er en lille chance for, at de bliver forspændte af notaterne udarbejdet af underordnet personale. Derfor er det ønskeligt, at sådanne vindstød er tilgængelige for dem. De øverste ledere må muligvis træffe beslutning om et spørgsmål, som en ledende medarbejder har henvist til dem, men i mellemtiden kan en række breve være blevet udvekslet.
Beslutningstagerne skal have et kort resumé af disse breve. En præcis defineres som "et kortfattet resumé af væsentlige punkter, udsagn eller fakta". Det fremgår klart af definitionen, at en précis ikke kun er et resumé, men et kortfattet resumé og består kun af de væsentlige punkter.
Til administration må der kun udarbejdes forskellige typer dokumenter eller udtalelser, forretningskorrespondance, rapporter, memorandum mv. Virksomhedskorrespondence betyder kommercielle breve med tilsvarende svar.
Hvert brev, enten en original eller et svar derpå, består af forskellige forhold, herunder formaliteter, men kun de væsentlige punkter tjener hensigtsmæssigt formål. Meget ofte, når et brev er skrevet, bliver de væsentlige punkter fremhævet, eller når et brev læses, understreges de væsentlige punkter for at gøre opmærksom.
Der udarbejdes også rapporter, der gør de væsentlige punkter fremtrædende. Når den korrekte stil til at skrive en rapport følges, bliver de væsentlige punkter automatisk fokuseret. Rapporter kan være store og voluminøse, og derfor kan et resumé af det være nødvendigt for hurtig reference.
Memoranda er et flertal af memorandum. Begrebet memorandum betyder "en uformel rekord eller skriftlig note om en transaktion". Officielle eller formelle ordrer anvendes af de forskellige afdelinger i et kontor som direktiver til handling. Disse udstedes i form af breve til udenforstående. Disse er kendt som DO-bogstaver, men inden for kontorets retningslinjer til handling eller forslag eller information sendes der kaldes memoranda eller Office Memos.
Et pengememo er et memorandum, der samtidig beskriver den solgte vare, dens værdi og det faktum, at betalingen er modtaget. Det er ikke ligefrem en kvittering, der er et formelt dokument, og bønner navnet på eller oplysningerne til den person eller part, fra hvem betaling er modtaget.
Et pengememo er et uformelt dokument og indeholder ikke navnet på køberen af varerne. Et pengememo giver en kort beskrivelse af de solgte varer, men en regning, hvis den er udarbejdet, indeholder mange detaljer om artiklerne.
Fremstilling af præcis:
Ovennævnte diskussion er nok til at retfærdiggøre vigtigheden af at skrive i kontorarbejde. Forberedelse af netop korrespondance eller rapporter eller memoranda er et sekretariat. Sekretæren er nødt til at forberede netop til overvejelse af den øverste ledelse. En særlig form for papirvarer med papirer, der indeholder en stor margin på venstre side for at skrive notater eller væsentlige punkter, bruges på kontorer.
Der er specifikke regler for udarbejdelse af en netop:
(1) Det er et kortfattet resumé af et emne eller en tekst. Generelt ved at kondensere emnet reduceres det til en tredjedel.
(2) Der skal være en overskrift, der angiver indholdets indhold.
(3) Det er skrevet i fortid og indirekte tale.
(4) Eventuelt citater, hvis der er tale om emnet, skal aldrig forekomme i en præcis.
(5) Forfatteren skal bruge sit eget sprog.
(6) Ordren af punkterne eller faktaens rækkefølge i emnet skal opretholdes.
(7) Det skal være kortfattet, men præcist.
