Inventory: Stock-Recording, Records og Forms Used (With Specimen)

Inventory: Stock-Recording, Records og Forms Used (With Specimen)!

Perpetual Inventory:

CIMA definerer evigvarende opgørelse som "Et system af poster, der opretholdes af den kontrolafdeling, der afspejler den fysiske bevægelse af bestanden og deres aktuelle balance." Det betyder et system af optegnelser - et system, hvor der foreligger løbende information om tilgængelighed af materiale og butikker kendt som Perpetual Inventory. Det indebærer bestemmelse af balance efter hver kvittering og udstedelse via bin-kort eller butiksledere.

Kontinuerlig aktieoptagelse:

Det er vigtigt at bevise nøjagtigheden af ​​den evige fortegnelse, at der bør være løbende opgørelse. Normalt fysisk lageroptagelse sker en gang om året eller en gang om seks måneder. Den faktiske mængde af hver vare er opført og sammenlignet med bog tal. Hvis der ikke er sket fejl eller spild eller tyveri, skal bogfiguren (som vist i Bin-kortet eller i Stores Ledger) være i overensstemmelse med den faktiske fysiske bestand.

Hvis der er uoverensstemmelse, bør det være i stand til en forklaring. Men da dette indebærer at gå igennem årets optegnelser og forsøge at huske, hvad der skete i løbet af året, kan det generelt ikke forklares, og bogtalene skal justeres.

Den løbende opgørelse fjerner denne ulempe. Under dette system optages femten eller tyve genstande hver dag af bin-kortet eller butikslisten. Hvis der er uenighed, forklares uoverensstemmelsen der og da. Da antallet af kvitteringer eller udstedelser ikke ville være store, ville årsagen til uoverensstemmelsen være kendt og fjernet.

Den følgende dag optages de næste 15 eller 20 genstande, og deres fysiske lager og boglager sammenlignes. På denne måde kontrolleres alle varer tre eller fire gange om året i stedet for kun en gang under den årlige aktieoptagelse. Udover at sikre, at det faktiske lager og bogbestand er enige hele tiden, gør systemet lageret omkring sine butikker og observere eventuel lækage, spild eller pilferage, der kan forekomme, så alle sådanne tab kan så hurtigt kontrolleres.

Systemet fjerner behovet for årlig opgørelse og forstyrrelse af det sædvanlige arbejde. Arkiv ark kan skrives ud fra butikslederen, idet man ved, at der ikke er nogen uoverensstemmelse mellem den faktiske og det bogførte lager. Tidsregnskaber er mulige, og de endelige konti kan være klar hurtigt.

For at lette kontrol og generelt lagerarbejde bør de originale pakker holdes intakte og angive mængden i hver pakke. Verifikatoren vil da blive forpligtet til at tælle eller veje kun den løse mængde. Hvis den daglige check udføres af en anden end lagerholderen eller hans underordnede, vil det give en fremragende kontrol af butikens aktiviteter.

Et par elementer skal vælges tilfældigt (ud over de almindelige elementer) for at give et element af overraskelse. Denne kontrol af en "outsider" bør ikke være vanskelig i betragtning af det faktum, at antallet af kassen er noteret på Bin-kortet eller i Stores Ledger. Man kan gå til den respektive bin og tælle eller måle eller veje artiklen der ligger der og sammenligne resultatet med bogfiguren.

Optagelsen:

The Stores Ledger:

I enhver retfærdig størrelse fabrik ville det være nødvendigt at have løbende information om værdierne for materialer og indkøbte butikker, udstedt og stadig i balance. Til dette formål er det nødvendigt at opretholde en konto for hver vare både hvad angår mængde og mængde. Konti af billige materialer kan ikke opretholdes. Det beløb, der bruges på deres køb, kan blive opkrævet til Factory Expenses Straightway.

Kontoens form er angivet nedenfor:

Indlæg i Stores Ledger er grundlæggende lavet på samme måde som i Bin Cards. Den eneste forskel er, at der også skal indtastes beløb, der er involveret i butikkerne. Vedligeholdelse af butikslokaler, således at oplysninger om balancen i hånden og værdien af ​​en sådan saldo altid er tilgængelig, kaldes det evigt lagerbeholdningssystem. (Det kan ikke siges at være komplet uden løbende lageroptagelse).

Denne opgave skal overlades til en separat kontorist, og det ville ikke være korrekt at enten overdrage opdragsgiveren selv opgaven eller gøre kontoristen underordnet ham. Den Lagrede Ledger Clerk skal arbejde i Costing Office. Det er allerede blevet påpeget, at posten i Stores Ledger med hensyn til kvitteringer er lavet på baggrund af butikken modtaget notat. For så vidt angår spørgsmål, vil indgangen blive foretaget på grundlag af Rekvisition Slip, som nævner den udstedte mængde.

Det er Stores Ledger Clerk, der vil åbne storlegen på den rigtige side, finde ud af satsen og foretage beregningen. Det således beregnede beløb vil blive indtastet på Requisition Slip og også i udgave kolonnen i Stores Ledger.

Blanketter, der skal bruges i opgørelse af lager:

De vigtigste formularer, der anvendes til opgørelse af lager, er følgende:

(i) Inventory Tags:

Inventory tags er slips, som har to dele viser-Tag nummer, Material symbol, Mængde efter opgørelse er taget, mængde enhed. Den nederste del viser også samme information. De øvre og nedre dele er perforerede. Den øvre del er fastgjort til butiksbeholderen, og den nedre del er revet af og opbevaret til lagerbekræftelsen.

Hvis en Bin ikke indeholder Tag, angiver det, at varen stadig skal verificeres. Efter korrekt verifikation er de nedre dele af tags tegnet for opgørelsen af ​​lager. Hvis det efterfølgende konstateres, at den fysiske balance og bogbalancen ikke er i overensstemmelse, gør disse overdelte tags i bakker mulighed for at recounting eller rechecking.

(2) Opgørelsesark:

Et opgørelsesskema er en liste over materialer, der er dækket af opgørelsesskrifter, med lagerbalancen og butiksloggeresaldoen optaget side om side for at vise uoverensstemmelser mellem dem. Følgende er et format på Inventory Sheet.

Efter afslutningen af ​​lagerbekræftelse sendes dette ark til butikker dep't. til at foretage nødvendige poster. Hvis der er uoverensstemmelser, er det nødvendigt at foretage undersøgelser for at fastslå årsager til uoverensstemmelser og også indføre foranstaltninger for at undgå og kontrollere uoverensstemmelser.