Intern kontrol i regnskabssystemer

Læs denne artikel for at lære om intern kontrol i regnskabssystemet.

Kontrol i Manuel regnskabssystem:

1. Uafhængig afstemning af eksterne data som brug af kontoudskrift for at forene virksomhedens bankkonto eller bruge ekstern leverandørerklæring for at afstemme med individuelle kreditorkonti

2. Brug kontrol eller total konto

3. Gennemgang af prøvebalancen for at sikre debet er lig med kredit.

Kontrol i Computerized Accounting System:

1. Korrekt transaktionstilladelse:

Input kontroller skal indføres som input data skal verificeres for nøjagtighed og fuldstændighed af en anden person end den, der indtaster dataene.

2. Udover ovenstående inputkontrol skal der være processer til behandling og udgang for at sikre, at transaktionsdataets integritet er intakt.

3. Ingen autoriseret adgang til computerfiler, data osv .:

Alle skal holdes under lås og nøgle og korrekt log opretholdes.

4. Anvendelse af passord kontrol for at få adgang til data.

Opbevaring af data i filer:

I et edb-system skal enhver information, der skal opbevares i et sekundært lagermedium, være i form af en fil. En fil består af en samling af poster af samme kontekst.

En rekord omfatter information om en virksomhed og / eller begivenhed vedrørende organisationen som for eksempel et køb, et salg, en medarbejder mv. Alle databehandlingssystemer bruger visse dataposter, der i større grad er permanente .

Selv om der sker ændringer, forekommer de meget stort set. Navn, adresse, fødselsdato mv. Er nogle eksempler på sådanne dataposter. De fleste databehandlingssystemer lagrer derfor disse data i en separat fil, som kaldes en masterfil.

Transaktionsfilerne er de filer, hvor data ofte indføres, for at opdatere tilgængeligheden af data. De elementer, der er gemt i en masterfil, indtastes ikke igen og igen i transaktioner.

For eksempel, når medarbejderens navn eller fødselsdato er gemt i en masterfil, hentes de derfra, som når det er nødvendigt for ethvert program. Da sådanne dataelementer indtastes og opbevares til anvendelse gentagne gange i forskellige programmer på forskellige punkter af emner.

Når der er gemt forkerte data i en masterfil, vil alle udgange, hvor de vises, indeholde forkerte oplysninger. Derfor er det vigtigt at sikre nøjagtigheden af data i masterfiler

Databehandling:

Det arbejde, der udføres af en computer, betegnes som databehandling. Computeren behandler dataene i meningsfuld information. Disse oplysninger danner grundlag for yderligere handlinger, der indledes af brugeren eller computeren selv.

Dokumenterne, hvorfra dataene tages ud til behandling, hedder kildedokumenter, f.eks. Ledgers. De forskellige typer data, der anvendes i en computer, er numeriske data, tegndata eller alfabetiske data, alfanumeriske data og logiske data.

Databehandling involverer følgende funktioner:

1. Input / output fakturering, Optagelse, kodning, lagring, valg osv.

2. Datatransformation, der involverer beregning, opsummering, sortering, sammenlægning mv.

3. Information output som display, reproduktion, telekommunikation mv.

Databehandlingsmetoder:

Der er tre metoder til databehandling. De er Batchbehandling, On-line behandling og Real-time behandling.

(1) Batchbehandling:

Udtrykket batchbehandling gælder for de situationer, hvor lignende transaktioner indsamles til et cutoff-punkt og derefter grupperes for at danne et batch til behandling.

Det indebærer følgende to væsentlige trin:

1. Sortering af transaktionsdata i samme rækkefølge som eksisterende i masterfilen, og

2. Opdatering af poster i masterfilen.

Sorterings- og opdateringsprocessen udføres ved hjælp af rekordnøgler. De så sekventerede optegnelser behandles serielt efter hinanden. Derfor betegnes batchbehandling også som sekventiel filbehandling.

Typisk udføres det i flere faser, hvert trin kræver en separat computerkørsel. Den endelige produktion er kun tilgængelig for brugeren efter sidste runde.

(2) On-line behandling:

Under denne metode erstatter telekommunikationsudstyr den manuelle indsamling af optegnelser, som i batchbehandling og dataindtræden foregår online. Det er også kendt som direkte adgang eller ikke-sekventiel metode til filbehandling.

Denne metode har to grundlæggende krav som følger:

1. Terminal på forskellige steder forbundet og styret af en central computer.

2. Opbevaring af optegnelser på direkte adgang medier kan lide diske, for at computeren kan tilfældigt få adgang til de nødvendige poster.

(3) Realtidsbehandling:

Under denne metode behandles dataene vedrørende hver enkelt transaktion, der modtages via telekommunikationslinjen, som batch, og de behandlede resultater kommunikeres straks tilbage.

Det gør det muligt at træffe beslutninger på grundlag af de seneste oplysninger. Denne metode er egnet, hvor de behandlede oplysninger er påkrævet straks, og onlinemedarbejdningsmetoden betragtes som meget langsom.

Denne metode kaldes også som transaktionsbehandling. Tiden, systemet tager for at reagere på dataindgang og visning af de nødvendige opdaterede oplysninger, betegnes som svarstid.

De grundlæggende krav til denne metode er som følger:

1. Stor hukommelse til at rumme software og operativsystemkrav

2. Stor diskhukommelse

3. Stand by faciliteter for at tage sig af sådanne arrangementer som system

4. Kompleks kommunikationssystem

5. Vedligeholdelse af revisionsspor samt sikkerhed af program og data.

Datakodning:

Kodning er en bekvem repræsentation af hver værdi af et dataelement. Det er gjort for at gøre kommunikationen mulig mellem en computer og brugeren.

Dataene er kodet på en sådan måde, at det er forståeligt for computeren, og de oplysninger, der leveres af computeren via databehandling, dekodes i formularen, der er forståelig for brugeren.

Kodningen udføres for at konvertere numerisk og alfanumerisk information i form af binære cifre 0 og 1 og til at overføre korrekte data til computeren. Selv om de binære koder er mindre forståelige for en person, er det mere nyttigt for computeren. Koderne og dataene kan krydshenvises.

De grundlæggende krav til datakodning er som følger:

1. Koden skal udformes for at identificere karakteristikken for elementet af de data, den repræsenterer.

2. Hver kode skal repræsentere en og kun en værdi af dataene.

3. Koden skal være så kompakt som muligt for at minimere opbevaringskravene.

4. Koden skal være så designet, at den er sikker i tilfælde af følsomme data og ikke kan konverteres tilbage til de oprindelige data.

5. Koden skal være designet til at minimere fejl i hounding.

6. Koden skal indeholde tilstrækkelige cifre til at repræsentere alle mulige værdier af dataene.

Fordele ved datakodning:

1. Koder indtager mindre computerlagringsplads.

2. Kodning gør det muligt at spare tid ved indtastning af data.

3. Det hjælper med at spare tid og omkostninger i dataoverførsel.

4. Det reducerer chancerne for fejl ved indtastning af data.