Kontrolproces: 4 vigtigste trin involveret

Kontrol er den integrerende del af ledelsesindsatsen. Udøvelse af forskellige ledelsesteknikker og færdigheder giver en vis grad af indbygget kontrol. Hvis der på trods af dette er visse ledelsesprocedurer og praksis, der er ufuldkomne på grund af menneskelige begrænsninger, skal kontrolmetoder anvendes direkte.

Ifølge Newman involverer kontrolprocessen de følgende trin (figur 8.1):

Trin-I: Indstillingsstandarder:

Mange typer standarder kan udvikles. Den mest almindelige type omfatter tid, kvalitet, mængde og omkostninger. De fastsatte standarder skal repræsentere organisationens mål og skal udtrykkes i meningsfuldt konkrete termer. Det er klart, at standarderne skal være meningsfuldt, de skal forstås og accepteres af personer, der kontrolleres. Ellers vil der være modstand fra de berørte personer for at nå disse standarder.

TRIN-II: Måling af præstationer mod standarder:

Måling af ydeevne eller output er den afgørende del af kontrolprocessen. En række spørgsmål vedrørende måling skal overvejes.

Hvad skal man måle?

Hvordan måles?

Hvem skal gøre målingen?

Hvornår og hvor ofte måles?

(a) Hvad skal man måle?

De ønskede udgange er dem, der skal måles. Dette kan være let, hvis vi overvejer at tælle antallet af stykker produceret af mekanisten eller salgsmængden opnået af en sælger. Men for andre typer job er det ikke så enkelt.

(b) Hvordan måles?

For nogle job er kvantitative foranstaltninger mulige. Men for andre kan udgangene kun være subjektivt defineret og målt. Den bedste praktiske måde at klare dette problem på er at have en stor betydelig bredde for de udøvende kunstnere selv i at levere planer og foranstaltninger til deres egen præstation.

(c) Hvem skal måle?

Ledende stillinger er generelt knyttet til en slags måleautoritet. De forventes at overvåge deres underordnes ydeevne for at sikre, at ydeevnen er tilstrækkelig.

(d) Hvornår skal man måle?

Med hensyn til ledelsesprocesser er det sandsynligvis bedst at måle og sammenligne før vigtige afgørende (kritiske) punkter.

TRIN-III: Evaluering:

I evalueringsfasen skal der tages stilling til, om afvigelsen fra standarden kræver nogen korrektion for at bringe den i overensstemmelse igen. Områder, hvor der er behov for subjektivitet i evalueringen, er det statistiske spillerum i kvalitetskontrol, de optimistiske / mere sandsynlige, pessimistiske tidsopgørelser, der tillades i PERT-processen og plus eller minusomkostningsoverslag.

I alle disse tilfælde skal evaluatøren vide, at planlæggeren havde til formål at tillade begrænset fleksibilitet i evalueringen af ​​faktiske versus planlagte standarder, og at han ikke bør forvente præcision ved at nå målene.

TRIN-IV: Justering af ydeevne:

Når en leder ved, at præstationen ikke er op til markeringen, skal han finde ud af den rigtige årsag til det. Hvis præstationen er slået fra, fordi planen ikke blev fulgt, er det muligt at foretage ændringer i aktiviteterne. Men der kan være tilfælde, hvor planen, måske har været fulgt nøjagtigt, og der stadig er en kløft mellem faktisk og ønsket præstation, så planlægger sig selv skal ændres.

Prognoser kan have været dårlige, eller der kan være opstået uventede problemer for at gøre planen uhensigtsmæssig til situationen. Endelig kunne planerne have været gode og aktiviteterne passende, men målet kunne have været uopnåeligt. Derfor skal lederen afgøre, om aktiviteter, planer, mål eller nogle kombinationer af disse forårsager problemet, før der kan foretages meningsfulde justeringer.