Liste over dokumentation, der er nødvendig i eksportvirksomhed

Et indlysende spørgsmål opstår er: Hvorfor er dokumentation nødvendig i eksportvirksomheden? Svaret på dette spørgsmål ligger i karakteren af ​​forretningsforbindelserne mellem eksportøren og importøren, der opererer fra to lande. Man ved i modsætning til den indenlandske virksomhed, at handelspraksis og retssystemer er forskellige i de to lande, som eksportøren og importøren driver fra.

For at beskytte eksportørernes respektive importørens interesser i eksportvirksomhed bliver visse dokumentariske formaliteter derfor nødvendige. Sådan dokumentation letter den glatte vareflow og betalingen heraf over landegrænserne.

Eksportdokumenter baseret på funktioner udført af dem er bredt inddelt i fire typer:

1. Handelsdokumenter

2. Lovgivningsdokumenter

3. Eksportassistancedokumenter

4. Dokumenter, der kræves af importlande.

Lad os nu diskutere de specifikke dokumenter og funktioner, der udføres af dem under hver kategori.

Kommercielle dokumenter:

1. Kommerciel faktura:

Dette er det første grundlæggende og eneste komplette dokument i en eksporttransaktion. Det er faktisk et indholdsfortegnelse indeholdende oplysninger om varer. Harmoniserede Systemnomenklatur (HSN), pris, forsendelsesbetingelser og mærker og tal på pakkerne indeholdende varerne.

Eksportøren har brug for dette dokument til andre formål også som:

(i) Indhentning af eksportinspektionscertifikat

(ii) Får punktafgift

(iii) Toldklarering og

iv) Sikring af sådanne incitamenter som kontantkompenserende støtte (CCS) og importlicens.

Dette dokument er udarbejdet både forud for forsendelse og efter afsendelse.

Udover kommerciel faktura er der også en proforma faktura. Det er en midlertidig kommerciel faktura, der sendes af eksportøren til importøren. Det dækker overvejet forsendelse, som måske eller måske ikke skal ske i fremtiden.

Importøren kræver dette dokument for at få en importlicens og åbne et kreditkort til fordel for eksportøren. Med sådan åbenlyst betydning for proforma fakturaen, bør eksportøren dyrke en vane med at sende proforma faktura til importøren, selv om det samme ikke kræves.

2. konnossement:

Konnossement (B / L) er et dokument, der udstedes af rederiet, og erkender, at de nævnte varer enten sendes eller er afsendt. Dette er også et tilsagn om, at varerne i samme rækkefølge og modtagelse som modtaget vil blive leveret til modtageren, forudsat at den heri angivne fragt er blevet behørigt udbetalt.

Konnossementet tjener tre forskellige funktioner:

(i) Det er et bevis på aftalekontrakten (transport).

(ii) Det er en kvittering fra rederiet for lasten modtaget af den.

(iii) Det er et dokument af titel på de afsendte varer.

Konnossementet indeholder oplysninger om eksportøren, der transporterer fartøjet, varetransporten, afskibningshavnen, bestemmelsesstedet, modtageren og den part, der skal meddeles ved ankomsten af ​​varen til bestemmelsesstedet. Billet af ladninger er lavet sætene.

3. Airway Bill:

I luftfart er transportdokumentet kendt som airway bill. Dette dokument udfører tre funktioner af en fremsendelsesnote for varerne, kvittering for de tilbudte varer og autorisation til at få leveret varer. Da det ikke er omsætteligt, har det ikke den samme gyldighed som en konnossement for søtransport.

4. Faktura (B / E):

Vareveksler er et instrument eller udkast til betaling i international / eksportvirksomhed. Det er et skriftligt instrument, der indeholder en ubetinget ordre, underskrevet af markøren, der leder en bestemt person til kun at betale en vis sum penge til eller til en persons ord eller instrumentets bærer. Den person, som vekselkursen er rettet til, er at betale enten på efterspørgsel eller på en fast eller en bestemt fremtid.

Der er tre parter involveret i en veksel:

(i) skuffen (eksportør):

Den person, der laver og udfører B / E eller siger, den person til hvem betalingen skal betales.

(ii) Drawee (Importør):

Den person, som B / E er trukket på, og hvem der skal opfylde betingelserne i dokumentet.

(iii) Betaleren (Eksportør eller Eksportørens Bank):

Festen modtager betalingen.

5. Kreditkort:

Det er et skriftligt instrument udstedt af køberens (importørens) bank, som giver sælger (eksportør) tilladelse til at trække i overensstemmelse med visse vilkår og fastsætte i juridisk form, at alle sådanne regninger (udkast) vil blive hædret. Kreditkort giver eksportøren mere sikkerhed end åbne konti eller veksler.

Et kommercielt kreditkort indebærer følgende tre parter:

(i) Åbner eller importør - køberen, der åbner krediten

(ii) Udstederen - den bank, der udsteder kreditkortet.

(iii) Modtageren - sælgeren, i hvis favor krediten er åbnet.

Baseret på forskellige forhold kan kreditbreve være af følgende typer:

(a) Revocable og uigenkaldelig:

I tilfælde af tilbagekaldt kreditkort kan køber eller udsteder ophæve eller ændre en forpligtelse til enhver tid før betaling uden forudgående varsel til eksportøren eller sælgeren. Når brevet er uigenkaldeligt, kan køberen ikke annullere eller ændre forpligtelsen uden eksportørens tilladelse.

(b) Bekræftet og ubekræftet:

Ved bekræftet kreditbrev betales udbetalingen af ​​udstedende bank. Når brevet er ubekræftet, er der ikke givet nogen sådan garanti fra banken.

c) med og uden rekurs:

Ved brug af midler, hvis køberen ikke betaler banken efter en bestemt periode, kan banken gøre brug af eksportøren. Der findes ingen sådan bestemmelse i kreditkortet uden brug.

Lovgivningsdokumenter:

1. Juridiske dokumenter for eksport fra Indien:

Der er to typer reguleringsdokumenter:

(i) Dokumenter, der er nødvendige til registrering, og

(ii) Dokumenter, der er nødvendige til forsendelse.

Den første kategori dokumenter indeholder ansøgninger og andre bilag til at få:

(i) Kodenummer fra Reserve Bank of India (RBI),

ii) Importørernes og eksportørernes kodenumre fra chefen for import og eksport,

(iii) Registrerings-cum-medlemskab certifikat (RCMC) mv.

De nødvendige dokumenter til forsendelse af varer omfatter følgende:

(i) GR Form:

Det skal udfyldes to eksemplarer for al eksport undtagen post. Begge eksemplarer skal indgives til toldmyndighederne i afskibningshavnen. De vil beholde den originale kopi, der skal sendes direkte til Indiens Reserve Bank.

De vil returnere den duplikatkopi, der sendes til forhandlingsbanken sammen med andre dokumenter efter forsendelse af varer. Forhandlingsbanken sender duplikatkopien til RBI, efter at eksportindtægterne er blevet realiseret.

(ii) PP-formular:

Eksport til alle lande pr. Parcelpost (PP), bortset fra når der laves på »værdi betales« eller »kontant ved levering«, bør deklareres på PP-blanketter.

(iii) VP / COD-formular:

Det er påkrævet at udfylde en kopi for eksport til alle lande efter postpakke under ordninger for at realisere provenuet via postkanaler på "værdi betales" eller "kontant ved levering".

(iv) EP-formular:

Forsendelse til Afghanistan og Pakistan bortset fra posten skal angives på EP-blanketter.

(v) SOFTEX Form:

Det skal udarbejdes i tre eksemplarer til eksport af computersoftware i ikke-fysisk form.

2. Forsendelsesregning:

Fragtregningen er hoveddokumentet, på grundlag af hvilket brugerens tilladelse til eksport er givet. Postpakkeforsendelse kræver, at der udfyldes en toldangivelsesformular. Der er tre typer af fragtregninger tilgængelige hos toldmyndighederne.

Disse er:

(i) Gratis forsendelse Bill:

Det anvendes til eksport af varer, for hvilke der ikke er nogen eksportafgift.

(ii) Betalingsbevis:

Trykt på gul papir, det bruges til varer, der er underlagt eksportafgift / cess.

(iii) Tilbagesendelsesfaktura:

Det udskrives normalt på grønbogen og bruges til eksport af varer, der er berettiget til toldgodtgørelse.

3. Marine Insurance Policy:

Det er det grundlæggende instrument i marineforsikring. En havpolitik er en kontrakt og et juridisk dokument, der tjener som bevis for aftalen mellem forsikringsselskabet og den forsikrede. Politikken skal udarbejdes for at presse et krav i en domstol. En eksportør skal også oprette havforsikringspolitikken som sikkerhedsstillelse, når han modtager et forskud på bankens kredit.

Eksport Assistance Dokumenter:

For at benytte en række incitamenter og bistand er en eksportør forpligtet til at udfylde en række dokumenter.

Nogle af de vigtigste af disse diskuteres her:

1. Ansøgningsskema til registrering:

Eksportører, der ønsker at benytte sig af fordelene ved importpolitikken, er forpligtet til at registrere sig hos den relevante registreringsmyndighed, såsom Eksportfremmøderåder (EPC), Commodity Boards og Chief Controller for Import og Export (CCIE), New Delhi.

Ansøgningen om registrering skal ledsages af et certifikat fra eksportørens bankfolk med hensyn til hans økonomiske soliditet. Hvis en virksomhed har filialer, skal ansøgningen om registrering kun indgives af hovedkontoret.

2. Tildeling af oprindelige råstoffer på prioriteret grundlag:

Producent-eksportører kan anmode om direktør for eksportfremme, handelsministeriet, til genopfyldning af de oprindelige materialer, der anvendes til fremstilling af varer til eksport.

3. Duty ulempe:

For at hævde dette incitament er hoveddokumentet den toldattestede ulempe af fragtregningen. Dette skal ledsages af andre dokumenter, som f.eks. Betalingsgodtgørelse, endelig handelsfaktura og en kopi af konnossement eller luftvejskonto, alt efter omstændighederne.

4. REP-licens og CCS:

For at kræve REP-licens og kontantkompenserende støtte (CCS) skal eksportøren udarbejde og indsende en række dokumenter.

Hoveddokumenterne i denne forbindelse er:

(i) Ansøgning i den foreskrevne form

(ii) Bekræftelse slip

(iii) Bankens udstedelse udstedt af statskassen for det betalte ansøgningsgebyr.

(iv) Advance kvittering for kontant assistance beløb

(v) En behørigt bekræftet kopi af forsendelsesregningen.

(vi) Ikke-omsættelig kopi af konnossement / flybillet.

Dokumenter, der kræves af importlande:

I tilfælde af eksportvirksomhed har importlandene brug for nogle dokumenter på grund af den juridiske nødvendighed. Disse dokumenter er indhentet af eksportøren og sendes til importøren.

Nogle af de kendte dokumenter er som følger:

1. Konsulær faktura:

Det udstedes normalt på den angivne form af konsulatet i importlandet, der er beliggende i eksportlandet. Det giver en erklæring om den sande værdi af varer afsendt. Toldmyndighederne i den importerende virksomhed opkræver værdi på grundlag af den værdi, der er anført på konsulær faktura.

2. Oprindelsescertifikat:

Dette certifikat udstedes af de uafhængige organer som handelskammer eller eksportfremmende råd i eksportlandet. Dette er en certificering, at de varer, der eksporteres, faktisk blev produceret i det pågældende land.

3. GSP-oprindelsescertifikat:

Varer, der modtager præferentiel importtoldbehandling i lande, der gennemfører det generelle præferenceordning (GSP), skal ledsages af GSP-oprindelsescertifikatet. Dette certifikat er angivet på de formularer, der er foreskrevet af importlandene.

4. Toldfakturaer:

Den udfærdiges også på en nærmere angivet form, der er foreskrevet af indførselslandets toldmyndighed. Oplysningerne på dokumentet gør det muligt for importlandets toldmyndighed at opkræve og opkræve importafgift.

5. Certificeret faktura:

Dette er den selvcertificerede faktura fra eksportøren om varernes oprindelse.