Human Resource Information System (HRIS)

Læs denne artikel for at lære mere om konceptet, fordele og infrastruktur i Human Resource Information System (HRIS)!

Koncept:

Human resource informationssystem er blevet en del af alle store organisationer. Det er et edb-system, der hjælper med at behandle information vedrørende human resource management. Det er en enhed, design til at opfylde organisationens arbejdsstyrkeinformationsbehov. Organisationen skal have et ringe beløb til at installere dette system. Informationssystem til menneskelige ressourcer gør det muligt for organisationen at lagre information om færdigheder, viden, evner, potentialer, kvalifikationer, der kræves for at udføre job og er tilgængelig blandt medarbejdere, der gøres tilgængelige ved ledernes fingerspidser via computernetværk.

HRIS adskiller sig fra det manuelle system, da det bruger informationsteknologien eller computeren. HRIS udgør en del af ledelsesinformationssystemet, der indeholder information vedrørende økonomi, aktiver, regnskab, salg, markedsføring, produktion mv. HRIS er beregnet til indsamling og analyse af data vedrørende organisationens menneskelige ressourcer.

Det hjælper ledere med beslutningstagning med hensyn til forfremmelse, lønfastsættelse, rekruttering, uddannelse og udvikling. På denne måde fungerer HRIS som en beslutningsstøttesystem enhed. HRIS indgange omfatter oplysninger om medarbejdere, deres evner, kvalifikationer, potentialer, kreative instinkter, alder, lønskalaer, forskellige job i organisationen, deres nødvendige færdigheder og kvalifikationer til at gøre dem, antallet af medarbejdere og ledere bemyndiger forskellige stillinger, organisatoriske mål, politikker og procedurer mv.

Disse oplysninger er indlæst i systemet. Disse data analyseres i de mest nyttige oplysninger, som ledere kræver. Dette er transformationen af ​​input data. Informationsteknologien efter transformation giver output i flere former som udskrifter og andre enheder. HRIS er den enhed, der anvendes bredt af virksomhedens organer, fordi den giver væsentlig, præcis, relevant og omfattende databasinformationer vedrørende menneskelige ressourcer, der kræves af organisationen.

Der er mange private firmaer, der opretholder og vedligeholder databasen, der udløser menneskelige ressourcer, der beskæftiger sig med konsulenttjenester i forbindelse med rekruttering af ledende medarbejdere og andre medarbejdere, som virksomhederne kræver. Disse konsulentfirmaer er de vigtige eksterne kilder til rekruttering af alle typer og typer af personale til virksomhederne i Indien og i udlandet. HRIS kan ikke alene være forberedt på en industriel, forretningsmæssig, service, uddannelsesmæssig, regering. organisation, men også for hele byen, distriktet, staten eller landet kan udarbejdes og anvendes, når der er behov for en særlig slags personale.

For at eliminere menneskelige ressourcer problem af enhver art HRIS kommer til undsætning og yde tjenester for at ansætte menneskelige ressourcer, vedligeholdelse af den komplette rekord af menneskelige ressourcer. Det kan til enhver tid vise levering af menneskelige ressourcer til rådighed.

HRIS fungerer som følger:

Indgange:

Indtastningen af ​​menneskelige ressourceinformationssystem omfatter information relateret til medarbejdere som uddannelse, alder, erfaring, træning, nutidsstatus, nuværende løn, uanset om det er forfremmet eller ej, organisationens fortid og nutid, procedurer tidligere og nuværende og andre nødvendige detaljerede oplysninger om til de menneskelige ressourcer i organisationen. Disse er de rå data, der er indsamlet fra kontorfilerne og indført i computerterminalen forbundet til hovedcomputeren. Disse oplysninger er tjekket og kontrolleret og scannet for at sikre korrektheden.

Det computeriserede menneskelige ressourceinformationssystem er i al henseende en overlegen en til det manuelle system, der er tidskrævende og ikke så omkostningseffektivt. Tværtimod er HRIS tidsbesparende og billigt, og der er ingen mulighed for fejl. Fejl kan elimineres. Den vigtigste fordel ved systemet er de oplysninger, der er tilgængelige omgående, når som helst.

Transformation:

Oplysningerne til computeren kan omdannes til mere meningsfuld og nødvendig information, som netop kræves af organisationen. Dette er konverteringsfasen af ​​computeriseret HRIS. Transformationerne af HRIS er tæt relateret til computersoftwaren. Dette er instruktionerne eller kommandoerne for computeren til at gøre det nødvendige.

Organisationer kan have funktionel HRIS, der passer til deres behov. De kan have HRIS til markedsføring af salg, reklame, produktion, finansiering, regnskab, materialer osv. Disse er de forskellige typer HRIS, der let kan fremstilles og vedligeholdes.

Oplysningerne omdannet til meningsfuld beregning er også nyttige for ledere og organisationer. Dette fungerer som et beslutningsstøttesystem. Sammenligningsopgørelser ugentlige, månedlige, kvartalsvise, årligt kan nemt være ved hånden af ​​de ledere, der hjælper med at træffe passende beslutninger. Statistisk analyse og operationsteknikker kan anvendes.

Produktion:

Det transformerede materiale kan udnyttes potentielt. Udgang henvises til udskrifterne af det transformerede materiale fra computerprinteren, fx lønseddel, checks, der skal udleveres til parterne, rapport om medarbejdernes præstationer, budgetoverslag, gennemsnitlige produktionsomkostninger mv. Alt dette kan findes i form af udskrifter, terminalskærme osv. En velafbalanceret HRIS fungerer som et værdifuldt beslutningsstøttesystem af meget høj kvalitet. Højkvalitetsproduktionen skal være nøjagtig, relevant, konsekvent, læselig og omfattende, ikke delvis.

Feedback og kontrol:

Den opnåede produktion er relevant og nyttig eller ej, skal være kendt. Metoden til at sikre den er kendt som feedback. Feedback etablerer kontrol over systemet.

Fordele ved HRIS:

1. Det giver nøjagtige oplysninger.

2. Det gør hurtig behandling.

3. Det fungerer som et værdifuldt værktøj til strategisk planlægning og implementering heraf.

4. Den giver øjeblikkelig information om eksisterende menneskelige ressourcer, færdigheder, kategorier, lønstrukturer, kvalifikationer, alder, specialisering, uddannelse og udvikling, erfaring mv.

5. Det fungerer som et beslutningsstøttesystem.

6. Det er et ekspert system.

7. Det er tidseffektivt og ikke meget dyrt.

8. Det letter pålidelige oplysninger.

9. Oplysninger om menneskelige ressourcer gøres let tilgængelige via HRIS.

10. Det etablerer en stærk ledelseskontrol.

11. Det letter konfigurationer af forskellige designs, såsom multiple systemer, blanding af systemdesign, centraliseret computer facilitet. Det fortæller om organisationens holdning til sine menneskelige ressourcer.

Infrastruktur krævet af HRIS:

Computeriseret human resource informationssystem er en gang investering. Den oprindelige investering er meget høj. Installation af hele netværket af computere, software, specialiserede medarbejdere kræver meget store investeringer. Men i det lange løb er det meget omkostningseffektivt. Det er ret billigt. Til brug er det kun computerforbrugsstoffer, der kræves.

HRIS er det system, der letter hurtig beslutningstagning af menneskelige ressourcer. Men det har visse ulemper. Disse oplysninger er let tilgængelige for alle, og derfor er der alle sandsynligheder for, at den er misbrugt eller undervurderet. Det kræver, at medlemmerne af organisationen, der bruger HRIS, skal følge visse etiker og afstå fra at afsløre vitale oplysninger til enhver uautoriseret person.

Det er et strategisk værktøj i hænderne på ledelsen for effektiv planlægning for fremtiden. Derfor skal informationens hemmeligholdelse opretholdes til enhver pris. Organisationens medarbejdere skal trænes på en bestemt etik, som alle skal følge.