Top 5 komponenter i en virksomhedsbogstav (med eksempel)

Denne artikel kaster lys over de fem største komponenter i et forretnings brev. Aspekterne er: 1. Style 2. Form 3. Typer 4. Omkostninger 5. Præsentation.

Business Letter # 1. Style:

Hvert kreativt arbejde har brug for en stil. Ordet 'stil' har forskellige betydninger, hvoraf to er med rette gældende for et forretningsbrev.

Ifølge Webster Dictionary er de:

(a) 'Fremgangsmåde til at udtrykke tanke på sprog' og

(b) 'Den brugerdefinerede eller planen fulgte med n stavning, kapitalisering, tegnsætning og typografisk arrangement og display'. Et forretningsbrev opfylder alle karakteristika ved 'stil'.

(1) Det vigtigste er valget af ord ved at skrive et brev. For at udtrykke samme betydning bruges forskellige ord under forskellige situationer. Dette kan påvises under skrivning af på hinanden følgende påmindelsesbreve, når bogstaverne bliver gradvist sværere. Ikke kun de rigtige ord skal vælges, men de skal ordnes perfekt og gøre betydningen klar og samtidig huske på grammatikens regler.

Den moderne stil er ikke at bruge ualmindelige ord, men at gøre sætningerne enkle. Blomstrende sprog med retorik er aldrig værdsat. Så vidt muligt skal tekniske ord og jargoner undgås. Desuden bør overflødige, antagoniserende eller insinuerende (forårsager vrede), pedantiske (bogagtige og udstilling af viden), kæledyr eller ordsprogede og anstødelige ord ikke anvendes. 'Just-padding' med ord uden noget stof gør et forretningsbrev ubrugeligt.

(2) Det andet punkt at bemærke er, at udformningen skal være korrekt. Brev udskrives på trykte brevhoved. Forskellige trykningsteknikker bruges til at gøre brevhovedet attraktivt.

Layoutet af et brev har følgende dele:

(a) en ordentlig form

(b) Skrivning af brevet, der forlader margenerne - mere på venstre side end på højre hånd,

(3) Punkterne skal arrangeres i logisk rækkefølge, og kun ideerne kan således formidles klart og kan blive imponeret over læseren. Tilgangen skal være positiv og ikke negativ, så vidt muligt.

(4) Et brev skal opfylde følgende egenskaber eller væsentlige forhold:

a) klarhed:

Sproget skal være klart, så ideerne er korrekt udtrykt og læseren kan forstå dem i samme forstand. Klarhed afhænger af det rigtige valg af ord og brugen af enkle sætninger. Ord skal nævnes fuldt ud og ikke deres forkortelser. Der skal ikke være nogen vaghed om meddelelsen eller informationen.

b) Kortfattet:

Et brev må ikke være unødigt langt. Brevity er en god kvalitet til et godt forretningsbrev. Det skal være længe nok at formidle ideerne fuldt ud og ikke mere end det. Hverken forfatteren eller læseren som forretningsmand har meget tid til at spilde over et brev.

At skrive for meget betyder at forfalde fejl. En person, der har kommandoen over sprog, kan udtrykke ting inden for et kort kompas. Men korthed betyder ikke, at der skal være klarhed eller fuldstændighed. Brevity betyder heller ikke stumphed.

c) fuldstændighed:

Et brev skal være fuldstændigt i enhver forstand. Den skal indeholde alle de punkter, der er nødvendige og relevante for det emne, som brevet er skrevet på. Forfatteren selv skal have en omfattende ide om emnet ellers kan han ikke dække alle de nødvendige og relevante punkter.

Punkterne skal ordnes systematisk og logisk, og så kommer kun et komplet og klart billede ud. Data og statistikker, hvis det er nødvendigt, skal vedhæftes som separate poster.

d) hilsen:

Et brev skal være høfligt. Det betyder, at der skal være en høflig holdning afsløret gennem den. Et uhøfligt brev kan aldrig være effektivt og kan endda være skadeligt for en virksomhed. Et høfligt brev er det, der er fuld af oprigtighed og fri for uønsket stolthed eller selvforståelse fra forfatteren. Et brev hedder en stille ambassadør for virksomheden. Det skal tjene sympati og gunstige reaktioner fra læseren.

Det skal kaste en varig indflydelse på læsernes sind. Selv en ubehagelig ting kan præsenteres på en høflig måde. Et afslag kan foretages på en rimelig måde, og en fejl kan påpeges uden at skade den anden side. Alt afhænger af valg af ord og præsentere dem. Nogle gange kan et brev være af hensyn til høflighed, ellers kan en ubehagelig sag ikke præsenteres.

e) effektivitet

Effektiviteten af et brev afhænger af alle de karakteristika, der tages sammen. Det fremgår af den hurtige og gunstige reaktion fra modtageren. Selv de tegnsætninger eller store bogstaver, der bruges på det rette sted, har bidrag til effektiviteten. Mens du skriver et brev, er brugen af afstand en vigtig faktor. Moderne skrivemaskiner har elegante skrifttyper, som gør skærmbilledet eller udseendet af et brev meget imponerende og effektivt.

Erhvervsbogstav nr. 2. Formular:

Et forretningsbrev skal skrives i en ordentlig 'form' for dens effektivitet. Formen for forretningsbrev har udviklet sig gennem tid og ude af erfaring, brugerdefinerede og eksistenser. Mere eller mindre anvendes samme formular til alle former for forretningsbrev med små variationer og i alle lande.

En korrekt form giver et godt indtryk i læsernes sind om forfatteren, og kun kommunikationen kan således være effektiv. En korrekt form kan med et overblik give en generel ide om kommunikationens art.

Formularen et brev består af følgende dele:

(i) Overskriften:

Øverst på brevet skal følgende oplysninger foreligge, så modtageren kan forstå, hvor og på hvilken dato brevet er kommet.

Det består af:

(a) Afsenderens navn.

(b) Afsenderens adresse.

(d) Hvis brevet kommer fra en bestemt afdeling, afdeling eller afdeling, så kan det også nævnes.

(e) Telefonnummeret, telexnummeret, den telegrafiske adresse osv. hvis nogen.

(f) Hvorvidt et forretningskode sprog anvendes, så fulgte den særlige kode, f.eks. ABC eller .Bentley eller Leiber osv. Koder bruges til at økonomisere ord og sikre en vis hemmeligholdelse.

(g) Brevets referencenummer. Referencenummeret er generelt udarbejdet med nummeret på den fil, som brevet er relateret til.

(h) Datoen for skrivelsen af brevet.

Generelt skrives navn, adresse, virksomhedens art og filialens navn mv. (Trykt) i øverste centrum. De kan fortrinsvis skrives på højrehåndet, så de kan læses, mens de går gennem filen. De skal ikke skrives på venstre side. Telefonen mv., Koden og referencenummeret er generelt skrevet på venstre side og datoen på højre side.

(ii) Indvendig adresse:

Det omfatter:

a) Navn på adressaten, enten en enkeltperson eller en virksomhed eller et selskab eller et andet samfund eller en anden institution.

(b) Adressatens adresse. Hvis en vindueskuvert anvendes, skal den indvendige adresse være synlig udefra. Nogle gratis ord som Mr, Mrs, Sri (Shri, Shree), Ms, Mrs, Sarbashree bruges før navn / adresserne på adressaten (e).

(c) Generelt sendes et brev til en vigtig medarbejder i organisationen som en direktør, en daglig leder, en salgschef, en partner, en sekretær mv.

(iii) Åbning Hilsen eller Hilsen:

Et brev starter med kære herre, kære herrer, fru, herrer mv. Som krævet under omstændighederne. Sådanne hilsener bruges til høflighed, 'Min kære Sir' eller 'Kære Sri A' kan bruges, når der er en nær personlig kontakt med en bestemt person i en bekymring. Nogle gange er nævnt over hilsen et navn til hvem brevet specifikt skal gå. For eksempel-'Atention: Sri A '. Sådan angivelse af navn tilføjer en personlig karakter til brevet.

iv) emnet:

Det emne, som brevet er skrevet på, er kort beskrevet som Re: ______________. 'Re' betyder 'om'. Dette kan skrives imellem Indvendig adresse og hilsen eller mellemliggende hilsen og brevets legeme.

(v) Bogstavets krop:

Dette er hoveddelen af brevet med oplysninger, synspunkter, fakta, besked mv. Eller hovedformålet for brevet. Brevets krop er opdelt i afsnit, hvert afsnit omhandler et bestemt punkt eller emne eller aspekt af emnet. Nogle gange, for nemheds skyld er numrene nummereret.

Bogstavets krop har følgende underdele:

(a) Indledning af emnet med eller uden henvisning til tidligere meddelelse. Nogle gange er der selvstændig introduktion af forfatteren. Indledningen skal være meget kort, enten en sætning eller et lille afsnit.

(b) Mellemdelen uddyber emnet. Dette skal opdeles i afsnit baseret på punkter,

(c) Brevets afsluttende del med afrunding af hele temaet beder af læseren ethvert forslag eller handling eller fremsætter forslag eller råd fra siden af forfatteren. Der er også et ønske for høflighedens skyld.

(v) The Complimentary Close:

Brevet er generelt afsluttet med et gratis luk ved at bruge nogle standard sætninger eller sætninger som "Deres trofaste", "Deres virkelig", "Deres meget virkelig", "Med venlig hilsen" mv.

(vi) Underskrift:

Brevet skal underskrives af forfatteren alene, men under underskriften kan navnet skrives inden for parentes, således at læseren kan kende navnet (da signaturen måske ikke er læselig).

Underskrift skal ledsages af:

(a) Navnet på den bekymring for hvem brevet skrives (dette er angivet over underskriften).

(b) betegnelsen (dvs. den officielle stilling) af den person, der laver signaturen (dette er angivet under underskriften) for at sikre signaturens ægthed. Underskriverens status har stor betydning for betydningen af brevet. Signaturen er normalt på højre side af brevet.

(vii) Indkapslinger:

Hvis der er vedlagt papir, check, udkast osv. På brevet, skal det nævnes i nederste hjørne af brevet i venstre side med angivelse af antal og beskaffenhed af kabinettet. Kort sagt er det skrevet som 'Encl:'.

(vii) Postskrifter:

Efter at brevet er gennemført, skal der tilføjes noget under overskriften: Postskripter (eller PS kort sagt), hvis et nyt punkt kommer op i forfatterens mening, som han mener. Dette er dog ikke en god praksis. Det er bedre at genskrive eller skrive bogstavet igen. Forfatteren skal starte hans navn i slutningen af postskrifterne.

(ix) Initialer:

Ved den yderste venstre side nederste hjørne skriver typografen sine initialer. Dette er nødvendigt, fordi hvis der er nogen fejl ved skrivning, kan man finde ud af, hvem der var typografen, især når der er en maskinskrivemaskine.

(x) Kopi:

Nogle gange sendes en kopi (eller kopier) af et brev rettet til en person eller en part til en anden person eller parti (personer eller parter) som reference. Dette er mere almindeligt i intern kommunikation, når der kopieres eller kopieres et brev, der skal sendes til en anden afdeling eller afdelinger. I sådanne tilfælde i bundens ende er navnet eller navnene på person eller parti (eller personer eller parter) (nævnt) med mærket ccie carbon copy.

Erhvervsbogstav nr. 3. Typer:

Erhvervsbreve er af forskellige typer, da breve er skrevet om forskellige emner, ved forskellige lejligheder og under forskellige omstændigheder.

Forskellige breve er beregnet til forskellige typer mennesker og med forskellige formål. Erhvervsbreve er primært grupperet i cirkulære og bogstaver. Cirkulære er ikke beregnet til enkeltpersoner eller bestemte personer eller parter. De er beregnet til et stort antal personer eller en stor gruppe eller offentligheden som helhed.

For eksempel sendes et fælles cirkulære af en fabrikant til sine forhandlere, der informerer dem, ændringer i forhandlingsvilkårene eller priserne på varerne. Omkring kan sendes direkte til kunderne. I en kampagneproces kan der sendes cirkulærer, der introducerer et produkt til et stort antal personer, der tager deres navne og adresser fra telefonkatalogen.

Brev er beregnet til bestemte personer eller parter, der beskæftiger sig med nogle specifikke emner og sendes individuelt. Nogle gange er cirkulærer knyttet til selvadresserede og jævnt stemplede konvolutter, således at modtagerne af cirkulærerne uden besvær eller omkostninger kan sende svar. Erhverv Besvarelseskort kommer også ind under denne kategori. I stedet for at sende selv adresserede konvolutter, sendes selvadresserede kort, som ikke kræver poststempler, fordi afsenderen betaler for frimerkerne på forhånd og får en licens til udstedelse af sådanne kort fra posthuset mod betaling af gebyrer.

Et licensnummer til afsenderen er trykt på kortene. Udover denne klassifikation finder vi også Form Letters. Disse er standard svar sendt mod fælles henvendelser. Sådanne breve er underskrevet af junior officerere eller endda af kontorassistenter og har mindre betydning.

Business Letter # 4. Omkostninger:

Det er meget vanskeligt at beregne prisen på et bestemt brev, der er udarbejdet og sendt fra kontoret. Omkostningerne er ikke så lave som det fremgår. Det involverer to typer af omkostninger, monetære og reelle, og den reelle pris har en penge værdi.

Under begge aspekter af omkostningerne kan følgende omkostninger opregnes:

(1) Omkostningerne til papirvarer, klip, pin, carbonpapir, kuvert osv.

(2) Installation, drift og vedligeholdelse af de anvendte maskiner.

(3) Udgifter til spild af brevpapir, hvis nogen.

(4) porto

(5) Lønnen til kontoristene, stenograferne, maskinskriverne osv.

(6) Udgifter til arkivering af kopierne.

(7) Omkostninger på pladsen i korrespondanceafdelingen, placering af maskiner mv.

(8) Tidsforbruget af de officerer, der laver planerne, før de skriver og dikterer breve.

(9) Kontorets generelle omkostninger til belysning, leje mv.

Det er ønskeligt, at korrekt kontrol er der, så omkostningerne minimeres. I det store hele kommer en stor del af de samlede kontorudgifter ud af korrespondancearbejdet. Brug af maskiner sparer tid og omkostninger. Formularbreve bidrager også til reduktion af tid og omkostninger. Omkostningerne kan reduceres ved at eliminere unødvendig korrespondance. Kontrol ved køb af papirvarer reducerer indirekte omkostningerne.

Business Letter # 5. Præsentation:

Præsentationen af et brev er et vigtigt spørgsmål i korrespondance. Bogstaver skal præsenteres elegant. Kvaliteten af de anvendte papirvarer, ved udskrivning af brevhoveder, som det vil sige ved skrivningen, skal være af høj standard. Generelt bruges forskellige kvaliteter af papirvarer til forskellige typer bogstaver.

Kvaliteten af trykning (brug af en række farver, brug af dyser osv. På brevpapirerne) er også varieret. Selv korrekt foldning af bogstaver tilføjer elegance til dem. Store forretningshuse fortsætter med at bruge en bestemt farve (eller farver) blæk til udskrivning af alle bogstaver. Det hedder 'husfarven', og det hjælper med at skabe goodwill.

Skitse af lay-out eller brevform: