Delegationsregler og principper - Forklaret!

For at gøre delegationen mere effektiv er der visse vigtige retningslinjer, regler og principper. Disse er som følger:

1. Delegations klarhed:

Uanset om det er specifikt eller generelt, skriftligt eller uskrevet, skal delegation af myndighed være tydelig med hensyn til indhold, funktionelle relationer, omfang og opgaver. Tvetydighed fører til dårlige resultater og har tendens til at gøre delegationen mindre effektiv.

Princippet om delegationens klarhed indebærer også klart at definere de horisontale og vertikale forhold mellem positionen for hver underordnet andre positioner i organisationen. Enhver underordnet skal kende sin egen stilling i organisationsstrukturen og bør også vide, hvordan hans eller hendes stilling passer i det overordnede ledelseshierarki.

Hver leder skal kende alle de mennesker, der arbejder under ham eller hende, og også dem, der optager stillinger højere end ham eller hende i organisationen. Dette hjælper med at søge vejledning og også i at yde vejledning i form af scalar kæde etableret i organisationen.

Specifikke skriftlige delegationer hjælper både lederen og modtageren af ​​myndighed. Men da man går op på organiseringsstrukturens udfoldelser, bliver sådanne specifikke delegationer mere og mere vanskelige.

Princippet om klarhed bør ikke anses for at betyde, at autoritetsforholdet mellem underordnede og seniorer, når de er etableret, bliver uforanderlige. Med ændringer i arbejdet skal autoritetsdelegationen modificeres på passende vis.

2. Delegationen skal være i overensstemmelse med forventede resultater:

Før en fortsættelse af den faktiske delegation af myndighed til en underordnet, bør en leder vide de job og resultater, der forventes af en sådan delegation. Kun så meget af myndighed, der er tilstrækkelig til at opnå resultaterne, bør delegeres. Dette princip fungerer på grund af at mål er sat, planer er lavet, og job er oprettet for at opnå eller gennemføre disse mål. Dette princip hjælper også med at minimere farerne ved at delegere for meget eller for lille autoritet.

3. Ansvar kan ikke delegeres:

Forpligtelsen til at udføre den tildelte opgave er absolut og deles ikke, når autoriteten uddelegeres til en underordnet. Den administrerende direktør, selv efter delegationen, er fortsat ansvarlig over for bestyrelsen for ledelse og tilsyn med hele virksomheden.

Hvis dette princip overtrædes, vil tre vigtige følger følge:

(a) Hvis en leder er i stand til at overføre en forpligtelse sammen med delegering af myndighed til underordnede, vil reglen om enkelt kommandokæde blive overtrådt.

b) Ledelsen øverst skal have stort ansvar og alligevel ikke være ansvarlig for resultaterne.

(c) Hvis en leder har lov til at delegere selv hans eller hendes forpligtelse, vil der ikke være nogen måde at vide, hvem der er ansvarlig for hvad.

Når myndigheden er delegeret, er forpligtelserne derfor ikke overdraget organisationen. Der skabes ret nye ansvarsområder på hvert niveau.

Paritet af myndighed og ansvar:

Når autoritet er delegeret, går ansvaret ind og sameksisterer med myndighed. Underordnede kan holdes ansvarlige for døropgaver, der er tildelt dem, for at dræbe omfanget af den myndighed, der er uddelegeret til dem, for at opnå det.

Derfor kan en salgschef ikke holdes ansvarlig for produktionsfejl, for hvilke han eller hun ikke har fået nogen myndighed. Så også en butikskonsulent kan ikke holdes ansvarlig for udstedelse af materialer mod forkerte indenter modtaget fra die butikschef. Derfor bør myndighed og ansvar vedrøre den samme opgave.

Undtagelsesprincippet:

Myndigheden er delegeret til at skubbe beslutningsprocessen så tæt på information og handling som mulig. Modtagere af autoritet bør gøre det rigtigt og bruge alle beslutninger, der falder ind under myndighedens anvendelsesområde.

Kun i undtagelsestilfælde, når de ikke kan træffe en beslutning på eget niveau, skal de henvise dem opad for overvejelse og beslutning fra overordnede.

Ved at uddelegere myndighed frigør en leder sig ikke af sit ansvar. Det er derfor vigtigt, at en leder udformer passende kontrolmetoder for at sikre, at den delegerede myndighed anvendes korrekt og resultater opnås som forventet.

Sammenlægning af myndighed fra to eller flere ledere, før et problem kan løses eller en beslutning træffes, beskrives som splinteret myndighed.

Fælles myndighed:

Fremkomsten af ​​en overordnet til underordnede for at træffe en beslutning er kendt som fælles myndighed.