Bemærkning: Betydning, intimation og udformning (med eksempel)

Læs denne artikel for at lære om Notice. Efter at have læst denne artikel vil du lære om: 1. Betydning af meddelelse 2. Intimation of Notice 3. Udarbejdelse.

Betydning af meddelelse:

Ordbeskeden er kommet fra det latinske ord notitia, der betyder viden. Bemærkning betyder derfor "en advarsel eller intimation af noget". Det er også defineret som 'en skriftlig eller trykt meddelelse'. Ordet varsel har derfor to aspekter - det kan være en intimation eller information, og det kan være en slags advarsel. En meddelelse kan være generel eller fortrolig.

Intimation of Notice:

Forskellige former for intimation eller information skal sendes fra kontor til kontorets indsatte, til medlemmerne af den organisation, som kontoret tilhører eller til udenforstående. I den første kategori kommer udleverede meddelelser, der erklærer en ferie eller introduktion af en ny eller ændret kontorregel, f.eks. Ændring af kontorstider mv.

Nogle gange skal meddelelser vises på bestemte steder i henhold til en lovbestemmelse. Eksempelvis skal en fabrikschef vise en meddelelse om sikkerhedsforanstaltninger i et fabriksobjekt under reglerne som under Sec. 108 af fabriksloven, 1948. En meddelelse kan være beregnet til det almindelige personale eller kan betjenes på en person, f.eks.

Meddelelse under anden kategori betyder en bekendtgørelse til generalforsamling udstedt til medlemmer af en virksomhed. Denne form for meddelelse skal sendes pr. Post eller endda offentliggjort i aviser. Under den tredje kategori finder vi forskellige former for meddelelser, herunder meddelelser.

For eksempel en udbudsbekendtgørelse, der inviterer tilbud fra leverandører, enten offentliggjort i aviser eller ophængt på opslagstavlen på kontoret. En meddelelse i aviser om ændring af kontoradresse eller åbning af en filial er en meddelelse om denne kategori.

Udarbejdelse af meddelelse:

Uanset hvad der kan være kategorien af varsel, har hver en form og stil til at skrive.

En meddelelse:

(1) skal skrives på et sprog, der er forståeligt for dem, for hvem det er meningen. Nogle gange er der også en lovbestemt retning. F.eks. Skal en meddelelse i henhold til fabriksloven skrives på engelsk (som retssprog) og på et sprog, som forståes af flertallet af fabrikanterne på fabrikken.

(2) Det skal klart frembringe en meddelelse, hvad der var meningen at blive formidlet.

(3) En meddelelse skal være kort og undgå unødige ord.

(4) En bekendtgørelse skal udfærdiges efter en formular. Denne formular kan være en lovbestemt formular.

(5) Den skal underskrives af en autoriseret person.

(6) Den skal normalt have en dato.

(7) En advokat udarbejder en fortrolig eller individuel meddelelse eller offentlig meddelelse med juridiske konsekvenser. En kvalificeret sekretær forventes at have kompetence til det samme.

Udarbejdelse og udstedelse af meddelelser til møder:

Meddelelsen skal udarbejdes og udstedes til enhver form for privatmøde.

Der er to forskellige former for former til formålet:

(1) Formular nr. 1:

Ved indkaldelse af et møde i et udvalg som et eksekutivkomité eller direktion eller bestyrelse mv. Er bekendtgørelsen i form af et brev.

(2) Formular nr. 2:

Ved opsigelse til et møde i en generel organisationskreds er indkaldelsen i form af et cirkulært med nogle specielle træk.

Prøve af forskellige former er angivet nedenfor:

Prøve 1-Meddelelse til det første bestyrelsesmøde i et selskab.

XYZ Co. Ltd

Reg. Af_______________

17. november 1988

________________

(Direktør)

Kære hr,

Det første møde i bestyrelsen for selskabet afholdes lørdag den 25.11.88 kl. 12.00 på selskabets hjemsted for at gennemføre følgende forretninger.

Du bliver bedt om at deltage i mødet.

Med venlig hilsen,

________________

Sekretær

Dagsorden:

(1) Valg af møderens formand.

(2) Vedtagelse af vedtægter, vedtægter og selskabserklæring, som skal fremlægges af sekretæren.

(3) Vedtagelse af selskabets fælles forsegling.

(4) Udnævnelse af selskabets første direktører.

(5) Valg af bestyrelsesformand for bestyrelsen.

(6) Udnævnelse af selskabets sekretær med tilbagevirkende kraft.

(7) Udnævnelse af selskabets banker.

(8) Udnævnelse af selskabets første revisorer.

(9) Udnævnelse af selskabets juridiske rådgiver.

(10) Vedtagelse af alle indledende kontrakter og foreløbige udgifter foretaget af virksomhedens initiativtagere.

(11) Godkendelse af udkast til prospekt, som skal forelægges af sekretæren.

(12) Overvejelse af ansøgningen, der skal foretages til Controller of Capital Issue.

(13) Behandling af ansøgningen til Calcutta børs til optagelse af Aktierne i Selskabet.

(14) Godkendelse af prøveeksemplaret, som skal fremlægges af sekretæren.

(15) Bestemmelse af quorum for bestyrelsesmøder i selskabet.

(16) Fastsættelse af datoen for bestyrelsens næste møde.

(17) Enhver anden virksomhed med tilladelse fra formanden.

Forklaring (beregnet til eleverne) :

Fra ovenstående prøve skal følgende punkter noteres:

(a) Ved første formand for mødet skal vælges og derefter bestyrelsesformand. Efter at bestyrelsesformanden er valgt, vil han være formand for alle møder i selskabet, så længe han fortsat er formand.

b) Sekretæren udpeges med tilbagevirkende kraft, fordi han allerede er blevet udpeget af arrangørerne til at hjælpe dem med salgsfremmende aktiviteter.

(d) Når et offentligt selskab ønsker at udstede aktier eller obligationer mere end Rs. 50 lakhs, inden for 12 måneder, er en tilladelse fra hovedkontorets hovedkontor, udpeget af centralregeringen, nødvendig. Aktier i hver virksomhed er ikke handlet på en børs. En ansøgning om det samme i lov om værdipapirkontrakter, 1956, skal indgives. For alle virksomheder skal disse to punkter ikke komme på dagsordenen.

(e) Bestyrelsen selv kan fastsætte sit quorum, hvis det ikke er nævnt i artiklerne. På bestyrelsesmødet kan datoen for næste møde fastsættes, da der ikke er behov for meddelelse.

På mødet direktører kan være forsynet med papirark til Agenda Notes.

Det skal bemærkes yderligere, at:

(A) Stilen til at skrive dagsordenen kan være:

(1) For at vælge formanden for mødet.

(2) At vedtage aftalememorandum mv.

(3) At vedtage selskabets fælles forsegling.

Og så videre.

(B) Hvis der ikke er nogen sekretær for selskabet, kan meddelelsen underskrives af enhver direktør. I mange virksomheder fungerer en direktør som sekretær.

(C) Det er obligatorisk, at adressen på det registrerede kontor er angivet. Dette gælder for meddelelser om alle former for selskabsmøder.

Prøve 2-Meddelelse til ethvert bestyrelsesmøde i et selskab.

XYZ Co. Ltd

Reg. Af___________

3. april 1988

_______________

(Direktør)

Kære hr,

Et møde i bestyrelsen for selskabet afholdes lørdag kl. 10.48 kl. 14.00 på selskabets hjemsted for at gennemføre følgende forretninger.

Du bliver bedt om at være til stede.

Med venlig hilsen,

________________

Sekretær

Dagsorden:

(1) Bekræftelse af protokollen fra det sidste møde.

(2) Udnævnelse af en personalechef.

(3) Bestemmelse af markedsføringsstrategi for det nye produkt.

(4) Godkendelse af Aktier Overførsel som pr. Modtagne ansøgninger og fremlægges af Sekretæren.

(5) Fastsættelse af datoen for en ekstraordinær generalforsamling for ændring af § 31 i selskabets artikler.

(6) Overvejelse af modtagne kvitteringsformularer mr. ABC Co. til opførelse af et skur på fabrikkens lokaler. Sri A, direktør for dette selskab, er en partner af Messrs. ABC Co.

(7) Enhver anden virksomhed med tilladelse fra formanden.

Forklaring:

Det skal bemærkes fra ovenstående prøve, at forskellige sorter af varer, der generelt er drøftet på et bestyrelsesmøde, er blevet dækket af dagsordenen. Varerne vedrører generelle forretningsmæssige spørgsmål samt juridiske formaliteter. A, som er direktør for selskabet, er en partner af Messrs. ABC Co.

Han deltager ikke, når varen nr. 6 vil blive diskuteret, fordi han er interesseret i kontrakten. De resterende bestyrelsesmedlemmer, uanset hvad deres nummer er, skal gøre quorummet.

Sek. 299, 300 i selskabsloven bestemmer, at enhver direktør, der er interesseret i en kontrakt, skal offentliggøre det i tide, og det skal fremgå af dagsordenen.