Kommunikationsproces i en erhvervsorganisation

Kommunikationsprocessen involverer afsenderen, transmission af en besked via en valgt kanal og modtageren. Selv om kommunikationsprocessen er mere end summen af ​​disse elementer, kan forståelsen hjælpe med at forklare, hvad der sker, når en person forsøger at udtrykke en ide til andre.

1. Afsender:

Kommunikationsprocessen starter med en afsender, den person, der sender en besked. Afdelingslederen forklarer nye produktlinjer til salgsstyrken, en computerprogrammerer, der forklarer et nyt program til en kollega, en revisor, der giver finansiel rapport til sin overordnede, er alle afsendere af kommunikation.

2. Meddelelse:

En besked er ethvert signal, som udløser svaret fra en modtager. Beskeder kunne være mundtlige (skriftlige eller talte) eller ikke-verbale (såsom udseende, kropssprog, stilhed, lyde, gaber, suk osv.)

3. Kodning:

Afsenderen skal vælge bestemte ord eller ikke-verbale metoder til at sende en international meddelelse. Denne aktivitet kaldes kodning. Mens du kodes for en besked, skal man overveje, hvilke indhold der skal inkluderes, hvordan modtageren skal fortolke det, og hvordan det kan påvirke ens relation.

En simpel "taknemmelig" besked vil være forholdsvis let. I modsætning hertil informerer 200 ansatte om en dårlig nyhed om lønnedskæring eller bud på ingeniørplaner om at opbygge en Rs. 50 crore industrielle bygning vil kræve meget mere komplicerede, omhyggeligt planlagte meddelelser.

4. Kanal:

Hvordan sender du din besked?

Skal det sendes via et elektronisk tekstbehandlingssystem, der skal læses på modtagerens skærm eller gennem det trykte ord eller gennem grafisk symbol på papir eller via lydmedium?

Kort fortalt skal man skrive eller tale?

Valget af kanal eller medium (skriftligt eller mundtligt) påvirkes af sammenhængen mellem afsenderen og modtageren. Det afhænger også af, hvor meget meddelelsen sendes. Desuden kan man overveje faktorer som betydning, antal modtagere, omkostninger og mængde information.

Generelt er det blevet observeret, at hvis en besked kræver et øjeblikkeligt svar, kan en oral kanal være det bedre valg. Men hvis meddelelsen indeholder komplicerede detaljer og figurer, eller hvis dens emne kræver arkivering til fremtidig reference, er en skriftlig meddelelse nødvendig. Endvidere påvirker dit valg af medium, om din meddelelsesmodtager er indenfor eller uden for din organisation.

For intern kommunikation kan skriftlige medier være notater, rapporter, bulletiner, jobbeskrivelser, plakater, medarbejdermanualer eller endda elektroniske opslagstavler. Mundtlig kommunikation kan være personale, der mødes med rapporter, diskussioner fra ansigt til ansigt, taler, lydbånd, telefonsamtaler, telekonferencer eller endda videobånd. En anden oral kanal, selvom den ikke er planlagt af afsenderen, er 'vinranken', hvorigennem nyheder og rygter rejser ofte hurtigt.

Eksterne skriftlige kommunikationsmedier kan være bogstaver, rapporter, forslag, telegrammer, faxer, elektroniske mails, telexer, postkort, kontrakter, annoncer, brochurer, kataloger, pressemeddelelser mv. Du kan kommunikere oralt ansigt til ansigt via telefon eller ved taler i solo eller i panelet situationer personligt før grupper eller via telekonferencer, videokonferencer eller tv.

5. Modtager:

En modtager er enhver person, der bemærker og lægger nogle mening til en besked. Under de bedste omstændigheder når en besked den ønskede modtager uden problemer. I den forvirrende og ufuldkomne forretningsverden kan der dog opstå flere problemer. Meddelelsen kan aldrig komme til modtageren.

Den kan sendes, men begraves under et bjerg af filer på modtagerens skrivebord. Hvis meddelelsen er mundtlig, kan lytteren glemme det. Endnu værre, en besked beregnet til en modtager kan blive opsnappet af en anden, eller din kollega kan tage din venlige vittighed på en offensiv måde. Tilsvarende kan din chefs forslag antages at være en ordre fra dig, for eksempel kan en konkurrent se en kopi af din korrespondance til en kunde.

6. Dekodning:

Selvom meddelelsen når intakt til den tilsigtede modtager, er der ingen garanti for, at det vil blive forstået som afsenderen havde til hensigt at være. Modtageren skal stadig afkode den vedhæftende betydning til ordene eller symbolerne. Det kan bemærkes, at dekodning ikke altid er korrekt. Det afhænger af individuelle oplevelser.

Problemet er, at vi alle ikke har identiske erfaringer med emnet eller symbolerne valgt af afsenderen. Selv inden for Indien varierer holdninger, evner, meninger, kommunikationsevner og kulturelle skikke. Og hvis kommunikationen er mellem folk i to forskellige lande, siger Indien og Japan, stiger problemerne. Der er større chancer for fejlfortolkning; personlige forstyrrelser kan gribe ind, da hver modtager forsøger at opfatte den tilsigtede betydning af afsenderens ide i sin egen receptormekanisme.

7. Feedback:

I sidste ende reagerer eller responderer modtageren på den kommunikation, som senderen sender. Svaret kunne være baseret på en klar fortolkning af de sendte symboler, eller det kunne være baseret på misforståelse eller fejlfortolkning af de sendte symboler. Uanset hvad en modtager svarer til en afsender, kaldes den feedback. Nogle tilbagemeldinger er ikke-verbale smil, sukker, nikker og så videre.

Nogle gange er det mundtligt, som når du reagerer på en kolleges ideer med spørgsmål eller kommentarer. Tilbagemelding kan også skrives, som når du svarer på en kollega's notat. I mange tilfælde kan ingen besked også være en tilbagemelding.

Manglende besvarelse af et brev eller for at returnere et telefonopkald kan foreslå, hvordan den ikke-kommunikative person føler sig om afsenderen. Tilbagemelding er en vigtig del af kommunikationsprocessen, fordi i sidste ende kommunikationens succes eller fiasko afgøres af den feedback, vi får.