Personaleafdeling og kontrol af lønomkostninger (med prøve)
Personaleafdelingen er ved hjælp af forskellige afdelingsvejledere og chefer ansvarlig for gennemførelsen af politikker vedrørende ansættelse, ansættelse, klassificering af medarbejdere og løn, som er fastsat af bestyrelsen eller et bestyrelsesudvalg. Personaleafdelingens hovedfunktioner er at rekruttere arbejdstagere, træne dem og placere dem på de job, de er bedst udstyret med.
Når en ny arbejdstager rekrutteres, skal en kopi af udnævnelsesbrevet, der indeholder alle vilkårene for ansættelsen, sendes til:
1. Tidskontor til optagelse af deltagelse.
2. Betalingsafdelingen for indbetaling i betalingsrullen.
En kopi af ansættelsesbrevet opbevares af Personaleafdelingen for at opretholde medarbejderens historiekort.
Følgende er de to vigtige poster, der anvendes i forbindelse med rekruttering og placering af arbejdere:
Ansættelsesplaceringskrav:
Rekrutteringsprocessen starter, når personaleafdelingen modtager en kopi af medarbejderplaceringsrekvisitionen. Rekvisitionen sendes til personaleafdelingen, når en medarbejder er påkrævet af en afdeling.
Ved modtagelse af en sådan rekviration træffer personaletjenesten foranstaltninger til at ansætte en ny arbejdstager eller til at omfordele en nuværende arbejdstager. Det er en opgave for personaleafdelingen at modtage formelle ansøgninger, interviewe ansøgere og vælge dem til stillinger og informere afdelingen om behov for medarbejdere i udvælgelsen.
Afgørelsen om medarbejderplaceringsrekvisitionen kan være som følger:
Ved beskæftigelse tildeles hver medarbejder et nummer kendt som billetnummer eller tokenummer eller urnummer og dette nummer ændres, når arbejderen overføres fra en afdeling til en anden.
Dette nummer er skrevet på alle dokumenter, hvor arbejdstagerens navn vises, fordi det er nyttigt til identifikation af arbejdstagere med samme navne, til registrering af deltagelse og ved opretholdelse af mekaniseret regnskab.
Alle rekrutteringer foretages i overensstemmelse med et arbejdskraftbudget og medarbejderplaceringsrekvisitioner. Arbejdsbudgettet angiver antallet af arbejdstagere under hver lønkategori og færdigheder, som han kan ansætte i en afdeling.
Personaleafdelingen skal se, at antallet af ansatte ikke overstiger det angivne antal, bortset fra særlige forhold, der nødvendiggør rekruttering af flere arbejdstagere. Ansættelse af flere arbejdstagere bør godkendes af en kompetent myndighed, inden de rekrutteres.
Medarbejderens historiekort:
Personaleafdelingen bør holde en fuldstændig oversigt over hver medarbejder ansat i organisationen. Posten opbevares på et kort kendt som medarbejderens historiekort.
Dette kort indeholder følgende detaljer om arbejderen:
(1) Navn og adresse,
(2) Afdelingen,
(3) Navn på tidligere arbejdsgiver og grund til at forlade ham,
(4) Ansættelsesdato,
(5) kategori,
(6) løn,
(7) Kampagner og
(8) Grunde til at rejse.
Sidste kolonne er meget vigtig, fordi det hjælper ledelsen til at tage skridt til at forbedre arbejdsvilkårene, så der ikke kan forekomme hyppige ændringer i arbejdsstyrken. Kolonner findes generelt på bagsiden af kortet for at give oplysninger om detaljer om ferie taget af arbejderen.
Et eksempel på en medarbejders historiekort er angivet nedenfor:
For at udøve passende kontrol med rekruttering af arbejdskraft bør følgende skridt tages:
1. Alle ansættelser skal kun ske gennem personaleafdelingen.
2. Personalechefen skal undersøge hver medarbejderplaceringsrekvisition og se om der er mulighed for at overføre overskydende arbejdskraft fra andre områder.
3. Beskæftigelse af ledige eller midlertidige arbejdstagere bør foretrækkes ved ansættelse af fastansatte, hvis yderligere arbejde ikke er absolut nødvendigt.
4. Der skal træffes forebyggende foranstaltninger for at reducere fravær og ineffektivitet. Formålet med forebyggende skridt bør være at holde arbejderne tilfredse. Gode arbejdsvilkår og mange andre faciliteter som medicinske, boliger og fritidsfaciliteter skal stilles til rådighed for arbejdstagerne, så de ikke må forlade organisationen og arbejde med deres maksimale effektivitet.
5. Mekanisering af operationer bør overvejes, hvis det hjælper med at reducere arbejdskraftomkostningerne.
6. Arbejdsudnyttelsesrapporter skal indføres i hver afdeling. Disse rapporter vil vise omfanget af udnyttelsen af ledig arbejdskraft og den procentdel af effektiviteten, der opnås af den arbejdskraft, der er beskæftiget.
Indsendelse af forskellige rapporter til den øverste ledelse, som ugentlige rapporter om fravær, arbejdsomsætning, arbejdsproduktivitet, aktivitetsniveau, ulykker, disciplinære handlinger, idle tid, overarbejde, afslappede arbejdstagere mv anses også for at være den vigtige funktion af en personaleafdeling. Lad os overveje omsætning og arbejdsproduktivitet i detaljer.
