Status for en virksomhedssekretær: juridisk og faktisk status

Status for en virksomhedssekretær: Juridisk og faktisk status!

Type # 1. Juridisk status:

Selskabsloven har givet definitionen på en sekretær på følgende måde: "Sekretær betyder enhver person, der har de foreskrevne kvalifikationer, der er udpeget til at udføre de opgaver, som en sekretær kan udføre i henhold til denne lov og enhver anden ministeriel eller administrativ opgave" [Sec 2 (45)].

Endvidere hedder det i loven, at sekretæren er en embedsmand i selskabet. Betegnelsen embedsmand har en særlig betydning i loven. Afsnit 2 (30) definerer en embedsmand på følgende måde: "En embedsmand omfatter enhver direktør, leder eller sekretær eller enhver person i overensstemmelse med hvis anvisninger eller instruktioner bestyrelsen eller en eller flere af direktørerne er eller er vant til handling…"

Igen for at forklare betydningen af udtrykket 'direktør' § 303 i loven bestemmes det, at "enhver person i overensstemmelse med hvis retninger eller instruktioner, et selskabs bestyrelse er vant til at handle, anses for at være direktør af selskabet ".

Af de ovennævnte afsnit i selskabsloven kan der opstå forvirring om en virksomhedssekretærs juridiske status. Det ser ud til, at han har samme status som direktørerne. Generelt vælges en direktør blandt medlemmerne af selskabet, som er stort set ejerne af det.

Men en sekretær udnævnes som en medarbejder og generelt er han en outsider, men en direktør kan fungere som sekretær eller en sekretær kan udpeges som direktør.

Fra Sec 2 (45) og Sec 2 (30) kan en selskabssekretærs juridiske status analyseres på følgende måde:

(1) Han er ansat i selskabet, da han er udpeget til at udføre ministerielle og administrative opgaver.

(2) Som medarbejder har han en høj rang, da han skal foretage administrative opgaver, og bestyrelsen kan handle i overensstemmelse med sine anvisninger eller instruktioner.

(3) Han er beslaglagt med selskabets direktører som:

(a) Som en direktør kan han give anvisninger og instruktioner og

(b) Som en direktør er han også en medarbejder i selskabet.

(4) Han er udpeget i kraft af en aftale med selskabet. Generelt udnævnes andre medarbejdere ikke i henhold til aftaler. Hans status ved lov er højere end for andre medarbejdere. Han er placeret som leder eller revisor i selskabet i denne henseende.

(5) I henhold til stk. 5 i selskabsloven, selskabssekretæren, som er en embedsmand i selskabet, er personligt ansvarlig for enhver manglende overholdelse af lovens bestemmelser.

(6) Bestyrelsen for et selskab delegerer en stor del af sin myndighed til sekretæren. Generelt delegerer bestyrelsen ikke så meget myndighed til enhver anden højtstående medarbejder. Bestyrelsen kan gøre det, fordi sekretæren lovligt har større ansvar.

Sekretæren er beføjet til at underskrive møder (i stedet for direktørerne), underskrive aktiecertifikater (sammen med bestyrelsesmedlemmer) for at underskrive andre erklæringer og afkast, der skal forelægges for justitssekretæren for virksomheder og anbringe selskabets fælles forsegling . Måske er han den eneste udestående til stede på et bestyrelsesmøde, som er meget fortroligt.

Alt dette betyder, at en selskabssekretær i henhold til de forskellige bestemmelser i selskabsloven lovligt har en høj status i selskabet, næsten ved siden af direktørens. Direktørerne skal fungere kollektivt som bestyrelsen, men sekretæren fungerer individuelt. Det er derfor, at en person, der nyder status som en virksomhedssekretær, skal have nogle kvalifikationer.

Det er med rette sagt, at en virksomhedssekretær ikke kun er en tjenestemand i virksomheden, men han er en juridisk tjener. Han skal i prioriteret rækkefølge se, at:

(a) Enhver lovbestemmelse er ikke blevet overtrådt

(b) Selskabets interesser er ikke påvirket negativt og

Type nr. 2. Faktisk status:

I tilfælde af Newlands vs National Employment Accident Association bemærkede Lord Esher- "en sekretær er en ren tjener; hans holdning er, at han skal gøre hvad han fortælles, og ingen kan antage, at han har nogen beføjelse til at repræsentere noget overhovedet; og heller ikke nogen kan antage, at erklæringer fra ham nødvendigvis skal accepteres som troværdige uden yderligere undersøgelse .... ".

Herren Eshers bemærkning synes at være meget stiv og konservativ.

I praksis er denne bemærkning ikke helt gældende for en virksomhedssekretær. Det er ikke nok at sige, at en selskabssekretær er selskabets tjener eller en bestyrelses agent eller mundstykke. En tjener gør hvad han bliver bedt om eller fortalt at gøre.

En agent udpeges til at handle på vegne af rektor eller at repræsentere sidstnævnte for tredjemand. En agent er ikke hver gang bedt om at gøre en bestemt handling. Han handler som og når det er nødvendigt inden for rammerne af hans udtrykte og underforståede myndighed.

Med andre ord er en agent noget mere end en ren tjener. I praksis er en virksomhedssekretær mere end blot en tjener og mere end en agent også. Som virksomhedsleder er han juridisk på lige fod med direktørerne, men i organisationsdiagrammet er hans stilling ved siden af direktørerne.

Meget af bestyrelsens autoritet er delegeret til ham, og han er optaget af tillid til selskabets politiske beslutninger.

I nogle selskaber, ved siden af bestyrelsen (eller administrerende direktør eller leder, hvis nogen) generalens stilling Manager kommer, efterfulgt af sekretærens. I nogle virksomheder er hele ledelsen opdelt i to forskellige dele - den kommercielle side kommer under generaladministrationen, mens den administrative og juridiske side kommer under sekretæren.

Uanset hvad der kan være organisationssystemet, får sekretæren for et selskab helt klart højere status, fordi bestyrelsen ofte skal søge hans råd og specialkundskab til administrationen. Det er med rette sagt, at "mens direktørerne er hjernen i dette selskab, er sekretæren dets ører, øjne og hænder".

Direktørerne er hjernen, fordi de kollektivt træffer politiske beslutninger. Men for at gøre det behøver de at have detaljerede oplysninger og data, og de har brug for, at deres politikker meddeles organisationen, så de udføres. Sekretærens bistand bliver nødvendig til dette formål.

Sekretæren beskrives som 'øjne og ører', fordi bestyrelsen ser på ting og hører information gennem sekretæren. Sekretæren, som ansvarlig for kontoret, holder detaljerede oplysninger om mændene og deres aktiviteter inde i virksomheden.

Som forbindelsesofficer holder han kontakt med omverdenen på vegne af selskabet. Desuden meddeler sekretæren som en forbindelsesofficer mellem bestyrelsen og medarbejdernes medarbejdere alle bestyrelsens beslutninger til medarbejderne. Ordren udstedes under sekretærens underskrift, og så er han 'hænderne' af virksomheden.