Top 11 Sample Business Letters (Med Prøve)

Liste over nogle velskrevne prøvebrancher.

Erhvervsbog nr. 1. Tilbud, tilbud og ordrer:

Introduktion:

Et tilbud betyder en invitation fra en fabrikant eller en forhandler til sine potentielle kunder, der forventer ordrer fra dem.

Et sådant tilbud kan være:

(a) Frivillig:

Tilbudsgiveren inviterer invitationen ud af hans egen og

b) Specifikke:

Et tilbud er lavet som svar på en forespørgsel fra en sandsynlig kunde. Når en forretningsmand gør en forespørgsel fra en anden forretningsmand om køb af varer til handelsformål, kaldes det en handelsforespørgsel. I det første tilfælde sender sælgeren cirkler og i sidstnævnte tilfælde et specifikt brev.

Mens et frivilligt tilbud er af "forfølgende" type, der kalder køberens opmærksomhed og fristende ham, giver et specifikt tilbud opmærksom på nogle specifikke vilkår og betingelser.

Store bekymringer, inden indkøb af papirvarer, butikker, råmaterialer mv. Anmodes om tilbud fra leverandører. Denne invitation kaldes et bud. Der kan afgives bud til alle leverandører generelt ved at offentliggøre en udbudsbekendtgørelse i aviser, eller bud kan kun foretages til indkøbte eller registrerede leverandører. Store bekymringer har sådanne tilmeldte eller registrerede leverandører for specifikke varer. Som svar på bud udsender leverandørerne specifikke tilbud eller tilbud.

Et tilbud er et svar på et bud. Et bud er som en handelsforespørgsel, og et tilbud er som et specifikt tilbud. Nogle vedrører leverede trykte eller duplicerede citatformer, hvor tilbudene skal sendes. På grund af ensartetheden bliver det lettere at sammenligne citaterne for at træffe beslutninger.

Leverandøren forstår også, hvad der er ønsket af køberen. Sammen med citatet skal der sendes prøver og nogle gange nogle alvorlige penge. De alvorlige penge sikrer leverandørens ægthed og oprigtighed.

Et specifikt tilbud eller et tilbud er fyldt med detaljer - beskrivelse af varen, prisen, rabatprisen (hvis nogen), transportformen, hvem der skal bære transport, forsikring og andre dertil hørende omkostninger, tid til at være taget til levering, betalingsform, når betalingen skal foretages, emballagens art og dens omkostninger mv.

Ordrer kan placeres af forretningsmændene for køb hos leverandører enten på grundlag af tilbud eller modtagne tilbud eller direkte. En ordre er en skriftlig rekviration for varer, der skal leveres. Nogle gange sender en køber først et acceptbrev til tilbuddet eller et citat, der skal følges af en ordrebrev, der skaber en formel kontrakt mellem køber og sælger, der fører til lovlige forpligtelser.

Derfor skal en ordrebrev udfærdiges meget omhyggeligt. Ordrebrevet kan være den første, eller det kan være en gentagelsesordre. Hvis der bestilles en række varer, kan brevet ledsages af et særskilt ordreark. En ordre er ikke nødvendigvis placeret på den person, der citerer den laveste pris. Leverandørens eller pålidelighedens evne skal også tages i betragtning. En ordre kan opdeles og delvist kan placeres på forskellige leverandører for at sikre regelmæssig forsyning.

Prøve 1:

TILBUD (Frivillig):

Eksempel 1:

Office Equipment Co. Ltd ønsker at stille et generelt tilbud til alle sine forhandlere med hensyn til en ny mærke skrivemaskine.

Office Equipment Co. Ltd

Brabourne Road, Calcutta-700 001

(Producenter af kontorudstyr)

Telefon: 34-6003

Telegraphic

Adresse: OFEQ

Telex: C7348

Kode: A, B, C.

Ref. Nr. Cir / L / L15 / 88

24. april 1998

Til alle forhandlere

Kære Herrer,

Re: Introduktion af LIPI skrivemaskine:

Vi har fornøjelsen at meddele, at vi lige har lagt på markedet vores prestigefyldte produkt - LIPI-mærket Skrivemaskine. Dette er den nyeste model fra vores veluddannede produktdesignere, der passer bedst til moderne kontorer.

De særlige træk ved denne model er:

1. Feather-touch operation.

2. Helt lydløst.

3. Flere justeringer.

4. Elegant aluminiumslegeringskabinet.

5. Så let som en porteføljen taske.

Vi tilbyder en særlig rabat på 25% til vores registrerede forhandlere på alle ordrer modtaget af os senest den 30. juni 1988. Andre vilkår forbliver de samme.

Se venligst et illustreret katalog, der viser maskinens yderside og dens indre mekanismer. LIPI skrivemaskiner kan også ses på vores showroom til demonstration.

Vi håber, du må ikke gå glip af dette kofanger tilbud.

Med venlig hilsen,

Til Office Equipment Co. Ltd

Encl: En katalog

Marketing Manager

Erhvervsbog nr. 2. Bekræftelse, afslag og annullering af ordrer:

Når en ordre er modtaget af en leverandør, er det en almindelig praksis, at han sender et bekræftelsesbrev til køberen. Dette kaldes bekræftelsesbrev.

Det har to aspekter:

(1) Det er et spørgsmål om høflighed, at en ordre skal anerkendes.

(2) Det bliver obligatorisk for køberen at udføre sit løfte.

Et bekræftelsesbrev skal fortælle køberen. Hvis han helt og holdent er en ny køber, vil han blive hilst velkommen som en ny kunde af den forsørgerlige bekymring. I bekræftelsesbrevet angives forventet afsendelsesdato.

Så snart en ordre er udført, kan intimation sendes af leverandøren til køber af faktum ved et brev, der kaldes et brev om udførelse af en ordre.

Dette er ønskeligt af to grunde:

(1) Som et spørgsmål om høflighed og

(2) Til oprettelse af rekord, således at der ikke opstår misforståelser i fremtiden med hensyn til udførelse af ordren.

Generelt sendes sådanne breve om udførelse af en tung ordre eller levering af varer til en fremtrædende køber, fra hvilken der forventes yderligere patronage eller i tilfælde af en fjern (udenlandsk) køber. Brevet skal indeholde alle detaljer om de afsendte varer.

Hver ordre modtaget af en forretningsmand er muligvis ikke acceptabel. Der er forskellige grunde til manglende accept eller afslag på en ordre. F.eks. Kan partiet, der placerer ordren, ikke være pålideligt med hensyn til betaling, eller vilkårene foreslået af køberen kan ikke accepteres mv.

Med andre ord kan årsagerne til afslag være personlige eller upersonlige. Uanset hvad der kan være årsagen, skal ikke-accept accepteres til køberen, der omgående nævner årsagen og samtidig udfærdiger brevet på en høflig og diplomatisk måde. Et sådant brev hedder Letter of Refusal.

Nogle gange beslutter en kunde, efter at have bestilt en bestilling, at annullere den. Aflysning muligvis af forskellige årsager, som tidligere ikke kunne tænkes. For eksempel kan efterspørgslen efter varen eller markedsprisen for varerne falde pludselig, og en erhvervsdrivende, der har bestilt en ordre, kan blive tvunget til at annullere ordren. Eller en erhvervsdrivende har bestilt en række varer, for hvilke han havde en kunde, der nu annullerer ordren. Nogle gange kan en køber, uden foragt, annullere ordren, når leverandøren laver usædvanlig forsinkelse med at udføre den.

I hvert tilfælde skal køberen intimere sælgeren ved hjælp af et brev kaldet Annullationsbekendtgørelse, som skal sendes tilstrækkeligt i forvejen, så det når sælgeren inden ordren udføres. Nogle gange er der intimation givet af et telegram. Sælgeren kan tage undtagelse til annullering og anvende loven enten for at kræve erstatning eller insistere på specifikke præstationer (dvs. at tvinge køberen til at købe varerne ved en domstolsafgørelse).

Sommetider accepterer sælgeren annulleringen, når han har gode relationer og regelmæssige transaktioner med sin køber, eller når han forventer en god ordre i fremtiden fra denne køber. På den anden side kan en sælger, der har accepteret en ordre, undertiden finde vanskeligheder med at gennemføre den på grund af forskellige grunde.

For eksempel er varerne ude af lager, der er stor efterspørgsel efter varer, og leveringen skal derfor forsinkes, sælgeren har ikke tilstrækkelige midler til at anskaffe eller afsende varerne mv. I sådanne tilfælde skriver sælgeren breve til køber anmoder ham om at vente og endda tilbyde nogle ekstra facilitet at gøre ulejligheden.

Prøve 2:

Bekræftelsesbrev:

Eksempel 2:

Office Equipment Co. Ltd sender et bekræftelsesbrev til Technico Engineering Co. Ltd ved modtagelse af ordren (Prøvebrev 6, Eksempel 2).

Overskriften (bortset fra Ref.nr. og Dato) og Gratis Luk er de samme som i Prøvebrev 1.

Ref. Nr. 200 / D / T-2

12. maj 1988

Den administrerende direktør

Technico Engineering Co. Ltd

Connaught Place

New Delhi

Kære hr,

Re: Din ordre til en LIPI skrivemaskine:

Vi takker jer meget for Deres brev nr. OP-M / OE / 82 af 4.5.88.

Som ønsket af dig skal vi sende artiklen af ​​Road Transport og videresende dokumenterne via Bank of Baroda, Connaught Place Branch, New Delhi.

Vi lægger stor vægt på side 4 i kataloget, hvoraf en kopi er vedlagt, hvor det tydeligt fremgår, at vi tilbyder garanti for et år for skrivemaskinen og ikke i to år som forventet af dig. Vores tjenester skal dog altid være til rådighed, når der opstår problemer.

Selv om vi på grund af den store efterspørgsel efter LIPI skrivemaskine på markedet normalt ikke er i stand til at udføre en ordre inden en måned fra datoen for modtagelse af det samme, skal vi forsøge at sende artiklen på et tidligere tidspunkt .

Vi er overbeviste om, at specialdesignet LIPI skrivemaskine vil tjene din tilfredshed.

Med venlig hilsen,

Marketing Manager

Encl: En katalog

Erhvervsbrev nr. 3. Krav, klager og justeringer:

Ordrer skal udføres med al mulig pleje, så der ikke er fejl i mængden eller kvaliteten af ​​de leverede varer, ved udfærdigelsen af ​​fakturaen eller regningerne, i transportformen, i pakning osv. Når der er fejl i En af ovennævnte måder køberen gør klager på, og han kan gøre krav på erstatning. Nogle gange skal kompensationen betales, eller sagen kan afklares gennem tilpasninger.

En køber efter at have modtaget varerne kan skrive et klagebrev, der gør nogle krav eller andet på grund af følgende grunde:

(a) Varerne er ikke op til kvaliteten.

(b) Mængden varierer fra den anførte rækkefølge eller fra beskrivelsen i fakturaen eller regningen.

(c) Varerne er beskadiget eller defekt pakket.

(d) Prisen stemmer ikke overens med noteringen.

e) Der er forsinket forsendelse af varerne.

f) Transportformen afviger fra det, der blev aftalt, hvilket forårsager skade på varer, forsinkelse ved ankomst osv.

Skrivelsen af ​​et klagebrev er delikat, selvom køberen har tilstrækkelige grunde til at blive utilfreds med irriteret. Klagenbrevet skal være høfligt, men fast. Anbringelserne skal være berettigede og faktiske. Den skal være hurtig og inden for rimelig tid. Leverandøren får mulighed for at rette fejlen eller foretage justeringer. Hvis den fremsatte klage viser sig at være usand, skal klageren anerkende den i en sportslig ånd.

En tilpasningsbrev sendes af leverandøren, der foreslår korrektion af fejl og derved afklarer tvisten. Ved modtagelse af en klage skal leverandøren foretage en grundig undersøgelse for at finde årsagen til fejlen og kontrollere den. Derfor skal han på den ene side skrive til køberen og anmode om tilpasninger, og på den anden side skal han træffe foranstaltninger internt, således at den slags fejl ikke gentages. Han skal forsikre køberen om, at en sådan fejltagelse ikke gentages i fremtiden.

Hvis klagen viser sig at være usand, skal køberen høfligt oplyse køberen om det, uden at forstyrre ham, så kunden ikke går tabt. Den generelle maxim efterfulgt af forretningsmænd er, at "kunden altid har ret". En leverandør skal dog være taktfuld og under ingen omstændigheder acceptere grov uretfærdighed, som en kunde har foretaget med urigtige klager. Et tilpasningsbrev kan være lidt langt, så leverandøren kan forklare sin stilling fuldt ud. Det skal være høfligt og taktfuldt.

Prøve 3:

Brev af krav, klage og justering

Eksempel 3:

Mænds Garments Stores of Calcutta, en forhandler i beklædningsgenstande, modtager en forsendelse af færdige uldtrøjer fra Punjab Wollen Products of Amritsar for sent til vintersæsonen.

Tøjbutikker

Grant Street, Calcutta

(Forhandlere i alle former for færdige beklædningsgenstande)

Telefon: 44 9098

17. januar 1989

Punjab Woolen Products

Main Road, Amritsar

Kære Herrer,

Re: Din forsendelse nr. 30971:

Dette er at meddele straks, at vi lige har modtaget din forsendelse nr. 30971, der indeholder 250 stykker uldedragt i forskellige størrelser mod vores ordre nr. 238 af 7.9.88.

Vinterperioden i Calcutta har været på siden december sidste år. Markedet for uldvarer i Calcutta fanger op i begyndelsen af ​​december og får fart frem til julen. I denne sammenhæng har vi intet at gøre med dine varer modtaget så sent som i anden uge i januar.

Vi stillede vores bestilling så tidligt som 7.9.88, så vi får tilstrækkelig tid til at forsende varerne i tide. Det er meget mærkeligt, at du har taget fire måneder til at udføre ordren.

Vi beklager at angive, at vi er tvunget til ikke at acceptere sendingen. Du bliver bedt om at sørge for at tage varen tilbage.

Med venlig hilsen,

Tøjbutikker

Indehaver

Business Letter # 4. Samling:

I erhvervslivet skal kreditfaciliteter ydes af en forretningsmand til en anden. Hver virksomhed har nogle skyldnere (primært købere) ved udgangen af ​​regnskabsårene. Forretningsmænd tillader kredit til andre at tage al den omsorg ved at fastslå den finansielle stilling hos en debitor fra banken eller fra medmennesker.

Bankreferencer eller kreditkort fra bank er en meget almindelig affære. På trods af alle disse forholdsregler modtages nogle gange ikke betalinger fra parterne. Et samlingsbrev betyder en påmindelse sendt til en debitor, der beder ham om at betale.

Der er forskellige slags skyldnere:

(a) Nogle debitorer betaler kun efter at have fået en påmindelse.

(b) Nogle skyldnere har villighed til at betale, men på grund af vanskeligheder er de ikke i stand til at betale.

(c) Der er debitorer, der bevidst undgå eller forsinker betalinger. Bogstavets tone og stil vil være forskellige slags debitorer. Et samlingsbrev må ikke skade skyldneren eller nedsætte hans prestige. Samtidig skal det være effektivt. Nogle gange skal der skrives en række eller en række bogstaver.

Tonen i sådanne breve bliver gradvist sværere og i sidste ende ender med en trussel for retshandlinger. Første bogstav skal være en mild påmindelse. Den anden skal også være mild med henvisning til første bogstav og kan ledsages af en duplikatregning. Det tredje brev skal være hårdt og fast, der nævner ulejligheden som følge af manglende betaling. Det fjerde brev skal indeholde krav om betaling inden for en bestemt dato. Det sidste brev er en trussel for retssager.

Det skal bemærkes, at stilen ved at skrive et afslappet påmindelse brev og første bogstav i en serie er det samme.

Prøve 4:

Samlingsbreve

Eksempel 4:

Antag, at Technico Engineering Co. Ltd (Prøvebrev 2, Prøvebrev 6-Eksempel 2 og Prøvebrev 7- Eksempel 1) undlader at foretage betaling ved modtagelse af leveringen af ​​LIPI-skrivemaskine fra Office Equipment Co. Ltd.

Første bogstav:

Overskriften (bortset fra Ref. Nr. Og Dato), Indvendig adresse og Gratis Luk skal være det samme som i Prøvebrev 7.

Ref. Nr. 200 / D / T-3

2. juni 1988

Kære hr,

Re: Vores lov nr. 759 af 17.5.88:

Vi henleder opmærksomheden på vores ovennævnte lovforslag for at levere en LIPI skrivemaskine. I din venlige orden af ​​4.5.88 anmodede du os om at sende artiklen gennem Bank of Baroda, Connaught Place Branch, New Delhi. Vi forventede bankforslaget straks efter at artiklen var nået til dig. Desværre har vi endnu ikke modtaget betalingen. Måske har vores lovforslag undslettet din opmærksomhed.

Vi vil være glade, hvis du sender forsendelsen til banken så hurtigt som muligt.

Andet brev:

Ref. Nr. 200 / D / T-4

19. juni 1988

Kære hr,

Re : Vores bill 759 af 17.5.88:

Vi henleder Deres opmærksomhed på vores brev nr. 200 / D / T-3 af 2.6.88, hvor vi beder dig om at foretage betalingen på et tidligt tidspunkt.

Vi beklager at konstatere, at der ikke er modtaget nogen betaling fra os hidtil, eller at ovennævnte brev er blevet anerkendt. Vi sender dog en kopi af lovforslaget til din henvendelse, der anmoder dig om at fremskynde betalingen.

Slut: En kopi af regning nr. 759 af 17.5.88

Tredje bogstav:

Registreret med A / D

Ref. Nr. 200 / D / T-5

26. juni 1988

Kære hr,

Re: Vores lov nr. 759 af 17.5.88

Vi beklager at påpege, at vores breve fra 2.6.88 og 19.fi.88 gør opmærksom på at betale for vores Bill nr. 759 af 17.5.88, ubekræftet.

Du skal indrømme, at beløbet er forsinket, og det er ikke muligt for os at vente længere. Vi anmodede ikke om nogen forskud, da du bad os om at sende artiklen via din bank. Det er ikke vores princip at tillade en så lang kredit til vores kunder.

Du bliver derfor bedt om at sende bankudkastet ved returpost.

Fjerde bogstav:

Registreret med A / D

Ref. Nr. 200 / D / T-6

5. juli 1988

Kære hr,

Re: Vores lov nr. 759 af 17.5.88:

Det er meget beklageligt, at du trods vores gentagne påmindelser om 2.6.88, 19.6.88 og 26.6.88 ikke har passet på at afregne kontoen og ikke engang har anerkendt bogstaverne som almindelig forretningsmæssig høflighed.

Under omstændighederne er vi nødt til at råde dig til, at hvis vi ikke modtager betalingen fra dig inden for tre dage fra modtagelsen af ​​dette brev, har vi intet andet alternativ end at overdrage sagen til vores juridiske afdeling.

Vi stoler på, du vil indse situationen og gøre det nødvendigt for at undgå ubehag.

Endelig brev:

Registreret med A / D

Ref. Nr. 200 / D / T-7

10. juli 1988

Kære hr,

Re: Vores Bill nr. 759 af. 17.5.88:

Vi er nødt til at oplyse, at da vi ikke har modtaget noget svar på vores brev nr. 200 / D / T-7 af 5.7.88 samt til alle de tidligere breve, hvor vi anmodede om betaling af vore regning nr. 759 af 17.5.88 har vi i dag afleveret sagen til vores juridiske afdeling for nødvendige handlinger.

Du vil snart høre fra instituttet.

Erhvervsbrev # 5. Agenturbrev:

Forretningsmænd skal udpege agenter til at udøve aktiviteter på deres vegne og repræsentere dem for tredjemand. Dette er det mest almindelige i forbindelse med distribution af varer. For distribution af varer skal der etableres kontakter med potentielle købere. Generel introduktion sker gennem reklamer, men for personlige kontakter udpeges salgsrepræsentanter, der flytter rundt på markedet.

Selv da er det måske ikke praktisk at møde enhver mulig køber. Derfor udnævner forretningsmænd agenter i forskellige områder eller lokaliteter. Nogle gange er en Sole Agent udpeget til at tage ansvaret for hele distributionen, og Sole Agent udpeger agenter. En agent har mange funktioner - at få kontakter, til at ordre ordrer, gennemføre salg, indsamle betalinger, give garanti for kreditsalg mv. En agent udpeges ved skriftlig aftale.

Ofte foregår forhandlingerne gennem brevveksling, og sådanne breve kaldes agenturbreve. Indledningsvis kan en producent eller en grossist skrive til et parti, der tilbyder et agentur, eller en part kan skrive til producenten eller en grossist søger agentur. Der er forskellige slags agenter.

Generelt set er der fra retssynspunktet to typer agenter:

(a) En kommissionsagent, der driver virksomhed selvstændigt, tager risikovillig og indtjeningskommission.

(b) En Mercantile Agent, der handler på vegne af rektor, uden at tage risiko, men tjener provision.

I erhvervslivet bruges ordene distributørforretning, forhandler mv også i samme forstand som agentur. Derfor vil bogstavets stil være det samme i hvert sådant tilfælde.

Prøve 5:

Brev søger agentur:

Eksempel 5:

Antag, at hr. Nataraja Trading Syndicate (Prøvebrev 4) sender detaljerede vilkår og betingelser til Office Equipment Co. Ltd, der søger agentur for Tamilnadu.

Nataraja Trading Syndicate:

Ennore, Madras

Telefon: 215748

Ref. Nr. TE / OEC / 1-88

19. april 1988

Den administrerende direktør

Office Equipment Co. Ltd

Barbourne Road, Calcutta

Kære hr,

Re: Agentur i Tamilnadu for din LIPI skrivemaskine:

Må vi introducere os selv som forhandlere af kontorudstyr inklusive maskiner, der har en erfaring på omkring tyve år i denne linje. Vi har et netværk af organisation i Tamilnadu, med en erfaren salgsstyrke. Vi opretholder et velindrettet showroom og salgstæller på det mest folkerige sted i byen.

Vi har set med interesse reklamerne for dit produkt, men vi finder ikke nogen effektive skridt taget til sin markedsføring i denne tilstand. Vi stoler på, at der er et stort omfang for det samme.

Vi vil være glade for at åbne forhandlinger med dig for at oprette et salgscenter med os for dit produkt.

Der kan henvises til staten Bank of India, hovedkontor, Madras, fjende vores legitimationsoplysninger.

Vi er klar til at gøre det bedste ud af vores serviceydelser til at udvikle et marked for din LIPI skrivemaskine i Tamilnadu, hvis du overdrager det ansvar til os. Vi vil være glade for at høre fra jeres vilkår og betingelser for agenturet.

Med venlig hilsen

For Nataraja Trading Syndicate

Partner

Business Letter # 6. Status Forespørgsler:

En stor mængde handel i dag sker på kredit. Og der er altid et risikofaktor ved at yde kredit til en ny kunde. Vismæglere tillader ikke kredit direkte. I stedet foretager de først nogle omhyggelige henvendelser om en ny kundes finansielle status og kreditværdighed, inden han giver ham nogen kredit.

Status henvendelser foretages fortroligt. Oplysningerne kan hidrøre fra den fremtidige kunde eller hos hans bankmand. Der er kreditinstitutter i udviklede lande for at yde en sådan service.

I et brev af statusundersøgelse skal følgende punkter noteres:

(1) Årsag til at foretage en sådan undersøgelse.

(2) Den ønskede information.

(3) Tillid til at holde informationen hemmelig.

(4) Tillid til gengældelse af en sådan fordel, når den bliver bedt om det.

(5) Navn på partiet om hvem oplysninger er ønsket ikke at blive nævnt i brevets krop normalt. Den er skrevet på et separat slip, som kan ødelægges til enhver tid, så ingen optegnelser opretholdes, og der er absolut hemmeligholdelse.

Et svar på et sådant henvendelsesbrev kan være gunstigt eller ugunstigt. Med andre ord kan den part, til hvem forespørgslen er sendt, tale for favør eller til fordel for partiet (søger kredit).

I et svarbrev skal følgende punkter noteres:

(1) Svaret skal være kort og til punktet.

(2) Oplysningerne skal være strenge baseret på personlig viden.

(3) Hvis svaret er ugunstigt, bør det udtrykkes taktfuldt og forsigtigt.

(4) Til ansvar tages der imidlertid af giveren af ​​oplysninger, når svaret er gunstigt. Det gunstige svar er ikke en garanti.

Prøve 6:

Letters Asking for Status Forespørgsel og svar derpå:

Eksempel 6:

Janata Electronics Co. of Kanpur har anmodet om en kreditforsyning på 6 'LOOK-HEAR' tv-sæt, der svarer til Rs. 24 000-00 fra Eastern India Electronics Ltd i Calcutta, producent af sætene. Fabrikanten skriver et brev til Sharma Sound Products of Kanpur, der beder om, at Janata Electronics Co.

Eastern India Electronics Ltd

109 Camac Street, Calcutta 71

(Producenter af elektronisk udstyr)

Telefon: 641257

Ref. Nej, S-EN / UP53

26. marts 1988

Sharma Sound Products

Meston Road

Kanpur

Kære hr,

Re: Status forespørgsel fra et firma:

Virksomheden nævnt i vedlagte slip, har bestilt os for 6 'LOOK-HEAR' tv-sæt og har bedt om en kredit på 3 måneder. Da firmaet ikke er kendt for os, skal vi være stærkt forpligtede, hvis du, en af ​​vores mest respekterede kunder, venligt giver os de nødvendige oplysninger om dets økonomiske status og forretningsmæssige omdømme. Vi ønsker specielt at vide, om man kan tillade firmaet at kreditere omfanget af Rs, 24.000, 00.

Eventuelle oplysninger fra dig skal behandles som strengt fortrolige, og vi vil kun være meget glade for at gengælde din gestus, når der opstår tilfælde.

Vi takker på forhånd for dit venlige samarbejde.

Din trofaste,

For Eastern India Electronics Ltd

N. Sarkar

Salgschef

Glide

Janata Electronics Co.

Meston Road

Kanpur

Business Letter # 7. Anbefaling og Credit:

Formålet med et anbefalingsbrev er at hjælpe en kendt person til at opnå en fordel.

(1) Det kan skrives at anbefale en ansøger til et job til sin potentielle arbejdsgiver. I denne type brev nævner forfatteren ansøgerens navn, giver en kort redegørelse for hans baggrund og kvalifikationer og bekræfter hans karakter og evner. Forfatteren skal anføre fakta og intet andet end fakta. Sproget skal være enkelt, og stilen på skrivning skal være høflig.

(2) Et anbefalingsbrev kan skrives for at anbefale en forretningsforbindelse til andre forretningsforbindelser, der gør samme slags forretning. Formålet med denne type anbefaling brev er at indføre en forretnings ven til en anden forretningsmand med henblik på at hjælpe ham med at danne nye forretningsforbindelser eller opnå kredit på markedet.

I denne type anbefalingsbrev skal forfatteren nævne det fulde navn på den anbefalede person, formålet med henstilling og personens økonomiske status og goodwill. Forfatteren vil fremsætte en anmodning om, at modtageren kan give al mulig hjælp til den anbefalede person. Brevet skal være en simpel og bør kun indeholde sandheden.

Samtidig skal forfatteren gøre det klart, at han ikke kan tage noget personligt ansvar for den anbefalede person. I tilfælde af et kreditkort (se nedenfor) er der et sådant personligt ansvar. Brevet skal lukke med tak for alle tjenester, der kan udføres.

I tilfælde af et kreditkort indfører forfatteren en person til adressaten og beder ham også om at betale en vis sum penge eller at levere nogle varer til den indførte person. Et kreditkort er et vigtigt instrument i udenrigshandlen, hvorved importørens bankmand introducerer importøren til en eksportør, således at sidstnævnte kan sende varerne til importøren på en sikker måde, og betalingen er garanteret. Et kreditkort fra en bankmand, der benyttes i udenrigshandel, har en nærmere angivet formular.

Et almindeligt kreditkort skal indeholde navn og adresse og andre oplysninger om den person, der indføres, navn og adresse på den adressat, som den skal fremlægges til betaling, beløbet eller grænsen for det beløb, der skal betales betalt, underskrift af den person, der indføres (dette skal sammenlignes med den underskrift, der skal foretages af ham på tidspunktet for betalingen), gyldighedsperioden for krediten og eventuelle andre betalinger vedrørende betalinger.

Kreditbreve er bredt inddelt i:

(a) Kommerciel:

Disse udstedes af forretningsmænd til fordel for deres salgsrepræsentanter eller andre agenter, der er bemyndiget til at indsamle betalinger eller udstedes af bankfolk til fordel for deres kunder for det meste i udenrigshandelen. Kommercielle kreditbreve kan igen være af forskellige typer: Revocable (som kan tilbagekaldes inden for den fastsatte kreditperiode), uigenkaldelig (hot at tilbagekaldes), drejende (et sådant kreditkort bliver gyldigt igen efter den fastsatte periode er overstået) etc.

b) Ikke-kommercielt:

Disse udstedes af banker til deres kunder eller rejsende, som de kan kaste på andre steder fra filialerne af disse banker der. Disse er lige så gode som rejsesjekker. Folk kan turnere og bruge penge uden at foretage kontanter faktisk.

Anbefalingsbrev og kreditbreve kan klassificeres i to:

(a) Enkel:

Et sådant brev er rettet til en enkelt part.

(b) cirkulære:

Et sådant brev er beregnet til en række parter.

Prøver af forskellige former for anbefaling og kredit er angivet nedenfor.

Prøve 7:

Anbefalingsbrev:

Eksempel 7:

Antag at en person ønsker et job i enhver virksomhed. Han har akademiske kvalifikationer, men han har brug for anbefaling fra en pålidelig og respektabel person på grundlag af hvilken en arbejdsgiverbil stoler på ham og giver ham en beskæftigelse. En sådan anbefaling brev kan være skrevet af en person eller af firma eller virksomhed (a) beregnet til en bestemt arbejdsgiver eller (b) beregnet til enhver arbejdsgiver. En tidligere arbejdsgiver kan skrive et sådant brev til fordel for sin tidligere medarbejder.

(a) anbefaling brev beregnet til en bestemt arbejdsgiver

Plaston (india)

200 Brabourne Road, Calcutta 1

(Producenter af plastvarer)

Telefon: 26 1235

Telegrafisk adresse: Plast

Ref. Nr. Diverse / 23/89

5. januar 1989

Chemoflax Co.

178 Nariman Avenue

Bombay 400005

Kære Herrer,

Sri Pravin Popat har været medarbejder hos os i salgsafdelingen siden 1972. Han besidder en god B. Sc. grad med Honours in Chemistry. Hans viden inden for kemi har hjulpet ham meget til at forstå problemerne med fremstilling af plastprodukter.

Under sin tjeneste her har han afgivet sine pligter med loyalitet og fortjeneste. Jeg er ked af at forlade ham, da han under nogle pres fra sin familie er tvunget til at forlade Calcutta og bosætte sig i sin egen stat. Enhver organisation vil være stolt af at have en betroet og hårdtarbejdende person som Sri Popat. Jeg anbefaler ham for ethvert indlæg af tillid og ansvar.

Jeg vil meget gerne sætte pris på, om Sri Popat absorberes i din bekymring.

Med venlig hilsen

For Plasticon (Indien)

R. Merhotra

Indehaver

Erhvervsbrev # 8. Bank og forsikring:

Banker gør forskellige tjenester til forretningsmændene og til offentligheden også. Den største funktion af en bank som forhandler i penge er at modtage indlån både efterspørgsel og tid, og at yde finansiel indkvartering ved at tillade overkapital, give facilitet til kontantkredit, yde lån og diskonteringsregninger.

De øvrige funktioner i en bank er at udstede kreditbreve, bevare værdigenstande, købe og sælge værdipapirer på vegne af en kunde, rådgive om forretningsmæssige forhold (handelsbanker) og på investeringer, foretage eller samle betalinger på vegne af kunde mv. Korrespondance mellem en bank og dets kunder foregår meget ofte på nogen af ​​disse funktioner.

Da forholdet mellem en bank og dets kunder er af fiduciærtype, dvs. baseret på tillid, er korrespondancen generelt fortroligt. Det skal bemærkes, at mens der skrives et brev til banken, skal en kunde underskrive ved hjælp af sin underskrift underskrevet i banken, når brevet vedrører monetære spørgsmål eller bankkontoen.

Forsikring som en kommerciel aktivitet har stor betydning i erhvervslivet. En forretningsmand skal tage forskellige former for risici, der kan medføre monetære tab. Men at tage forsikringer kan en forretningsmand beskytte sig mod tab som følge af de forskellige former for risici. Tab kan skyldes marin, ild eller andre ulykker, tyveri, indbrud, krig, oprør, naturkatastrofer mv.

En forsikring kan træffes efter forhandlinger, krav skal foretages efter tab er sket, og forskellige former for oplysninger skal passere mellem forsikringsselskabet, dvs. forsikringsselskabet og den forsikrede, dvs. Politibetjent. Alle disse kræver regelmæssig korrespondance. En forsikringsaftale er baseret på flere principper, hvorfra god tro er væsentlig. Derfor er breve relateret til forsikring af fortrolig type og skal omhyggeligt udarbejdes.

Prøve 8:

Bankbogstaver:

Eksempel 8:

Toolman Co. (P) Ltd, et firma, der fremstiller værktøjsmaskiner, skriver til sin bankmand, der beder om økonomisk indkvartering. Selskabet er klar til at tilbyde tilstrækkelige værdipapirer.

Teksten i brevet vil være som følger:

Toolman Co. (P) Ltd

138 Shakespear Sarani, Calcutta 71

(Producenter af værktøjsmaskiner og apparater)

Telefon: 26 9158

Ref. Nej Fin / MB / 43

2. januar 1989

Lederen

Merchant Bank Ltd

Chowringhee Branch

Everest House

Chowringhee Road

Calcutta

Kære hr,

Re: Finansiel indkvartering til Rs. 25.000 ^. 00:

Som kunde med fem års varsel er vi glade for at informere Dem om, at bestyrelsen for Selskabet har besluttet at udvide sin produktion til at imødekomme den stigende efterspørgsel efter sine produkter. Til dette formål er der et presserende behov for at installere en Capstan-maskine, som vil koste Rs. 50.000, 00 ca.

De tilgængelige midler fra selskabet, som du er klar over, tillader ikke fuld betaling for maskinen. Under disse omstændigheder appellerer vi til dig om at yde lån til Rs 25.000, 00 i seks måneder under de sædvanlige vilkår og betingelser. Maskinen, når den er købt, forbliver forfalsket til dig.

Vi er overbeviste om, at det nævnte beløb skal betales tilbage til dig efter seks måneder, når nogle ubetalte regninger fra vores kunder bliver realiseret.

Vi vil være taknemmelige for dig, hvis du venligt sender dine vilkår på et tidligt tidspunkt.

Med venlig hilsen,

For Toolman Co. (P) Ltd

Administrerende direktør

Virksomhedsbogstav nr. 9. Virksomhedsspørgsmål:

De fleste af de store virksomheder udpeger sekretærer, og det er i øjeblikket en lovpligtig forpligtelse for et selskab, der har en indbetalt kapital på Rs. 25 lakhs eller mere til at udpege en kvalificeret sekretær. Selskabssekretæren som sekretær er administrerende direktør på kontoret og en forbindelsesofficer. Som sådan skal han passe på den generelle korrespondance og PR. Since a company has to undergo various legal formalities a constant contact has to be maintained with the Registrar of Companies.

Besides, it has been already discussed that a company secretary has duties to the directors, to the members of the Co., to the members of the staff, to the customers, to the Registrar and finally to the public at large. Contact is mainly maintained through correspondence.

In many companies the secretary looks after the general business correspondence and as such he may have to dictate, sign or look over different types of business letters. The forms and texts of such letters are the same as have been shown in this chapter earlier. A company secretary has to prepare reports on administrative or organisational matters and to submit them before the Board of Directors. Specimen of reports, as shown earlier, will be applicable to reports) prepared by the company secretary as well.

Company matters also include drafting of notices, resolutions and minutes. These are found in the Meeting Chapter. There are some specific types of form letters which a company secretary has to prepare on statutory reasons. Specimen of some such form letters are given below, followed by letters of general correspondence type.

Specimen 9:

Form Letters:

Eksempel 9:

Letter of Allotment written to those share applicants whose applications for shares have been accepted by the Board of Directors.

West Bengal Carbons Ltd

Regd. Office: 24 Lord Sinha Road, Calcutta 71

Makers of carbon black

Telephone: 47 9098

January 30, 1988

Ref. No. AL 103

Sri AK Majumdar

43 Lake Range

Calcutta

Kære hr,

Re: Allotment of shares:

I am instructed to inform you in response to your share application of 5.12.87 that the Board of Directors of the Company at its meeting held on 27.1.88 have allotted you 50 Equity Shares of Rs. 100.00 each in the Company. I have to request you that you will be good enough to pay on or before 28th day of February, 1988, to the United Bank of India (Chowringhee Branch), Chowringhee Road, Calcutta 71, the Banker of the Company, a sum of Rs. 2, 500.00 being the allotment money of Rs. 50.00 per share.

On receipt of the above-mentioned money a Share Certificate shall be sent to you. In the meantime kindly sign the declaration part of the Receipt attached below and send the entire Receipt form to the Banker together with the money. The Receipt will be sent back to you to be exchanged for the Share Certificate.

By Order of the Board

N. Ganguly

Sekretær

Receipt

Dato:

Received from Sri AK Majumdar of 43 Lake Range, Calcutta 26, a sum of Rs, 2, 500.00 (Rupees Two thousand five hundred only) being the amount payable on allotment of 50 Equity Shares of Rs. 100.00 each in West Bengal Carbons Ltd.

Rs. 2, 500 00

United Bank of India

(Chowringhee Branch)

Agent

This portion to be retained by the Banker.

No. AL103

Date :

Til

The Secretary

West Bengal Carbons Ltd

Hermed giver jeg dig over summen af ​​Rs. 2.500 00 (Rupees to tusinde fem hundrede) med kontanter / check nr ........................... .. på .................................. dateret ................... er det beløb, der skal betales ved tildeling af 50 aktier i Rs. 100, 00 pr. Aktie.

Rs. 2, 500-00

Underskrift af allottee

Adresse…………………..

Erhvervsbrev # 10. Repræsentation til regeringen:

En forretningsmand skal komme i kontakt med regeringen gennem sine forskellige afdelinger i udførelsen af ​​hans forretningsaktiviteter. Han skal henvende sig til regeringen for at få forskellige tilladelser, certifikater, licenser mv. Samt at indgive klager eller kræve erstatning eller refusion. Repræsentation til regeringen bliver også nødvendig for at fremsætte protester eller at afgive udtalelser om forskellige politikker eller ordrer fra regeringen vedrørende skatter og afgifter, arbejdsforhold, import eller eksport, registrering, dokumentation mv.

I almindelighed tager de respektive fagforeninger, forskellige handelskamre og andre repræsentative handels- og erhvervsmæssige organer ansvaret for sådanne repræsentationer om spørgsmål af fælles interesse. Desuden skal en forretningsmand bevæge sig individuelt for sin personlige interesse.

I sidstnævnte tilfælde skal han korrespondere med regeringen. I disse dage med planøkonomi og forskellige måder at styre og regulere på erhvervslivet af regeringen er en sådan korrespondance blevet en fælles funktion i erhvervsadministrationen. For repræsentationen til regeringen generelt er der foreskrevne former, der kan fås fra de relevante afdelinger i regeringen. Men meget ofte skrives der i almindelige former.

Repræsentation til regeringen skal rettes til de respektive embedsmænd ved deres betegnelse og ikke af deres navne. Bogstaverne skal underskrives af de øverste ledere eller indehaveren eller partnerne, da sådanne bogstaver har store juridiske værdier. I tilfælde af et selskab underskrives sådanne breve sædvanligvis af sekretæren, hvis nogen, eller af en direktør eller administrerende direktør, hvis nogen.

Repræsentation til regeringen om kommercielle spørgsmål kan udfærdiges på vegne af et enhedsindehaver eller partnerskabsfirma eller af en virksomhed eller anden form for organisation. I eksemplerne nedenfor er "overskriften" og "gratis lukke" ikke blevet givet. Disse kan fastslås ud fra de foregående eksempler. Teksten til hver type bogstav er kun givet.

Prøve 10:

Brev til en vis fordel

Eksempel 10:

West Bengal Chemical Works Ltd skriver til Joint Chief Controller for Import og Export, Calcutta, for at øge sin kvote for australsk talg fra 100 til 150 tons på grund af øget forbrug af materialet.

West Bengal Chemical Works Ltd

103 Jackson Lane, Calcutta 1

Telefon: 39 1248

3. februar 1949

Ref. Nr. JCCIE-1-89

Fælles chefscontroller for import og eksport

Calcutta 1

Kære hr,

Re: Større kvote for australsk talg:

Vi vil gerne henlede din opmærksomhed på grund af stigende efterspørgsel efter vores "Klean" mærke specielle vaskesæbe, vi har et presserende behov for større mængder australsk talg. Længe har vi kun fået tildelt en kvote på 100 tons, som næppe kan opfylde det nuværende krav. Da efterspørgslen efter sæbe er steget med mere end 50% er vi i store vanskeligheder for at klare efterspørgslen.

Det er nu et fast faktum, at selvom importen af ​​talg er under streng kontrol og udelukkende er beregnet til de egentlige forbrugere, er den tilgængelig på markedet fra uautoriserede kilder til en ublu pris.

I denne sammenhæng appellerer vi til dig, hr., At overveje vores ansøgning og at gøre den medfulde. Vi er i stand til at tilfredsstille dig uden tvivl om vores faktiske behov.

Med venlig hilsen

For West Bengal Chemical Works Ltd.

T. Burman

Administrerende direktør

Business Letter # 11. Andre:

En forretningsmand skal skrive forskellige andre typer bogstaver ved forskellige lejligheder. Ikke nødvendigvis er de direkte relateret til hans forretning. Men de er meget almindelige i erhvervslivet. For eksempel er breve skrevet til avisenes redaktører for at ventilere nogle klager eller meninger om nogle emner, enten i forretningsmandens interesse eller i erhvervslivet som helhed. Igen kan en forretningsmand skrive et brev til foreningen, som han tilhører.

Prøve 11:

Brev skrevet til redaktører:

Eksempel 11:

Fibroglass (P) Ltd skriver et brev til statens redaktør, der ventilerer hans klage over regeringens uregelmæssige magtbesparelser.

Fibroglass (P) Ltd

Budge Budge Road, Calcutta

Telefon: 72 1598

29. marts 1988

Ref. Nr. NPS / 1/88

Redaktøren

Statensmand

Calcutta

Hr,

For sent er strømforsyningen i industriområderne blevet usikker. Ikke kun den samlede strømforsyning er kommet til et utroligt lavt niveau, der er absolut kaos med hensyn til de anvendte metoder.

Kraften skæres uforskammet uden nogen advarsel, ikke at tale om nogen bestemt tidsplan. Som følge heraf må vi lide enorme tab, ikke på grund af mangel på produktion, men også på grund af tab af materialer.

Vi har en delikat produktionsproces med smeltende glas ved høj temperatur. Hvis pludselig strømmen går væk, smeltes det råmateriale til en klump, som aldrig kan bruges igen. Hvem vil bære dette tab? Vil regeringen kompensere for det?

Vi undlader at forstå, hvorfor en bestemt tidsplan ikke kan udarbejdes af myndighederne om distribution af magtområdevis? Regeringen burde have visualiseret situationen tidligere i stedet for at følge en politik for at se og se.

Med hensyn til

Med venlig hilsen,

For Fibroglasss (P) Ltd

MN Joshi

Administrerende direktør