Møder: Typer, Formål, Fordele og Ulemper
Møder: Typer, formål, fordele og ulemper!
Et møde består af (generelt) tre eller flere personer til at udveksle information på en planlagt måde og diskutere spørgsmål, der er udarbejdet for dem for at nå frem til beslutninger, løse problemer mv.
Et møde kan være formelt eller uformelt. Med hensyn til et formelt møde er der fastsat regler for indkaldelse og gennemførelse heraf med en skriftlig oversigt over sagen. Det kræver en meddelelse, der er et opkald, en invitation til at deltage i det.
Den har en dagsorden eller en liste over ting at håndtere, og resultatet er systematisk skrevet i form af minutter. Et uformelt møde kan være uden skriftlig meddelelse, fx et personaleforeningsmøde i frokostrummet for at diskutere en picnic.
Et møde har en indkaldende, der kalder det og en leder eller formand, der leder det.
Typer af møde:
Møder er bredt af tre typer:
(i) Informativ, hvor formålet er at give deltagerne oplysninger om en ny ordning, produkt mv.
(ii) Rådgivende, hvor medlemmerne høres for at løse et problem.
(iii) Executive, hvor beslutninger træffes af dem, der har beføjelse til at gøre det.
I praksis tjener de fleste møder flere formål end en. Nogle yderligere klassifikationer af møder er - møde til forhandling formål, møde for at give instruktioner mv.
Formål med et møde:
Formålet med at afholde møder er angivet her i skeletform:
At nå en fælles afgørelse / aftale
At løse et problem
For at forstå en situation, udveksle ideer og erfaringer
At informere, forklare, præsentere ideer
At give og få feedback om nye ideer
At give træning
At planlægge og forberede sig på handling
At løse forskelle og misforståelser
At skabe entusiasme og søge samarbejde
At gennemgå tidligere præstationer og evaluere det
At skabe en følelse af kontinuitet og solidaritet i en krops arbejde.
I denne mekaniske tidsalder er fagforening styrke, og forenet arbejde sker ved hjælp af møder. Det anslås, at der på verdensplan gennemføres millioner af møder hver dag, og deres antal og anvendelighed stiger.
Derfor er der dog mange negative bemærkninger til brugen af møder; Vi finder som helhed, at mødet er en nyttig enhed af kollektiv beslutningstagning og handling.
Fordele ved møder:
(i) Spar tid:
Da man kan møde en række mennesker ad gangen interaktivt, kan et møde spare tid.
(ii) Adressegrupper:
Man kan opdele publikum efter deres baggrund og behov, og adressere dem gruppe efter gruppe.
(iii) Klare informationseksplosion:
Ny teknologi og nye regler kommer tykt og hurtigt. Møder gør det muligt for os at klare denne situation.
iv) social og følelsesmæssig støtte
Medlemmer får personlig støtte fra hinanden, når de møder og udveksler ideer.
(v) Følelse af at blive hørt:
Medlemmer har en fornemmelse af, at de er blevet hørt, og det er nyttigt at få deres intelligente og villige samarbejde.
vi) demokratisk funktion:
Demokrati sigter mod at opnå alle menneskers velfærd ved alle folks inddragelse. Dette er muligt gennem møder.
(vii) Idéudvikling:
Idéer er systematisk krydsbefrugtede, analyseret og forbedret af en gruppe.
(viii) Defusing troublemakers:
Ved kollektive konstruktive kræfter kan troublemakers isoleres i et møde, og positiv handling kommer i gang. Modstanderne af en plan får et forum til at stemme deres modstand, som kan overvindes før en gruppe støttende mennesker.
(ix) Bolderbeslutninger:
Samlet kan vi tage mere eventyrlystne beslutninger på grund af forenede styrke.
(x) Forskellige interessegrupper repræsenteret:
I et møde kan mange interessegrupper være repræsenteret, og minoriteter kan også gives behørigt opmærksomhed.
(xi) Forebyggelse af fejl:
Et møde hjælper med at undgå fejl ved et kollektivt og mangevinklet fokus på spørgsmål.
Ulemper:
1. Tidskrævende:
Møder kræver en række mennesker at komme sammen på samme tid og sted. Dette koster tid, fordi andet arbejde skal afsættes til mødet.
2. Manglende evne til at nå frem til en beslutning:
Ligesom "to hoveder er bedre end en", er det også sandt, at "for mange kokke forkæler suppen." Mange visninger og personlige stædighed kan forhindre et møde i at træffe en beslutning, som en administrerende direktør kan tage alene.
3. Manglende alvor:
Mange møder lider under ulempen, at medlemmerne kommer uforberedt og føler, at de andre vil tænke og tale. De føler, at de kan tage en fri tur. "Alles arbejde er ikke noget arbejde."
4. Inexpert formand:
Ligesom et fly styres af en pilot, styres et møde af formanden. Hans mangel på dygtighed og personlige fejl / forstyrrelser kan mislykkes et møde.
5. Dyrt:
Møder er dyre at arrangere - de kræver et sted, papirarbejde, forudgående kommunikation og rejser af deltagerne.
6. Åben for afbrydelse:
Et møde er tilbøjeligt til at blive forstyrret af et element, der er imod dets formål. Der er tidspunkter, hvor en passagers nægtelse af at tilpasse sig forsinker hele flyvningen. Det samme for møder. Ånden i give-and-take kan mangle hos nogle deltagere.
