Computer Application og Human Resource Management

Computer Application og Human Resource Management!

Computerapplikationen i human resource management er de ledende applikationer af computerbrug, der normalt kaldes management information system. I tilfælde af Human Resource Management er det kendt som Human Resource Information System (HRIS). Computer konverterer dataene til meningsfyldt information, som lederen har brug for til at træffe beslutninger, planlægning og kontrol.

I dag er HRIS computerbaseret informationssystem. Leder som beslutningstagende er en processor af information. Han skal have evnen til at indhente oplysningerne, gemme informationen, behandle og hente informationen og bruge den til den rigtige beslutning.

I dag vokser viden med den enorme hastighed. Der er en eksplosion af viden. Nuværende information er meget vigtig for rigtige beslutninger.

Hastighed og nøjagtighed er det særlige ved computeren. Maskinen bliver ikke keder eller træt. Det kan håndtere enhver mængde data. Computerens hastighed og nøjagtighed har ført til hurtige transaktioner og andre forretninger. Oplysningerne gøres hurtigere tilgængelige for computeren. Computer giver stor og sofistikeret database til lederen, der kan bruges på det rette tidspunkt til beslutningstagning.

Dagens computersprog er brugervenligt, som gør det muligt for lederen at lære nok færdigheder på kort tid, lige fra en dag eller to, for at få adgang til mest muligt af deres efterspørgsel efter øjeblikkelig og ad hoc-information. Data er korrekt indsamlet, organiseret og opbevaret i en computer. Ledelsen skal insistere på økonomisk kvalitet den kvalitet, der er omkostningseffektiv. Det bør etablere kvalitetsstandarder, der afspejler organisationens behov. Det kan nemt gøres gennem "Quality Circles". De bør fokusere deres opmærksomhed på programmeringsteknikker, dokumentationer, ny teknologi brug osv. Computer er en tidsbesparende enhed.

Data og information:

Der skelnes mellem data og information. Data er fakta og tal i form af historiske optegnelser, der ikke bruges til at træffe beslutninger. Oplysninger derimod består af data, der hentes og behandles og bruges til at træffe beslutninger, prognoser og argumentation. Behandlede data er information.

Beslutninger Support System:

Beslutningssystem hjælper lederen med beslutningstagning. Ifølge RH Sprague og ED Karlson er beslutningsstøttesystemet "et interaktivt computerbaseret system, der hjælper beslutningstagere bruger data og modeller til at løse ustrukturerede problemer."

Et beslutningsstøttesystem kan oprettes, hvor senior og erfarne lederes procedurer og metoder til beslutningstagning kan replikeres. Det vil hjælpe ledere umådeligt at ankomme hurtigt ved en beslutning om ethvert problem relateret til organisationens menneskelige ressourcer.

DSS gør det lettere for den nuværende direktør at have eksperters rådgivning ved fingerspidserne. Systemet er brugervenligt. Det giver et readymade råd til udøvende. DSS for flere menneskelige ressourcer kan udvikles og holdes klar. DSS hjælper en executive til at planlægge for fremtiden.

Databasestyringssystem:

Det er en samling software til behandling af indbyrdes forbundne data. I store organisationer er der en udvidelse i rækkefølge på bundstrukturen. De står over for et problem med at integrere organisationerne menneskelige ressourcer information.

Deres aktiviteter bør integreres. Oplysningerne om deres aktiviteter bør integreres. Der er flere softwarepakker, der er udviklet til at integrere data indeholdt i en database. Sådanne softwarepakker er kendt som databasehåndteringssystemer.

Databasestyringssystemerne er specielle computerprogrammer, der gør det muligt for brugeren at oprette, manipulere, hente og vedligeholde fildata. Databasestyringssystemet letter oprettelse, tilføjelse, sletning og ændring og sortering af poster.

Det hjælper også med at udarbejde trykte rapporter i henhold til de krævede specifikationer. Det hjælper med at arrangere dataene i ønsket rækkefølge. Det fungerer som en grænseflade mellem applikationsprogram og kontorfiler.

Figuren nedenfor er en illustration:

Databasestyringssystem giver adgang til filforespørgsler og informationer, andre detaljer vedrørende medarbejdere, opdateringsoptegnelser, oprettelse af rapporter mv. Det gør effektiv brug af edb-lagerplads.

Management Information System:

Ledelsesinformationssystem eller MIS er det gamle koncept. Den computeriserede MIS er ny. Bestyrere brugte MIS til planlægning og kontrol. Computerized MIS tilføjede nye dimensioner ved hjælp af øget hastighed og nøjagtighed. Brug af computer har gjort ledelsesinformationssystemet muligt. Det er ikke nødvendigt, at ledelsesinformationssystemet skal computeriseres. Der er mange opgaver, der udføres perfekt af medarbejdere og ledere, men der er visse opgaver, der kan udføres hurtigt og præcist af denne elektroniske maskin "computer".

Ifølge Gordon B. Davis og Margrethe H. Olson er ledelsesinformationssystemet "et integreret, brugermaskinsystem til at give information til at understøtte operationer, ledelses- og beslutningstagningsfunktioner i en organisation. Systemet bruger computerhardware og software; manuelle procedurer Modeller til analyse, planlægning, kontrol og beslutningstagning; og en database. "

MIS hjælper med at integrere organisatoriske oplysninger. Med hensyn til menneskelige ressourcer hjælper det med at have den integrerede information med hensyn til organisationens menneskelige ressourcer. Oplysningerne kan udnyttes af alle, der har brug for det, som kendskabet til computer ikke er afgørende for. Kun viden om at bruge det vil gøre. MIS er et supportsystem til forskellige ledelsesfunktioner.

Organisationen er et tekno-økonomisk og socialt system. MIS trækker på organisationen, organisationsteori og ledelse. Hvis hjælper med at forstå organisationsstruktur og design, organisatoriske forandringsprocesser, motivation, beslutningstagning, organisatorisk adfærdsmønster mv.

Organisationen er et system, der består af flere delsystemer baseret på funktionelle aktiviteter som produktion, marketing, personale, økonomi, salg, regnskab og materialer mv. MIS forsøger at få deres integration til glat arbejde. Personale ressourcer bruges i hver system bemanding respektive stillinger.

MIS hjælper med at levere integreret information med hensyn til alle menneskelige ressourcer i organisationen. Informationssystemet skal svare til organisationens ledelsesmæssige behov. Computer applikationer i Human Resource Management program og office filer. Figuren nedenfor er en illustration.

Ledelsens behov og informationssystemer:

Informationssystemerne kommer til at redde medarbejdere og ledere, mens de udfører deres job på deres arbejdsplads. Systemet hjælper dem med at forbedre deres præstationer, der fører til fuldstændig jobtilfredshed. De oplysninger, som ledere har brug for, varierer i mængde og kvalitet i henhold til deres position og niveau i organisatorisk hierarki.

Organiseringen af ​​organisationen har traditionelt en pyramideform, dvs. smalere i toppen med fladt base. Denne organisatoriske pyramide kan opdeles i tre niveauer; top, mellem og nedre. Topledelsen består af øverste ledere som ledende direktører, administrerende direktør mv. Mellemniveau ledelsen består af mellemniveau ledelse, dvs. afdelingsledere og lavere ledelsesniveau består af frontlinie tilsynsførende, superintendenter og andet operationelt personale. For at udføre værkerne kræver de forskellige typer information. Oplysningsoplysningerne kan også opdeles i henhold til disse niveauer, fordi de beslutninger, der skal træffes, varierer alt efter ledelseshierarkiet.

Det er vist i diagrammet nedenfor:

Den øverste niveau ledelse kræver Beslutning Support System eller DSS at ramme organisationsstrategi med hensyn til forskellige aspekter af organisationen. De kan ramme strategien med hensyn til organisationens menneskelige ressourcer. De skal træffe strategiske beslutninger, der kræver et interaktivt computerbaseret system, der er kendt som beslutningsstøttesystem.

Mellemniveau ledelsen skal træffe taktiske beslutninger, som de har brug for databasystemet kendt som management information system eller MIS. Nedre niveau ledelse skal træffe operationelle beslutninger for den faktiske arbejdsindsats, det system, de har brug for til formålet, er kendt som det elektroniske databehandlingssystem eller EDP-systemet.

Den information, som udøvelsen kræver, afhænger af den tekniske baggrund, beslutningsevne og ledelsesmæssig ledelsesstil, der er vedtaget af organisationens organisationsstruktur og organisationens opfattelse af krav til information.

Human Resource System:

Menneskelige ressourcer er faktisk et delsystem af et system, organisationen. Human Resources-systemet omfatter erhvervelse af menneskelige ressourcer, deres uddannelse og udvikling, kompensation, andre fordele, sundhed og sikkerhed, jobanalyse, jobbeskrivelse, jobspecifikation, præstationsevaluering, jobevaluering, anden information vedrørende menneskelige ressourcer som færdigheder, kompetencer, erfaringer, deres årlige inkrementer, bonus, omkostninger ved erhvervelse af menneskelige ressourcer, uddannelsesomkostninger, opstilling af færdighedsopgørelse, strategi med hensyn til erhvervelse, bevarelse af menneskelige ressourcer mv.

Den komplette information i alle disse henseender skal holdes klar til rådighed. Computere hjælper med at holde alle disse oplysninger og gøre dem tilgængelige ved håndtering af human resource manager. Menneskelige ressourcer er en del af hele systemet. De arbejder på alle funktionelle områder i organisationen fremstilling, markedsføring, salg, finansiering, logistik, forskning og udvikling, reklame mv.

Komplet information skal opbevares, kompileres, behandles, hentes sammen med de eksterne agenturer som regeringen, forhandlere, grossister, finansører, leverandører mv. En systemorienteret human resource-funktion integrerer og indbyrdes forbinder med andre funktioner i organisationen. Det computeriserede personalesystem er kendt som human resource information system eller HRIS. Det behandles tidligere i kapitlet Human Resource Planning.

HRIS opretholder de ajourførte oplysninger vedrørende alle aspekter af menneskelige ressourcer i organisationen og fungerer som beslutningsstøttesystem. Dens input er rå data og output er information. Det er et system, der erhverver, manipulerer, analyserer, gemmer, henter og stiller øjeblikkelige oplysninger til rådighed for organisationens menneskelige ressourcer. Oplysningerne er færdige og struktureret. Nogle medarbejdere er forpligtet til at arbejde med systemet. De omfatter System Manager, som er ansvarlig for planlægning, overvågning og styring af aktiviteter i forbindelse med computerisering.

System Analyst er et andet personale, der kræves i systemet til at studere og analysere problemerne og forberede løsninger og programspecifikationer. Det tredje personale i systemet og i hierarkiet er programmøren. Flere programmører er forpligtet til at forberede computerprogrammer baseret på specifikationer udarbejdet af systemanalytiker. Det fjerde personale i systemet, der arbejder på det laveste niveau i hierarkiet, er datainførselsoperatøren.

Flere sådanne operatører er påkrævet, hvem der er ansvarlige for at indtaste dataene i computersystemet. Denne maskins interface er kendt som human ware eller livewire. Disse mennesker forbereder flere software og databaser og videregiver oplysningerne på linie ved at gøre disse systemer tilgængelige. På denne måde eliminerer affald og opnår betydelige forbedringer i datakvaliteten, hvilket hjælper linjelederne med at løse deres menneskelige ressourcer.

De edb-systemer har merværdi til udvikling og forvaltning af menneskelige ressourcer, hvilket giver mulighed for at fremstå som magtbase i organisationen. Nu har elektronisk post, computer til computer links og videokonferencer medført omdannelse af menneskelige ressourcer. Det har også bragt ned de overheadomkostninger, der er afholdt.

Human resource management systemet består af flere input og output og andre aktiviteter og processer, der arbejder gennem informationsmedier. Systemet har et computerbaseret databasestyringssystem, program til krydskontrol for nøjagtighed, moduler til udførelse af specifikke funktioner og en facilitet til speciel information, der skal tilvejebringes på forespørgsel.

Computer brug i HRM:

Den moderne teknologi har medført havforandringer og forvandlet organisationsstrukturen, arbejdet og kulturen. Computere og computerprogrammer har oversvømmet ind i organisationer af alle slags og typer, der ikke giver nogen chance for at undslippe fra deres indflydelse. De er meget udbredt i human resource management.

Human Resource Planning:

De store data er nødvendige for menneskelige ressourcer planlægning. Topledelsen ønsker at udarbejde en langsigtet strategisk planlægning for menneskelige ressourcer. Human resource information system giver nødvendige oplysninger, der er nødvendige for at gøre væsentlige fremskrivninger vedrørende menneskelige ressourcer krav. Oplysningerne kan også benyttes til at erhverve menneskelige ressourcer, deres forfremmelse, overførsel og karriereplanlægning. Job analyse oplysninger hjælper med menneskelige ressourcer planlægning.

Erhvervelse af menneskelige ressourcer:

Erhvervelse af menneskelige ressourcer sker ved rekruttering og udvælgelse. Human resource informationssystem er et værktøj, der yder stor hjælp til intern udstationering af job, der sker gennem rekruttering. Det er en intern kilde til rekruttering. Den komplette information om færdigheder, kompetence, viden, erfaring, uddannelse, uddannelsesmæssige kvalifikationer, alder, køn etc. til rådighed for HR ressource gennem HRIS gør det muligt for ham at udfylde den ledige stilling ved forfremmelse eller overførsel.

Ekstern rekruttering gøres også let ved hjælp af edb-informationer, som opretholdes af organisationerne, ved at holde track record over uopfordrede ansøgere og til tider tager hjælp fra private arbejdsformidlinger, der opretholder databaser vedrørende forskellige typer menneskelige ressourcer, der er tilgængelige i forskellige organisationer og eller andre personer på jagt efter job.

Erhvervelsen af ​​menneskelige ressourcer ved udvælgelse er ret lang og kompliceret procedure vedtages. Alle disse komplikationer gøres nemme ved hjælp af edb-information. Test og scanning af applikationer udføres nøjagtigt gennem computere og sparer dermed meget tid og omkostninger.

Træning og udvikling:

Inden for uddannelse og udvikling er computeren i højere grad blevet brugt. Der er computerassisterede instruktioner, som er almindeligt anvendte træningsteknikker. Computerassisterede instruktioner (CAI) er de programmerede læringsmetoder.

Tidligst i 1924 blev brugen af ​​rudimentære undervisningsmaskiner lavet, men med fremkomsten og tilgængeligheden af ​​computere er den programmerede træning nu i gang. Det edb-uddannede system anvendes til værter af jobindehavere, der omfatter mekanikere, kontorister, piloter mv. Computersimulering af reel jobsituation er af særlig betydning. Det er på jobtræningsmetoden. Det hjælper praktikant at få praktisk erfaring.

Under computerstyrede instruktioner bedømmes praktikantens kompetence af computeren inden uddannelsens start. Vurderingen fortsætter til slutningen af ​​uddannelsen. Vurderingen gør træneren til at ændre træningsindholdet, så det passer til praktikantens behov.

Under computerbaseret træning kombineres faciliteterne til computerstøttede instruktioner og computerstyrede instruktioner. At være omfattende giver det mange fordele til praktikanten gennem effektiv læring. Computerbaseret træning (CBT) giver øjeblikkelig feedback. En fælles får mere viden gennem CBT end i klasseværelsetræning. Uddannelsen via CBT kan leveres på arbejdspladsen eller hvor praktikanterne samles. Det er omkostningseffektivt.

Der afholdes ingen omkostninger på træner, da det er den programmerede uddannelse. Der er en forbedring i CBT med tilføjelsen af ​​video, som er højteknologisk træningsteknik og er kendt som interaktiv video træning. CD-ROM bruges også til udøvende udvikling. Det er op til organisationen at træffe et valg af passende edb-træningsteknik afhængig af tilgængeligheden af ​​midler og typen af ​​medarbejdere og ledere, der gennemgår træning.

De højteknologiske træningsmetoder har en høj initial investering, men når den er købt, er den meget omkostningseffektiv. Evalueringen af ​​praktikanter og træningsprogrammer kan straks være tilgængelig, hvilket ikke er muligt under andre traditionelle træningsteknikker.

Computer kan lagre oplysningerne om praktikanter, deres præstationer og deres behov for videreuddannelse. Aktuelt information i denne henseende kan stilles til rådighed, når og når det kræves af HR-direktøren eller enhver leder for den sags skyld.

HRIS moduler kan bruges til at registrere den modtagne træning og omkostningerne ved træning kan overvåges. Der er et konstant behov for at opdatere medarbejdernes og ledelsens færdigheder og viden for at imødekomme organisationens voksende behov. De edb-uddannelser opfylder disse behov i organisationen.

Karriere og Opfølgningsplanlægning:

Karriereplanlægning kræver grundig kontrol af ens egne præferencer, evner, færdigheder, kompetence, viden og ekspertise og værdier og deres overensstemmelse med jobkravene på det højere niveau, der er tilgængeligt i organisationen eller i en anden organisation. Dette gøres nemt og præcist af computeren til den enkelte medarbejder og leder og organisation.

Organisationen kan holde styr på sådanne ambitiøse medarbejdere og ledere. Sådanne medarbejdere er meget bevidste om deres karriere og karrierevej. De tøver ikke med at forlade organisationen, hvis en mulighed i deres karrierevej nægtes dem.

Man kan sige, at karriereplanlægning og computerapplikationer er lavet for hinanden. Den detaljerede oversigt over organisationens menneskelige ressourcer og jobdetaljerne kan gemmes i en computer. Succession system er et andet område, hvor computer spiller en vigtig rolle ved at foreslå en passende person til at lykkes en pensioneret en på en stilling. Dette kan let opretholdes for medarbejdere og ledere begge.

Kompensation:

Kompensation er endnu et område, hvor computer applikationer kan laves. Kompensationen omfatter løn, løn og andre ydelser. De oplysninger, der kræves i dette system, er løn og finansielle poster. Human resources informationssystem hjælpemidler i løn administration.

Flere softwarepakker er tilgængelige i denne henseende for at opretholde og overvåge kompensationsadministrationen. Medarbejderen får oplysningerne om den løn, han har tegnet, og obligatoriske fradrag fra lønnen sammen med hans orlovskort til dato hver måned.

Det sparer manuelt arbejde med at opretholde de store og tunge ledgers. Nærmere oplysninger om medarbejdernes bidrag til den ydede fond, renterne heraf opretholdes også, og med jævne mellemrum overleveres medarbejderne detaljerne.

Præstationsvurdering:

Hvis fortjeneste eller præstationer er vurderet af en person, kan det være overlegen i rang og hierarki, er der mulighed for forudindtaget holdning. Computer kan tilvejebringe en upartisk løsning på problemet. Moduler er tilgængelige til at hjælpe med at evaluere ydeevne. Der er flere software til rådighed til evaluering af medarbejdernes ydeevne og ledere med flere ratingskalaer i kritiske områder af ydeevne. Organisationen kan udnytte de relevante skalaer til at evaluere udførelsen af ​​sine medarbejdere i forskellige kvaliteter og rangere ved at variere ratingskalaen fra softwaren.

Sikkerhed og sundhed:

Sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen er meget vigtigt. Friske medarbejdere fri for enhver sygdom, der har alle de dele af kroppen intakt og sikker, er organisationens aktiver. Organisationen har sådanne menneskelige ressourcer bør prale af sig selv. Det fortjener kredit for fremragende bestemmelser med hensyn til arbejdstagernes sikkerhed og sundhed.

Det er en drøm væk fra fakta. Men organisationen kan være meget opmærksom på, at medarbejderne holder journalerne over erhvervssygdomme, skader og gør medarbejderne opmærksom på dem fra tid til anden og også gør medarbejderne opmærksomme på farlige kemikalier og andre sådanne materialer og deres anvendelse.

Human resource information system kan udvikle en software og vedligeholde registre over forskellige kategorier af erhvervssygdomme, deres farer, hvordan folk lider af dem, tilgængelig medicinsk behandling, metoder til forebyggelse, sikkerhedsforanstaltninger på arbejdspladsen, bekymringer, der skal tages osv.

Medarbejderne kan via computernetværk med jævne mellemrum eller dagligt gøres opmærksom på alle disse og advare om de farlige eftervirkninger. Computer i denne henseende kan give et sundeste system for sikkerhed og sundhed for organisationens menneskelige ressourcer. Computeren hjælper med at opretholde sundhed, klare stress, ændre livsstil og vedtage den der passer til hans eller hendes sundhed, slankekure etc.

Menneskelige relationer:

Opretholdelse af bedre menneskelige relationer er et problem for mange organisationer. Hver organisation forventer bedre menneskelige relationer og jævn funktion. Forholdet mellem fagforeningen og ledelsen skal være glat og samarbejde. Computeren kan hjælpe med at holde fortegnelserne over forhandlinger mellem fagforeninger og ledelse, aftalerne mellem de to.

Computernetværk hjælper med at minde de ledere af aftalerne og aftalte vilkår mellem ledelsen og fagforeningerne. Executive's personlige computer kan sluttes til et online informationssøgnings- og hentningssystem for menneskelige relationer informationsnetværk. Medarbejdere kan også få adgang til systemet, og de ved godt, hvad deres ledere er enige om eller uenige om. Dette fremmer fuldstændig gennemsigtighed i menneskelige relationer eller industrielle relationer i organisationen.

I moderne tid kommer kæmpe firmaer med et globalt netværk, der beskæftiger lacs af medarbejdere og andre embedsmænd over hele verden. De har forskellige synspunkter og efterspørgsel. For at opretholde dem effektivt og tilfredsstille deres behov er det derfor nødvendigt for organisationen at udvikle et ekspert system, der gør det muligt at få en opinionsundersøgelse af medarbejderne, deres opfattelse og rådgivning. Computere hjælper med at strømline processen.

Gennem dette netværk har ledere på hånden information og tætte kontakter med medarbejderne. Ethvert problem opdrætter på en hvilken som helst plante overalt kan straks deltage og nippes det i knoppen. Ekspert system kan udvikles for at holde kvalitative oplysninger sammen med kvantitative. På denne måde spiller computere en afgørende rolle i human resource management. Computere hjælper med at lette glat arbejds- og bekymringsfri miljø på planter, kontorer og i hjemmet. De hjælper med at genoprette industriel fred og harmoni.