Projektorganisation: Definition, Meritter og Begrænsninger
Læs denne artikel for at lære om indledende observation, definition, funktion, betingelser, diagram, fordele og begrænsninger af projektorganisationen.
Indledende observationer af projektorganisation :
Traditionelle organisationsstrukturer er uegnede til at udføre store projekter af teknisk art under de nuværende volatile og turbulente eksterne miljøforhold.
Dermed behovet for et projekt organisationsstruktur.
Projektorganisation Defineret:
Projektorganisationen kan defineres som følger:
En projektorganisation er en, hvor en projektstruktur opbygges som en separat enhed eller division inden for en permanent funktionel struktur; tegne specialister og arbejdere fra forskellige funktionelle afdelinger, der arbejder under den overordnede ledelse, kontrol og koordinering af en projektleder for at gennemføre projekter af teknisk og kostbar karakter.
George R. Terry definerer en projektorganisation som følger:
"En projektorganisation er et foretrukket middel, når et veldefineret projekt skal håndteres eller opgaven er større end noget, er organisationen vant til."
Funktion af projektorganisation:
Under en projektorganisation er et team af specialister og arbejdere trukket fra forskellige funktionelle områder ud af den permanente funktionelle struktur i organisationen - at arbejde på et projekt. Projektlederen kan også tage hjælp fra eksterne kilder.
Projektgruppen fungerer under projektledelsens overordnede kontrol og ledelse. Under projektets fortsættelse afstår funktionelle ledere deres autoritet over underordnede (omfattet af projektteamet) til fordel for projektlederen.
Kommentar:
Når projektets færdiggørelse er overstået projektgruppen er opløst, og holdpersonale går tilbage til deres respektive funktionelle afdeling. Faktisk er et projekt organisationssystem en permanent funktion med mange funktionelle organisationer. Således kan de gamle projektteammedlemmer efter afslutningen af et projekt få roller til softie nyt projekt.
Betingelser, der kræver en projektorganisation:
Betingelser for oprettelse af en projektorganisation er som følger:
(i) Projektet er teknisk, der kræver højeste præcision og nøjagtighed, fx skibsbygning, design og lancering af satellitter, flyfremstilling mv.
(ii) Projektudførelse kræver enorme omkostninger.
(iii) Tidsfaktor er en kritisk faktor; kræver projektafslutning inden for en begrænset fastsat tid. Eventuelle forsinkelser i gennemførelsen af projektet inden for tid kan fortælle organisationens omdømme.
Diagram over projektorganisation:
Nedenstående diagram viser en typisk projekt organisationsstruktur:
Diagrammet illustrerer organisationens permanente funktionelle struktur, der består af produktions-, økonomi-, marketing-, ingeniør- og forskningsafdelinger. Der er to projektledere til projekt I og II. Hver projektleder har et projektteam bestående af personale trukket fra forskellige funktionelle afdelinger; og arbejder under ledelse og kontrol af deres projektledere.
Fortjeneste og begrænsninger af projektorganisationen:
(a) Fortjeneste:
Følgende er de vigtigste fordele ved en projektorganisation:
(i) Koncentreret opmærksomhed på projektarbejde:
I en projektorganisation er projektlederens fulde og koncentreret opmærksomhed om projektarbejde; da projektlederen ikke har andet arbejde end at deltage i projektledelse. Han har fuldmagter til at koordinere og styre projektaktiviteter. Faktisk underkaster funktionelle ledere deres autoritet over projektgruppen, til fordel for projektlederen.
(ii) Fordele ved teamspecialisering:
Projektgruppen, der er oprettet med henblik på at gennemføre projektarbejde, består af specialister fra mange funktionelle områder. Dette fænomen stiller til rådighed for projektorganisationen, fordelene ved teamspecialisering.
iii) Evne til at klare miljøpåvirkninger:
På grund af projektlederens ledelse kombineret med specialkendskab til projektteam medlemmer, er projektorganisationen bedre i stand til at klare miljøudfordringer. Faktisk er en af grundene til at skabe en projektstruktur at succesfuldt bekæmpe miljøkræfter.
iv) rettidig gennemførelse af projektet
Projektorganisationen sikrer en rettidig gennemførelse af projekter; uden at forstyrre den normale funktion af hele organisationen.
(b) Begrænsninger:
Følgende er hovedbegrænsningerne for en projektorganisation:
(i) Accentuerede koordineringsproblemer:
I en projektorganisation er der øget koordinationsproblemer; på grund af gruppespecialisters forskellige synspunkter. Faktisk har specialister tendens til at overbelaste deres specialiserede synspunkter i forhold til projekternes design og implementering.
Denne tendens hos specialister skaber en alvorlig hovedpine for projektlederen; der hele tiden kan være travlt med at afstemme modstridende synspunkter hos specialister, der ikke får tid til at være opmærksom på projektets fremskridt.
(ii) Uklart defineret forhold:
Normalt er forholdet mellem projektleder og funktionelle specialister i en projektorganisation ikke meget klart defineret. Denne situation kan føre til spændinger mellem dem; hvilket resulterer i fattige menneskelige relationer, i projektorganisationen. I sidste ende kan projektets effektivitet blive reduceret betydeligt.
(iii) Følelse af usikkerhed blandt personale:
Normalt er der en følelse af usikkerhed i projektpersonalets sind om, hvor de vil søge ly efter et bestemt projekt (hvor de var forlovet) er forbi. Denne følelse af usikkerhed om opgaven skaber følelse af usikkerhed blandt personale; og så har de en tendens til at strække det eksisterende projekt på grund af arbejdsforstyrrende forsinkelser i rettidig afslutning af projektet.
iv) Duplikation af indsatsen:
En projektorganisation lider under begrænsningen af dobbeltarbejde, der er involveret i gennemførelsen af projektaktiviteter. Når f.eks. I en projektorganisation er / gennemføres mere end et eller to projekter; Det er helt sandsynligt, at de samme typer aktiviteter kan duplikeres, når forskellige projekter gennemføres. Dette fænomen fortæller i sidste ende på den samlede organisatoriske effektivitet og rentabilitet.
