Hvordan kan planlægning gøres effektiv? (5 faktorer)

Følgende faktorer vil være afgørende for effektiv gennemførelse af planerne:

1. Bevidsthed om planlægning:

Planlægningen vil kun være effektiv, når der er et ordentligt klima for det. Overordnede bør forsøge at fastsætte mål, gennemgå forskellige mål og omdanne dem som krævet for deres effektive gennemførelse. Hindringerne i planlægningsformerne bør fjernes. Underordnede bør regelmæssigt informeres om planernes forløb. Alle bør udvide villigt samarbejde for at gøre planerne vellykkede.

2. Initiativ på øverste niveau:

Initiativet og støtten til topniveau ledelse er afgørende for at gøre planerne effektive. Organisationens mål er sat på topniveau. Fordelingen af ​​ressourcer til opnåelse af forskellige mål udføres også af øverste ledelse. Inddragelse af lavere niveau ledelse er også afgørende, fordi gennemførelsen vil være mere på disse niveauer.

Formuleringen af ​​planer på øverste niveau sikrer koordinering mellem planer fra forskellige afdelinger. Tanken om øverste ledelse afspejles i planlægningen. Planlægningen vil kun være effektiv, hvis den indebærer top management.

3. Korrekt kommunikation:

Kommunikation mellem forskellige niveauer i organisationen er meget vigtig. Formålet med virksomheden skal meddeles dem, der skal implementere dem. De politikker, procedurer, der foreslås for at nå forretningsmæssige mål, bør være kendt på operationelt niveau. Hvis planerne ikke forstås korrekt af dem, der skal implementere dem, kan disse måske ikke opnå de ønskede resultater.

Kommunikation bør ikke kun være fra top til bund, og det skal også være opad. Reaktioner, forslag og synspunkter hos underordnede om målsætninger skal også nå topniveau ledelse snarest muligt. Kommunikation giver en kanal til udveksling af information blandt forskellige personer. Uden et ordentligt kommunikationssystem er planlægning nødt til at mislykkes.

4. Deltagelse i planlægning:

Planlægningsprocessen skal involvere personer fra forskellige niveauer og felter. En funktionel leder vil kunne planlægge ordentligt for hans afdeling. Tilsvarende vil personer, der er forbundet med forskellige opgaver, være bedre i stand til at planlægge for disse aktiviteter. Forvaltningen bør forsøge at fremkalde synspunkter hos forskellige personer, mens planlægningen gennemføres.

Metoden og omfanget af deltagelsen afhænger af typen af ​​organisation. Der kan være udvalg til udarbejdelse af forskellige planer. Disse udvalg kan have personer fra forskellige områder. En anden metode til deltagelse kan være ved at forberede budgetter på græsroder og derefter bevæge sig opad. Deltagelse af personer på forskellige niveauer kan bidrage til en korrekt gennemførelse af planer.

5. Fokus på langsigtet og kort sigt planlægning:

Både langsigtede og kortsigtede planer bør få ordentlig vægt. Begge planer bør integreres for deres korrekte gennemførelse. Generel tendens er at koncentrere sig om kortsigtede planer. Faktisk opfylder kortsigtede planer kun en del af langsigtede planer. Langsigtede planer sætter de endelige mål, og disse skal opnås gennem kortsigtede planer. For en effektiv gennemførelse af planlægningen bør både langsigtede og kortsigtede planer gives lige vægt.