Hindringer for erhvervskommunikation

Læs denne artikel for at lære om hindringerne for erhvervskommunikation. Efter at have læst denne artikel vil du lære om: 1. Betydning af hindringer for erhvervskommunikation 2. Vigtige hindringer for erhvervskommunikation 3. Metoder til at overvinde.

Betydning af hindringer for erhvervskommunikation:

Betydningen af ​​kommunikation i moderne forretninger er næppe overbelastet.

Derfor bruger ledere normalt en betydelig del af deres tid til at kommunikere med andre.

Men kommunikation er ikke altid så effektiv som den burde være. Forskning har påpeget, at næsten 75% af alle forretningskommunikationer ikke opnår det ønskede resultat. Visse eksterne og interne kræfter hæmmer kommunikationsstrømmen. De afbryder eller blokerer kommunikation eller forhindrer gensidig forståelse.

Kommunikation kan være vagt og dårligt udtrykt. Det kan lide af manglende klarhed eller dårlig tilbageholdelse. Barrierer mellem mennesker skærm ikke ud alle kommunikationer, men de fungerer som et filter for at tillade nogle kommunikationer, men holder tilbage til andre og derved gør kommunikation utilstrækkelig.

Ikke-lytte til kommunikationen er et kronisk problem. Mange kommunikation modtager ikke den opmærksomhed, de fortjener. Disse begrænsninger eller årsager til nedbrydning af kommunikationskanaler hedder "Kommunikationsbarrierer".

Vigtige hindringer for erhvervskommunikation:

Kommunikation hindres af forskellige typer barrierer.

Disse kan klassificeres i tre kategorier:

(A) Eksterne hindringer,

(B) Organisatoriske hindringer og

(C) Personlige barrierer.

Alle disse typer af kommunikationsbarrierer er forklaret nedenfor:

[A] Eksterne hindringer:

Eksterne hindringer for erhvervskommunikation kan være i følgende former:

1. Semantiske barrierer:

Ordene og symbolerne, der bruges til at formidle fakta og følelser, kan have forskellige betydninger. Forskellige mennesker fortolker den samme besked på forskellige måder afhængigt af deres uddannelse, erfaring, sociale og kulturelle baggrund osv. Afsenderens sprog kan være uforståeligt for modtageren. Således undlader ord og symboler undertiden at formidle de sande betydninger.

2. Følelsesmæssige eller psykologiske barrierer:

Følelsesmæssige eller psykologiske faktorer er de primære barrierer i interpersonel kommunikation.

Følgende er nogle af de følelsesmæssige barrierer:

jeg. uopmærksomhed:

Det er en af ​​de største kroniske psykologiske barrierer. Når modtageren ikke betaler fuldstændig opmærksomhed på meddelelsen, bliver kommunikationen ineffektiv. En person kan være pre-occupied med andre vigtige forhold, eller meddelelsen kan være uinteressant eller i strid med hans / hendes forventninger.

Disse kan medføre manglende opmærksomhed. Det er et fælles fænomen, at folk simpelthen ikke reagerer på bulletiner, meddelelser, referater og rapporter.

ii. Perceptuel Barriere:

Hvert individ har specifikke interessepunkter. Så han / hun kan høre, læse eller se den del af meddelelsen, der er værdifuld for ham / hende. Folk ser, hvad de vil se og overveje det til en realitet. Nogle personer fortolker budskabet med hensyn til deres eget synspunkt, som kan være vildledende, og følgelig fører opfattelsen til at filtrere budskabet ubevidst.

iii. Tab ved transmission og dårlig tilbageholdelse:

Når kommunikation går gennem forskellige kanaler i organisationen, er successive overførsler af samme meddelelse faldende præcise. Det siges, at i tilfælde af mundtlig kommunikation er ca. 30% af oplysningerne tabt i hver transmission.

Dårlig opbevaring af oplysningerne er igen en sygdom. Det er blevet påvist af forskerne, at medarbejderne kun besidder ca. 50% information, mens tilsynsmyndighederne fastholder ca. 60% af det.

iv. For tidlig evaluering:

Kommunikation er hæmmet, når modtageren evaluerer meddelelsen, før de får de fuldstændige oplysninger. Ved flere lejligheder begynder cheferne at evaluere oplysningerne, inden de opnår en korrekt forståelse. Beslutning er truffet, før man kender de fulde fakta. En sådan for tidlig evaluering har tendens til at hæmme den frie strøm af information og forståelse og fordrejer kommunikationen.

v. unødig afhængighed af de skrevne ord:

Skriftlige ord er ikke erstatning for lyd fra ansigt til ansigt. En skriftlig meddelelse kan undlade at forklare formålet med ordren, proceduren eller direktivet. Skriftlig kommunikation fortæller ofte hvad der skal gøres, men ikke hvorfor det skal gøres, og mangler den overbevisende kvalitet.

Desuden kan en skriftlig kommunikation ligge over læsernes forståelsesniveau, og der er også en manglende evne til at konstatere svaret på kommunikation. Derfor skal skriftlige medier betragtes som supplement til produktive ansigt til ansigt forhold.

vi. Mistillid til Communicator:

Det opstår ud fra alle uovervejede vurderinger eller ulogiske beslutninger fra kommunikatoren. Gentagen oplevelse af denne art forudsætter gradvist modtageren at forsinke handling eller handle unenthusiastically og dermed gøre kommunikationen mislykket, selvom det tilsyneladende er fuldstændig.

vii. Manglende kommunikation:

Det er ret accepteret, at ledere ofte ikke sender de nødvendige meddelelser. Dette kan være på grund af dovenskab fra kommunikatørens side eller hans / hendes falske antagelse om, at alle ved det.

[B] Organisatoriske hindringer:

Store organisatoriske hindringer kan være som følger:

jeg. Organisationspolitik:

Den generelle organisatoriske politik vedrørende kommunikation fungerer som en overordnet retningslinje for alle i organisationen om, hvordan han normalt forventes at opføre sig i denne sag.

Politikken kan være i form af en eksplicit erklæring skriftligt, eller den skal fortolkes fra organisationens medlemmer, især folk øverst. Hvis denne politik ikke understøtter strømmen af ​​kommunikation i forskellige retninger, ville kommunikationsstrømmen ikke være glat og passende.

ii. Status Forhold:

I den formelle organisationsstruktur kan overordnet underordnet forhold hindre fri og hyppig kommunikation, især i opadgående retning. En leder kan ikke kommunikere til underordnede hans / hendes svagheder. Underordnede føler sig ikke fri til at tale med overordnede.

De videregiver kun, hvad overordnede gerne vil høre og holde tilbage ubehagelige fakta. De kan kun meddele deres overordnede de ting, som de forventer ville blive værdsat af sidstnævnte. Når en underordnet ikke har tillid til sin overordnede, bliver kommunikationen mindre effektiv.

iii. Organisatoriske regler og forskrifter:

Organisatoriske regler og regler påvirker kommunikationsstrømmen ved at foreskrive det emne, der skal meddeles, og også kanalen til sådan kommunikation. Reglerne kan begrænse strømmen af ​​visse meddelelser og kan efterlade mange vigtige.

På den anden side forsinker kommunikation via korrekt kanal på en bestemt måde, der foreskrives af disse regler, det og virker imod parternes vilje til at formidle budskabet. Denne barriere er stærkt operativ i indiske offentlige virksomheder, hvor overholdelse af regler og regler er stiv.

iv. Kompleksitet i organisationsstruktur:

I en organisation, hvor der er en række ledelsesniveauer, er antallet af filtreringspunkter mange. Som følge heraf bliver kommunikationsprocessen forsinket, og chancerne for kommunikation bliver forvrænget. Dette er mere sandt i forbindelse med opadgående kommunikation, fordi de underordnede medarbejdere generelt ikke kan lide at videregive den negative kritik enten af ​​sig selv eller af deres overordnede.

Jo mere kompliceret organisationsstrukturen er, jo vanskeligere bliver det at sikre, at korrekt information videreføres til den rigtige person på det rette tidspunkt gennem det rigtige medium.

v. Organisatoriske faciliteter:

Organisatoriske faciliteter, der ydes til en jævn, passende, klar og rettidig kommunikationstrin, kan tage en række former, såsom møder, konferencer, klageboks, forslagskasse, social og kulturel indsamling mv. Hvis disse ikke er korrekt understreget, undlader generelt folk at effektiv kommunikation.

vi. For megen information:

Ledere overbelastes med information fra forskellige kilder. De kan ikke altid være i stand til at regulere informationsstrømmen. Som følge heraf reduceres effektiviteten af ​​kommunikationen. De kan ignorere eller fejlfortolke nogle af meddelelserne. Tidstryk kan også skabe kommunikationsproblem.

[C] Personlige barrierer:

Da kommunikation er grundlæggende en interpersonel proces, er der også nogle personlige faktorer, som er ansvarlige for at blokere kommunikation.

Personlige barrierer kan nævnes som følger:

1. Barrierer i overordnede:

De overordnede rolle i kommunikation er meget vigtig. På grund af deres hierarkiske forhold til underordnede fungerer de som barrierer på en række måder, der diskuteres nedenfor:

jeg. Overordnede holdning:

Overordnernes holdninger til kommunikation generelt eller i en bestemt retning påvirker strømmen af ​​meddelelser i forskellige retninger. Hvis denne holdning er ugunstig, er der en større mulighed for, at meddelelser ikke ville flyde tilstrækkeligt fra og / eller til overordnede.

ii. Frygt for udfordring til autoritet:

En person i organisationen forsøger altid at få en højere position og prestige. Som sådan forsøger ledelsen generelt at holde op med informationen, der kommer ned på linjen eller gå op - da hyppigt aflevering af oplysninger kan afsløre deres svaghed.

iii. Manglende tillid til underordnede:

Overordnede opfatter generelt (korrekt eller ellers) at deres underordnede er mindre kompetente og mindre kvalificerede, de er ikke i stand til at rådgive deres overordnede, eller de har måske ikke nogen information at formidle.

iv. Mangel på tid:

Overordnede føler sig - hvad enten de er korrekte eller ellers - at de er overbelastede med arbejdet, og de har lidt tid til at tale med deres underordnede.

v. Manglende bevidsthed:

Sommetider kan overordnede mangler bevidstheden om brugbarheden og betydningen af ​​kommunikation i forskellige retninger generelt eller bestemt emne. I et sådant tilfælde, kommunikation, hvordan er blokeret.

vi. Ignorerer kommunikation:

Sommetider overordnede - overbevisende og bevidst ignorerer kommunikationen fra deres underordnede for at bevare deres betydning. Dette virker imod de underordnede vilje til at kommunikere.

2. Barrierer i underordnede:

Vertikal kommunikation i begge retninger kan kun finde sted, når underordnede også deltager aktivt i denne proces. Der er forskellige faktorer i underordnede, der har negativ indflydelse på sådan aktiv deltagelse fra deres side.

Nogle af disse er nævnt nedenfor:

jeg. Uwillighed til at kommunikere:

Undertiden kommunikerer underordnede ikke opad visse oplysninger, fordi de ikke er villige til at gøre det. Hvis en underordnet føler at han / hun sandsynligvis vil blive negativt påvirket af at levere en bestemt information til sin overordnede, ville han / hun ikke være villig til at levere det.

Oplysningen udnyttes til kontrolformål, og underordnede ville ikke være villige til at give nogen oplysninger til deres overordnede om enhver ugunstig hændelse. Hvis der er tvang til at kommunikere, ville de gøre det samme efter at have ændret oplysningerne på en sådan måde, at de beskyttede deres egen interesse.

ii. Manglende korrekt incitament:

Manglende motivation til at kommunikere afholder også underordnede fra at kommunikere opad. Hvis et nyt forslag fra en underordnet ikke fremkalder nogen opmærksomhed fra overordnede, ville han / hun ikke formidle det.

Barrierer for Erhvervskommunikation er vist ved et diagram som følger:

Metoder til at overvinde kommunikationsbarrierer:

I betragtning af vigtigheden af ​​effektiv kommunikation i virksomhedernes vellykkede funktionsmåde er det afgørende for ledelsen at overvinde de forskellige hindringer for kommunikation. Selvom det måske ikke er muligt at fjerne kommunikationsbarrierer helt, kan passende ledelsesaktioner i denne retning minimere deres virkning.

Følgende metoder foreslås for at undgå kommunikationsbarrierer:

1. Fuldstændig information:

For at gøre kommunikationen effektiv, er det først og fremmest nødvendigt, at kommunikatoren skal vide helt og tydeligt, hvad han har til hensigt at kommunikere.

2. Gensidig tillid:

Kommunikation er beregnet til accept og ønsket handling. En sådan accept er i høj grad påvirket af tillid og tillid til kommunikatørens motiver og oprigtighed. Hvis tillid mangler, vil kommunikationen falde udenfor de forventede resultater.

Så det er nødvendigt, at der etableres et tillid og tillidsmiljø inden for organisationen. Dette vil tilskynde folk til at kommunikere ærligt med hinanden.

3. Passende sprog:

Sproget, der anvendes til kommunikation, skal være sådan, at det let kan forstås af modtageren. Mest populære symboler, klart og præcist sprog skal bruges til korrekt kommunikation.

4. Interpersonelle forhold:

Rigtige interpersonelle relationer skal udvikles mellem overordnede og underordnede, således at sidstnævnte kan føle sig fri og ærlig til at overføre komplette og korrekte oplysninger til den førstnævnte. Overordnede skal sætte pris på nyttige kritik og gavnlige forslag fra underordnede.

5. Valg af passende kanal:

Forvalterne skal være kompetente nok til at vælge den mest hensigtsmæssige kanal til afsendelse af meddelelser. En rig kanal som ansigt til ansigt diskussion eller telefon bør bruges til at sende en kompliceret meddelelse. På den anden side kan notater, breve eller elektronisk mail bruges til at sende rutinemeddelelser, fordi der næppe er nogen chance for misforståelse.

6. Gensidig forståelse:

Det er af stor betydning for både afsendere og modtagere at gøre en særlig indsats for at forstå hinandens perspektiv. Ved at forstå andres perspektiver kan bemærkninger klassificeres, opfattelser forstås og objektivitet opretholdes.

7. Empati i kommunikation:

Vejen for effektiv kommunikation er at være følsom over for modtagerens behov, følelser og opfattelser. Kommunikatoren skal formidle budskabet på en sådan måde, at modtagernes følelser og følelser ikke er ondt. Når afsenderen af ​​meddelelsen ser på problemerne fra modtagerens synspunkt, kan mange af misforståelserne undgås.

8. Tovejs kommunikation:

Kommunikation er en tovejsproces. Tovejs kommunikation bringer to sind sammen - hvilket er den grundlæggende kerne i enhver kommunikation. Det indebærer en løbende dialog mellem afsenderen og modtageren af ​​meddelelsen. Opadgående kommunikation kan blive en realitet i organisationen og effektiv, hvis denne kendsgerning er anerkendt.

9. Støtteord med handlinger:

Den mest overbevisende form for kommunikation er ikke hvad du siger, men hvad du gør. Ledere skal sørge for, at deres handlinger understøtter kommunikationsprocessen. Dette sikrer kommunikationens alvor.

10. Eksempler og visuelle hjælpemidler:

For at rette ideen om kommunikation i modtagerens sind kan passende historier og ordbilleder bruges i passende situationer til forståelsen af ​​modtageren. Yderligere kan visuelle hjælpemidler gennem diagrammer og diagrammer med fordel anvendes til at understrege bestemte punkter eller ideer, som kan være vanskelige at beskrive ordentligt med ord.

11. God lytning:

Omhyggelig lytning er afgørende for effektiv kommunikation. Ved denne proces giver man ikke kun chancen for andre til at tale, men samler nyttige oplysninger til videre kommunikation. Ved at koncentrere sig om højttalerens udtrykkelige og implicitte betydninger, kan lederen få en meget bedre forståelse af, hvad der bliver sagt.

12. Forsinkelsesreaktion:

Det er en god praksis for effektiv kommunikation, ikke at blive påvirket af umiddelbar reaktion af første indtryk. Hasty reaktion resulterer ofte i at ignorere den reelle implikation af kommunikation og erfaringer viser, at forsinkelsen af ​​handling fra modtageren bliver nyttig til at forstå den tilsigtede betydning af kommunikationen.

13. Strategisk brug af uformel kommunikation (Grapevine):

En leder skal bruge de uformelle kanaler for kommunikation som supplement til det formelle kommunikationssystem. Til dette formål skal han forstå de uformelle kommunikationsnetværk og gøre deres intelligente brug til at fylde hullerne i formelle kommunikationskanaler.

14. Evaluering:

Der bør være et kontinuerligt program til evaluering af kommunikationsstrømmen i forskellige retninger. Dette vil fremhæve problemerne på dette område, identificere deres årsager og dermed muliggøre vedtagelse af passende korrigerende handlinger. Overordnede bør ikke være hurtige til at evaluere oplysningerne, før de forstår det korrekt.