Sådan vælges applikationssoftware til din virksomhed? - Besvaret!

Nogle af de vigtige egenskaber, der skal følges inden valg af applikationssoftware til en virksomhed, er som følger:

Et stort udvalg af applikationssoftwarepakker er tilgængelige på markedet. I lyset af hård konkurrence mellem sælgerne (på grund af ubetydelige marginale omkostninger ved ekstra kopi) er der sandsynlighed for, at udvælgelsesprocessen drives af sælgerens salgsledere.

Image Courtesy: downloads.acs.com.hk/product-image-library/en/20110804170147lib_acos6sdk.png

Ideelt set bør applikationssoftwaren vælges efter systematisk analyse af karakteristika for hver pakke under overvejelse.

Det er overflødigt at nævne, at den pågældende pakke skal opfylde ansøgningens funktionskrav.

Ud over denne grundlæggende egenskab skal en køber af pakket software søge efter og evaluere hver pakke i lyset af følgende egenskaber:

(a) Operativsystemkrav:

Pakken skal være kompatibel med det operativsystem, der allerede er brugt eller planlagt til brug i virksomheden. Sommetider tilbyder sælgeren pakken med et værktøj til at få det til at fungere på forskellige operativsystemer eller forskellige versioner tilbydes til forskellige operativsystemer.

En sådan omdannelse kan påvirke softwareens effektivitet. Det er derfor tilrådeligt at være opmærksom på de mulige virkninger af sådanne konverteringer. Den version, der kører på det ønskede operativsystem, bør vurderes omhyggeligt, inden du foretager et valg.

(b) Udstyrskrav:

Applikationssoftware har generelt en minimumskonfiguration for det udstyr, som det fungerer korrekt på. Nogle gange tilbydes softwarepakker, der oprindeligt var designet til højt konfigureret computerhardware, til brugere af mindre computere.

I et sådant tilfælde justeres testdataene tilsvarende for at sikre, at det også virker ret effektivt på mindre computere. Således skal et sæt testdata i tilstrækkelig mængde udvikles og anvendes af køberen under evaluering af en softwarepakke.

c) Adgangsmetode til input / output af data:

Det er vigtigt at vurdere effektiviteten for input og output af data af softwaren. Det er bedre, hvis de data, der er indtastet i den givne softwarepakke, kan fås / deles af andre softwarepakker. Faciliteter til data validering audit trails og kontroller for at sikre, at kun korrekte data kommer ind i systemet er ekstremt vigtige, især i applikationer, der involverer store mængder dataindtastning.

Mange applikationssoftwarepakker tilbyder faciliteter til genopbygning af datafiler ødelagt af hardwarefejl. Sådanne faciliteter er meget nyttige til minimering af datatab som følge af hardwarefejl.

(d) Brugervenlighed:

Softwarepakkerne skal være brugervenlige og kræver minimumsuddannelse fra brugerens side. Anlægget til at ændre rapportformat eller sikkerhedssystem på brugerens ende er et andet træk ved brugervenlighed. Velorganiserede menuer, evne til at håndtere brugerfejl og online kontekstfølsom hjælp til brugere er nogle af de vigtige funktioner, der forbedrer brugervenlighed af applikationssoftware.

(e) Fleksibilitet:

En anden vigtig overvejelse for udvælgelsen af ​​en applikationssoftwarepakke er dens egnethed til ansøgningen. Det meste af den pakkede software er generel til at forbedre den potentielle kundebase. Sådanne pakker vil sandsynligvis have mange faciliteter, som muligvis ikke kræves af en given bruger.

Disse faciliteter påvirker hastigheden af ​​forarbejdning og forbruger lagerplads til data og programmer på masselagringsmedier. Det er derfor vigtigt at vurdere, hvor effektivt sådanne funktioner er blevet indarbejdet i softwaren.

(f) Modificerbarhed:

Selv den mest generelle applikationssoftwarepakke mangler en eller anden facilitet, som brugeren ønsker. Det er derfor nødvendigt for køberen at forstå softwareets modificerbarhed. Det meste af modificability, der stilles til rådighed, vedrører valgmuligheder vedrørende rapportdesign.

Nogle software designere har også introduceret den indbyggede fleksibilitet i input-skærmformatet.

Deres softwarepakker giver også brugeren mulighed for at ændre inputformaterne for at matche de input-dokumentformater, der anvendes i brugervirksomheden. En sådan facilitet hjælper med at reducere fejl i dataindtastning og hjælper også med at reducere den nødvendige træningstid for pakken.

(g) Dataorganisation:

Et andet kriterium for udvælgelse af applikationssoftwarepakke er den måde, dataene er organiseret i softwarepakken. Dataorganisation er en vigtig determinant for kvaliteten af ​​oplysninger, som et system kan generere.

Mange softwarepakker tilbyder faciliteter til at tilføje tilpassede datafelter, der ikke er inkluderet i softwarepakken og slette de datafelter, der er overflødige.

Dataorganisation er også en relevant faktor i design og effektivitet af datasikkerhedssystemet. Hvis f.eks. Datafilerne kan åbnes og ændres eller manipuleres ved hjælp af andre standard applikationspakker som FoxPro eller Excel, vil datasikkerhedssystemet i den pakke, der er under gennemgang, blive negativt påvirket.

h) Erhvervserfaring:

Det er vigtigt at erkende, at en af ​​de grundlæggende fordele ved færdige softwarepakker er, at den er velprøvet. Da fejlene i softwaren ikke kan fjernes af brugeren, skal køberen sørge for, at pakken har tilstrækkelig kommerciel erfaring.

Erhvervserfaringen måles både med hensyn til antal installationer og tiden, siden den seneste version er blevet brugt på disse installationer. Normalt anses en periode på seks måneder for at være tilstrækkelig til korrekt test af en nyudviklet / modificeret softwarepakke på en rimeligt god størrelse virksomhed.

(i) Udgifter til pakken:

Prisen på ansøgning softwarepakke er udtrykt på forskellige måder. Derfor skal prisstrukturernes omkostningsimplikationer omhyggeligt undersøges og forstås. Applikationssoftwarepakkerne består ganske ofte af mange moduler, og hver er prissat særskilt. Sommetider tilbyder sælgeren installation, implementering og træning og vedligeholdelse mod ekstra omkostninger.

Et andet vigtigt element i prisstrategien er den ekstra gebyr for hvert installationssted i samme virksomhed. En sådan prisstruktur kan kræve, at køberen køber flere kopier af softwaren til brug på forskellige computere, selv under samme tag. Nogle gange tilbydes softwarepakken på lejekontrakt, og efter udløbet af lejeperioden bortfalder retten til at bruge softwaren af ​​sælgeren. Disse aspekter af prissætning bør tages i betragtning under evalueringen af ​​en applikationssoftwarepakke.

j) kundesupport

Selvom de fleste af de færdige softwarepakker er designet til at være af typen "plug-n-play", finder brugeren det dog svært at bruge pakken korrekt uden support fra sælgeren. Det er vigtigt at kontrollere ikke kun kvaliteten af ​​softwarehåndbogen, men også de fejlfindingsfaciliteter, som softwareproducenten tilbyder til sine brugere.

Kvaliteten af ​​software manualer og software support facilitet er komplementære til hinanden. Hvis dokumentationen ikke er klar, eller den er vag og tvetydig, vil kunden få brug for større software support fra producenten.

(k) Vedligeholdelse:

Ofte overstiger vedligeholdelsesomkostningerne ved software langt de oprindelige omkostninger i løbet af dets livscyklus. Disse omkostninger omfatter også omkostningerne ved mindre udvidelser af softwaren og ændring som følge af opgradering af computerhardware og montering af softwaren på nyt udstyr.

Hvis leverandøren accepterer at levere disse tjenester, er det ret nyttigt og er værd at betale. Desuden er nogle gange leverandører enige om at levere nye versioner af softwaren gratis eller til en nominel pris. Sådanne tilbud fortjener seriøs overvejelse på overtagelsestidspunktet. Disse tilbud hjælper også med at udvide softwarens livscyklus.

Generelt udarbejdes en tjekliste, der giver fakta indsamlet med hensyn til hver pakke på grundlag af ovenstående overvejelse. En sådan tjekliste bruges til at rangordne ansøgningspakkerne. Den endelige beslutning kan træffes på baggrund af disse placeringer i lyset af de særlige krav og betydning af disse overvejelser i den givne situation.

På trods af at færdige applikationspakker scorer over specialfremstillet software, foretrækker mange organisationer specialfremstillet software til forskellige overvejelser.

De vigtige faktorer, der favoriserer 'make'-mulighederne er:

(a) Manglende tilgængelighed af softwarepakke, der opfylder de specifikke krav i forretningsprocessen,

(b) Behov for at opretholde fortroligheden af ​​procedurerne i processen,

(c) Forretningsprocessens dynamik: I tilfælde af at procedurer, systemer og krav sandsynligvis vil ændre sig ganske ofte, vil specialfremstillet software være et mere økonomisk og gennemførligt alternativ.

Brugerdefineret software er et dyrt forslag. Derfor holder mange små virksomheder brug af færdige softwarepakker, selvom de ikke tjener alle målene i it-politikken eller kræver kompromiser i forretningsprocesser. Men mellemstore til store virksomheder finder mange applikationer, hvor omkostninger til tilpasset software nemt kan begrundes. Udgiften er berettiget på grund af højere aktivitet, der påvirkes af ansøgningen.