Moderne kommunikationsformer - Fax, Email og Videokonferencer

Moderne kommunikationsformer - Fax, Email og Videokonferencer!

De teknologiske fremskridt i de sidste par årtier har gjort det muligt at sende trykte meddelelser, billeder og endda live forestillinger til alle kommende i verden med hurtighed.

Med et enkelt tryk kan du sende kommunikation til en række destinationer. Ikke kun store forretningshuse, men også mellemstore og små bruger dem i deres daglige arbejde. Blandt sådanne midler er fax, internet / email og videokonference.

Fax:

Ligesom den konventionelle telefon bærer stemme, bærer en fax- eller telefaxmaskine trykte meddelelser (ord og billeder i fotokopi) fra afsenderinstrumentet til modtagerinstrumentet.

Afsenderen af en faxmeddelelse forbereder kopien på et ark (generelt ikke større end A4-størrelse), der kan føres ind i faxmaskinen. Han ringer til destinationsnummeret, får faxtonen og føder meddelelsen til maskinen.

Den udskrevne besked konverteres til elektroniske signaler, mens papiret ruller gennem faxmaskinen. Denne meddelelse er modtaget i samme form i den anden ende på papirrullen, der er fastgjort til maskinen.

Faxmaskiner kan have disse yderligere funktioner:

(A) Fjern aktivering:

Ejeren kan bruge en fjernbetjeningsenhed til at betjene maskinen.

Trods strømfejl:

(B) Faxmaskinen kan laves til at fungere selv under strømafbrydelse.

(C) Hukommelse:

Den sendte besked kan bevares i maskinens hukommelse. Ved modtagelsesenden kan der i papiret ikke registreres besked i maskinen for at udvikle en udskrift bagefter.

(D) Telefonsvarer:

Ved modtagelsesenden behøver der ikke være en operatør til at modtage indkommende meddelelser. De modtages automatisk.

Fordele:

(A) Fax muliggør en nøjagtig transmission af et dokument, herunder billeder og håndskrift. Farvefax er også en mulighed.

(B) Fax kan sendes via en computer, i hvilket tilfælde den er begrænset til de meddelelser, der er oprettet på computeren.

(D) Faxer kan antages som bevis i retten. I den henseende er de bedre end e-mail.

(E) Med gentagelsesopkald kan et optaget nummer nås, så snart det bliver ledigt.

Ulemper:

(a) Det er dyrt i forhold til email og post.

(b) Sommetider er modtagelsen sløret på grund af kanalfejl eller mekanisk svigt i begge ender.

(c) Ved afsenderens eller modtagerens ende kan dokumentet til forkerte personer blive udsat. Derfor er det ofte svært at opretholde hemmeligholdelse ved afsendelse og modtagelse af en faxmeddelelse.

(d) Ved modtageren er meddelelsen udskrevet til modtagerens pris. I tilfælde af uønskede meddelelser hældes, skal modtageren bære omkostningerne.

Prøve faxmeddelelser:

Der er nye konventioner om udarbejdelse og udlægning af en faxmeddelelse. Der er en tendens til at minimere bogstavets lodrette rum.

Hvis et forretningsbrev skal sendes pr. Fax, er det formateret på en af følgende måder:

Prøve fax nr. 1:

ABC Corporation:

1, MG Road, Nagpur

Faxmeddelelse:

Til LMN Inc., Mumbai

Fra Joseph De Cunha

Emne mangel i din forsendelse

Dato 4. juli 2011

Side / s 1

Vi vil gerne have dig straks opmærksom på manglen i din forsendelse dateret den 1. juli 2011 til os, som skulle indeholde 40 rustfrit stål bassiner, men indeholder kun 30. Vi stoler på, at du vil tjekke op med din forsendelse sektion og gøre godt for underskuddet tidligst. Bekræft venligst ved fax.

Joseph De Cunha

Købschef

Prøve fax nr. 2

Apex Importører-Eksportører:

1244 Dock Yard Street, Mumbai.

Faxmeddelelse:

Til Kiran Jhaver Inc. Fra Raj Desai

Fax nr. AIE / 233 Emneudvidelse af L / C

Dato 30. juni 2011 Sider 2, herunder denne

Som ønsket af dig har vi arrangeret at forlænge L / C dateret 1. januar 2011, som skulle udløbe den 30. juni til 31. juli 2011. En kopi af den sendes sammen med. Vi håber du vil drage fordel af dette og sende klæderne inden for denne dato. I tilfælde af at du ikke kan gøre det, vil vi være tvunget til at annullere bestillingen. Venligst hold kontakten og rådgive om fremskridt i forsendelse af ordren.

Raj Desai

D y. Administrerende direktør

Internet og e-mail:

Internet er et internationalt computernetværk, der forbinder computere fra sektorer som offentlige myndigheder, forretningshuse, uddannelsesinstitutioner og enkeltpersoner. Den modtager oplysninger, gemmer den og gør det muligt at læse det på tilfredsstillende vis.

Internetudbydere (ISP'er) tillader en at oprette e-mail-id gratis, i håb om at genoprette omkostningerne gennem de annoncer, som brugeren udsættes for under brug af e-mail. En typisk e-mail-adresse læser [email protected]. Nogle andre internetudbydere er bsnl, yahoo, hotmail og Gmail.

Bemærk brugen af kun små bogstaver (små) alfabeter email i id'er.

Hver gang brugeren ønsker at sende beskeder eller tjekke den indkommende post, kan han nå sit id ved at skrive et kodeord, der gør postkontoen privat. Men når du har sendt til mekanismen for e-mail, ved du ikke, hvem der måske læser denne "private" information langt væk. Som sådan e-mail garanterer ikke 100% hemmeligholdelse.

Fordele:

(a) Email er langt det billigste og hurtigste middel til at sende trykte oplysninger (verbalt og ikke-verbalt). Ved et klik på knappen kan hundredvis af informationssider sendes til hundredvis af e-mail-adresser på verdensplan (skal noteres af modtagere ved kontrol af indgående post eller indbakke).

(b) Der kræves ikke noget papir. Meddelelser kan oprettes direkte på computeren og tilføjes fra forskellige computerfiler, cd'er, disketter osv.

(d) Det er uformelt og giver afsenderen mulighed for at forblive anonymt (da han kan bruge et hvilket som helst navn som sit e-mail-id. For eksempel kan JK Singh bruge udankhatola som sit e-mail-navn).

(e) Organisationer og forlag tager kendskab til meddelelser via e-mail. Aviser og blade trykker breve, der kommer via e-mail.

(f) Så længe du har din adgangskode med dig, kan du åbne din e-mail-konto på enhver computer i verden, som har denne facilitet. Du forbliver ubesværet selv med et mobilt håndsæt. Du kan bare indtaste en internet cafe, betale lejen og bruge emailen. E-mail er ekstraordinært bærbar.

(g) Du kan have en adressebog i din e-mail-konto, optage de indgående mails og redigere dem og så videre.

(h) Når du besvarer en e-mail-besked, sendes afsenderens besked automatisk til ham for klar reference.

(i) Som menneskelig behov og fantasi guide er flere innovationer mulige.

(j) Email kan aktivere en igangværende elektroniske konference. Mennesker over hele verden kan "møde" på internettet og give et emne af fælles interesse.

(k) Modtageren behøver ikke reagere med det samme som i telefonen, men kan tage sin tid. Emailing hjælper med at undgå en direkte grænseflade.

(l) I en organisation kan en underordnet hurtigt og direkte nå en overlegen på e-mail. Email gør en organisation mere demokratisk (da enkeltpersoner har større chance for at blive hørt af den rette person, selvom han er flere niveauer højere).

Ulempe:

(i) Email, på grund af den potentielle anonymitet, forbliver en uformel kommunikationskanal.

(ii) Overdreven brug og oversvømmelse af uønskede meddelelser (især fra annoncører) er en stor ulempe ved dette system. Medmindre man tager sig af at blokere uønskede annoncer, finder man en indbakke fuld af tilbud, som måske er tvivlsomme og uhensigtsmæssige. Wading gennem stykker af e-mail er et af de største problemer for dem, der er afhængige af e-mail til deres kommunikationsbehov.

(iii) Man må ikke være privat, mens man bruger computeren til e-mail. I så henseende er hemmeligheden tabt.

(iv) Hvis modtageren ikke kan åbne sin e-mail-konto, så snart en besked er modtaget, kan meddelelsen ikke virke for ham.

Retningslinjer for brug af e-mail:

Email er et nyt og ejendommeligt kommunikationsmiddel, der indfører sine egne konventioner:

(1) Din e-mail-meddelelse kan læses af flere personer end beregnet. Så du skal passe på.

(2) Ved e-mail besked skal have alle de elementer af god sammensætning såsom korthed, klarhed, høflighed.

(3) Du må bruge stavekontrolmekanismen på computeren for at sikre korrekt stavning.

(4) E-mailformatet på computeren giver mulighed for at sende og omtale cc (carbon copy) og emnelinje. Disse kan skrives til modtagerens bekvemmelighed.

(5) Hvis en enkelt e-mail indeholder meddelelser til forskellige dele af en organisation, kan de adskilles i komponentfasen.

(6) Du bør ikke bruge alle hovedstæder til at skrive en besked, da dette ser ubehageligt og uhøfligt ud.

(7) Når du svarer på en besked, kan kun den væsentligste del af det citeres, og resten slettes.

(8) Du kan oprette meddelelsen i et andet program (f.eks. WordPad eller notesblok) og overføre det til din email.

(9) Hvis du korrekturlæser på computerskærmen, skal du være ekstra forsigtig.

Det kan bemærkes, at datoen og klokkeslættet for afsendelse af meddelelsen og afsenderens e-mail-id automatisk overføres på e-mail. Alligevel er det sædvanligt at skrive din e-mail-adresse i e-mail-meddelelsens krop.

E-mail-id er angivet i meddelelsens krop, især når du inviterer et svar til et andet id. Hvis der er en tidsforsinkelse mellem at komponere en besked og sende den, uanset årsagen, kan datoen for komponering skrives.

Videokonferencer og telekonferencer:

Denne form for kommunikation begynder i telekonferencer. En række telefoner er samtidig forbundet med hinanden. Telekonferencer er en facilitet, der gør det muligt for folk i forskellige dele af verden at have et lydmøde (i modsætning til dialog), hvilket sparer på transittid og hotelophold. Det hjælper med at uddybe en række meninger om et emne for at opnå en hurtigere konklusion.

Et yderligere fremskridt inden for denne teknologi er computer telekonference. Deltagerne kan reagere på meddelelser og input til andres viden. De kan ikke engang være til stede samtidigt til computer telekonference, men tilføje deres bidrag til deres bekvemmelighed.

Videokonferencer er dog det nærmeste, det bliver at se og høre hinanden uden at være til stede sammen. De teknologier, der bruges i en videokonference, er: skærm, kamera, mikrofon, codec (kompressor-dekomprimering eller), udstyrskontrolpude på hvert sted og internetforbindelse. Med tiden er dette blevet mere populært og lettere at bruge. Du ser det ofte i tv-interviews.

Du ser det ofte i tv-interviews. Til en videokonference deltager deltagerne i et specielt rum på deres respektive steder, udstyret med gadgetry. De kan se, høre, tale med andre og vise udstillinger uden fysisk tilstedeværelse sammen.

Hele proceduren kan optages på videobånd. Som nogen har jocularly sætte det, undtagen snacks og kaffe, alt andet kan overføres i en videokonference. På nuværende tidspunkt er privilegiet af de rigere forretningshuse, videokonferencer sat til at få bredere popularitet.

Video klasseværelser er en anden mulighed på dette område, hvor en ekspert fakultet medlem kan undervise en række klasser i en række byer samtidigt og besvare deltagernes forespørgsler.