Væsentlige typer organisationskommunikation (med diagram)

Vigtige typer organisationskommunikation!

A. Kommunikation i henhold til organisationsstruktur:

1. Formel meddelelse:

En sådan kommunikation er det, der er forbundet med den formelle organisationsstruktur og den officielle status eller positionen af ​​kommunikatoren og modtageren. Den rejser gennem de formelle kanaler officielt anerkendte positioner i organisationsdiagrammet. Formel kommunikation er for det meste i sort og hvid.

Det er således et bevidst forsøg på at regulere strømmen af ​​kommunikation for at sikre, at informationen flyder jævnt, præcist og rettidigt. Formel kommunikation er et bevidst forsøg på at regulere strømmen af ​​kommunikation for at sikre, at informationen flyder jævnt, præcist og rettidigt.

Vi kommer ofte på tværs af sætningen 'gennem korrekt kanal'. Det understreger essensen af ​​den formelle kommunikationskanal. For eksempel, når General Manager udsteder instrukser (på grund af hans ledende stilling i organisationen), er det formelt kommunikation.

Formularerne for formelle kommunikation er som under:

(i) Afdelingsmøder,

ii) konference,

(iii) Telefonopkald,

(iv) Selskabsnyheder,

(v) Særlige interviews og publikationer og meddelelser til specielle formål.

Den vigtigste fordel ved den formelle kommunikation er, at de officielle kanaler gør det muligt for rutinemæssig og standardiseret information at passere uden at kræve meget ledelsesmæssig opmærksomhed. I det væsentlige kan ledere og ledere afsætte det meste af deres dyrebare tid på spørgsmål af største betydning.

Men samtidig bør den formelle kommunikations svaghed ikke gå uklar. Kommunikation via kommandokanalen forhindrer i høj grad fri og uafbrudt informationsstrøm.

2. Uformel meddelelse:

Uformel kommunikation er også kendt som 'Grapevine'. Det er fri for alle former for formaliteter, fordi den bruges til uformelle forhold mellem parterne, som f.eks. Venskab, medlemskab i samme klub eller forening.

Personer på udøvende niveau bruger også uformel kommunikation, når de finder det svært at indsamle oplysninger fra arbejderne. Sådan kommunikation omfatter kommentarer, forslag osv. Det kan overføres med et enkelt blik, gestus, smil eller blotte tavshed.

Ledere og ledere støtter også væksten og udviklingen af ​​uformelt kommunikationsnet ud og tilbage. Denne proces tjener faktisk et meget nyttigt formål i formidling af visse oplysninger, som i organisationens generelle interesse ikke kan transmitteres via de officielle kanaler.

Bortset fra det giver det også de høje og højere ups et klarere indblik i, hvad underordnede tænker og føler. Men samtidig er svaghederne i den uformelle kommunikation også værd at bemærke. Det kan nævnes, at denne proces meget ofte har tendens til at passere forvrænget, fejlfortolket og unøjagtig og halv-sandhedsinformation og fakta afhængigt af omstændighederne og budskabet. Men stadig kan ledere og ledere ikke afstå fra uformel kommunikation.

B. Kommunikation i henhold til retning:

1. Nedadgående kommunikation:

Kommunikation, som strømmer fra overordnede til underordnede, kaldes nedadgående kommunikation. I en organisationsstruktur skal ledelsen udøve deres beføjelser til at nå de ønskede mål, hvilket indebærer, at de kan være involveret i udstedelse af ordrer, instruktioner og politiske direktiver til personer på lavere niveauer. Dette kan kaldes nedadgående kommunikation. Under nedadgående kommunikation forventes øjeblikkelig udførelse af et job.

Katz og Kahn har identificeret levende elementer af nedadgående kommunikation:

1. Specifikke arbejdsdirektiver Jobinstruktioner.

2. Information designet til at skabe forståelse for opgaven og dens forhold til andre organisatoriske opgaver jobgrundlag.

3. Oplysninger om organisatoriske procedurer og praksis.

4. Feedback til underordnede om hans præstationer.

5. Information om en ideologisk karakter for at fremkalde en følelse af mission, indoktrinering af mål.

Kommunikation fra overordnet til underordnede kan være ansigt til ansigt såvel som gennem skriftlige notater, ordrer, jobbeskrivelser mv.

2. Opadgående kommunikation:

I en opadgående kommunikation forventes personerne fra det lavere niveau at have kommunikation med dem der er over dem. Det er bare omvendt af nedadgående kommunikation. Denne form for kommunikation omfatter reaktioner og forslag fra arbejdstagere, deres klager osv. Indholdet af opadgående kommunikation er rapporter, reaktioner, forslagssætninger og forslag, der er forberedt til indsendelse til chefen.

Opadgående kommunikation kan opdeles i fire kategorier på grundlag af hvilken medarbejder siger:

(i) om sig selv, hans præstationer og problemer,

(ii) om andre og deres problemer

iii) om organisatoriske politikker og praksis, og

iv) om, hvad der skal gøres og hvordan det kan gøres

Hovedfunktionerne ved opadgående kommunikation er:

(1) det er kondenseret og opsummeret, da det passerer gennem forskellige niveauer i hierarkiet. Det giver feedback om omfanget af effektiviteten af ​​nedadgående kommunikation. Denne feedback bruges til at forbedre kommunikationseffektiviteten.

(2) Det giver ledelsen om medarbejdernes synspunkter, reaktioner, holdninger, følelser og moral.

(3) Det giver midler til kontrol.

(4) Endelig giver den information og dato for beslutningstagning.

Opadgående kommunikation kan blive forvrænget på grund af overordnede underordnede forhold. En medarbejder kan ikke give nogen oplysninger, som kan påvirke ham negativt. Desuden kan han videregive forkerte oplysninger for at imponere sine overordnede. Det flyder gennem mange medier, f.eks. Kommandokæde, forslagskasser, personlige kontakter, holdninger og moralundersøgelser, klageprocedurer, private linjer, fagforeninger mv.

3. Horisontal kommunikation:

Når kommunikationen foregår mellem to eller flere personer, der er underordnede af samme person eller dem, der arbejder på samme organisationsniveau, er kommunikationen kendt som horisontal (lateral) kommunikation.

Kommunikationen mellem funktionelle ledere eller blandt underordnede arbejder under en chef, kommunikationen mellem ledere af forskellige fabrikker er eksemplerne på sådan kommunikation. Horisontal kommunikation kan være mundtlig såvel som skriftlig.

Horisontal kommunikation opfylder befolkningernes behov for at kende fra deres egne jævnaldrende uden at tage hensyn til andre niveauer i organisationen. Det er virkelig svært for en organisation at fungere effektivt uden sådanne vandrette kommunikationsstrømme. Selvom det formelle organisationsdesign ikke indeholder sådanne kommunikationsstrømme, er det nødvendigt for koordination og integration af forskellige organisatoriske funktioner.

Da organisatorisk horisontal kommunikation normalt ikke eksisterer i tilrettelæggelse, overlades til individuelle ledere. Peer-to-peer-kommunikation er nødvendig for koordination og kan også give social behov tilfredshed.

C. Ifølge udtryksform:

1. Mundtlig eller verbal kommunikation:

Mundtlig kommunikation er en direkte kommunikation mellem to personer. Ved mundtlig kommunikation udveksler parterne, dvs. afsenderen og modtageren deres ideer gennem mundtlige ord enten i ansigt til ansigt samt via en mekanisk eller elektrisk enhed som telefon, telekonference osv. Når det er ansigt til ansigt, kan den person, der kommunikerer, stille spørgsmål eller forklaringer eller undertiden, når kommunikationen ikke forstås korrekt, kan han afklare betydningen.

Mundtlig kommunikation er generelt muligt, hvor der kan være enten en direkte kontakt eller en meddelelse, der skal formidles, ikke er af permanent karakter. Møder og konferencer, foredrag og interviews er andre medier af sådan kommunikation.

Mundtlig kommunikation har visse fordele kommunikation, der kan opregnes som følger:

(i) Mundtlig kommunikation har den særlige fordel at være hurtig og hurtig. Det giver mulighed for, at både senderen og modtageren af ​​meddelelsen svarer direkte.

(ii) Mundtlig kommunikation letter tæt kontakt og således fremmer gensidig udveksling af ideer, fakta, forståelse og samarbejde.

(iii) Oral kommunikation gennem direkte kontakt indviger uden tvivl hos underordnede en følelse af selvbetydning, der igen virker som en motiverende faktor.

(iv) Mundtlig kommunikation gør det også muligt for den overordnede at foretage en hurtig vurdering af underordnet handling og reaktion på enhver transmitteret meddelelse. Dette hjælper selvfølgelig den overordnede til at minimere og afværge konflikter, omplanlægge planer og programmer efter behov for tid og omstændigheder.

(v) Kommunikationens personlighed bæres i kommunikationsprocessen. Dette har en god effekt på underordnede og de forstår kommunikationen korrekt.

(vi) Det kan bringe en venlig og samarbejdsvillig holdånd.

Imidlertid er følgende ulemper ved den mundtlige kommunikation:

(i) Der er en mulighed for, at de talte ord måske ikke bliver klart hørt eller forstået.

(ii) Det er ikke godt for lange meddelelser.

(iii) Det kræver kunsten at udtrykke præcist og hensigtsmæssigt og lytte til andre efterhånden.

(iv) Det er utilstrækkeligt, hvor specifikke resultater af politikker og regler er nødvendige.

(v) De uerfarne underordnede følger ikke ansigtsudtryk og tone i lederens stemme.

2. Skriftlig meddelelse:

Når kommunikationen reduceres til sort / hvid (skrivning), kaldes den skriftlig kommunikation. Dette omfatter skriftlige ord, grafer, diagrammer, billeder mv. Skriftlige kommunikationer anvendes i vid udstrækning i organisationer.

Nogle gange bliver denne form for kommunikation uundværlig som i tilfælde af regler, ordrer, tidsplaner eller politiske spørgsmål mv. Omsætningerne, magasiner, noter og manualer er nogle almindelige former for skriftlig kommunikation.

Det kan hævdes af generelle observationer, at både oral og skriftlig kommunikation i alle typer organisationer er i praksis. Hvilken form skal anvendes og anvendes? Meget afhænger af meddelelsen, dens betydning for modtageren og indflydelse på funktionelle aspekter af organisationen.

Den følgende liste præsenterer nogle almindeligt anvendte former for kommunikation i forskellige retninger: