Samlingsbreve: Retningslinjer for skrivning af samlingsbreve (med prøver)

Samlingsbreve: Retningslinjer for skrivning af samlingsbreve (med prøver)!

Samlet bogstaver er skrevet, når du skal inddrive / samle dine gebyrer fra en kunde, for de varer eller tjenesteydelser, der gives på kredit. Hvis kunden ikke har betalt i tide, bliver det nødvendigt at minde ham om. Dette er en delikat situation, fordi du på den ene side ønsker at fastholde forretningsforbindelsen, og på den anden side vil du have dine penge i tide.

Derfor er sprogsprog nødvendig for at imponere på kunden (der kan selv være i økonomiske vanskeligheder) for at betale dine gebyrer alligevel. I nogle tilfælde er det en realitet, at du også skal acceptere delbetaling.

Retningslinjer for skrivning af samlingsbreve:

1. Takt og tilbageholdenhed:

At minde en person om, at han ikke har opfyldt sin økonomiske forpligtelse, er et følsomt spørgsmål.

Derfor skal du bruge et sprog af takt og tilbageholdenhed. Desuden skal du sørge for to forhold: at betalingen allerede er sendt / modtaget, men ikke inden for din viden, eller at varerne / ydelserne er utilfredsstillende.

Køberen kan være udsat for vanskeligheder med at realisere værdi ud af dine leverancer. Samtidig er nogle kunder sædvanligvis forsinkede eller uagtsomme. Derfor skal hver sag tages på fortjenester.

2. høflig tone:

En god forretningsmand har sin fremtidige forretningsvinkel i tankerne og bruger høflig sprog i et samlingsbrev. Han undgår at skade læseren. Selvom det er det sidste samlingsbrev, der truer retssager, kræver god forretning at du er høflig og bruger ord som "med beklagelse".

3. Vis forståelse for kundens problemer:

Hvis kunden selv er i en vanskelig økonomisk situation, har ingen klar penge og ikke har kunnet realisere penge ud af dine varer, kan han have gode grunde til ikke at betale eller ikke kunne betale. Som samler af afgifter må du muligvis involvere dig i hans problemer og finde en fælles løsning for at få værdi for dine varer. Denne følsomhed skal vises i dit brev og overordnede tilgang til samlingen.

4. Progressive skridt i skrivning af en række indsamlingsbreve:

Det kan ske, at et samlingsopkald ikke er nok til at få dine gebyrer. Kunden kan med vilje eller på anden måde have standard ved betaling.

Faserne i at skrive indsamlingsbreve i en serie er:

(i) Formel påmindelse, forudsat at han vil betale i en mild tone.

(ii) En fastere og overbevisende påmindelse, der understreger nødvendigheden af ​​at betale her og nu.

(iii) "Sidste udvej" brev, hvori det hedder, at kunden skal betale, ellers vil retssager følge

First Stage Collection Letters:

På dette stadium er brevet et formelt. Selv et trykt formular brev kan bruges. Det antages, at kunden bare glemte at betale og vil handle om påmindelsen på én gang.

Nyttige forretter til første indsamlingsbogstaver:

(i) Vi bemærker, at din konto, som skulle betales på ... 1s fremragende i vores bøger.

(ii) Vi skal invitere Deres opmærksomhed på vores faktura nr. for rs ...

(iii) Vi skal minde om, at vi endnu ikke har modtaget saldoen vist mod dit navn i vores erklæring dateret ... svarende til Rs. som nu er mere end en måned for sent.

lukkere:

(i) Vi håber, at du vil afregne regningen ved retur.

(ii) Vi ser frem til din betaling inden for de næste par dage.

(iii) Hvis du har sendt betalingen i mellemtiden, kan du ignorere denne meddelelse.

Prøveformel påmindelse:

Overbevisende / Firmindkaldelse:

Hvis det første samlingsbrev ikke indbetaler betalingen efter en forsinket ventetid, sendes et andet brev om ca. 15-20 dage. I dette brev er sproget fastere, men tonen er stadig høflig. Du skal ikke irritere kunden, men søger snarere sit samarbejde.

Nogle forretter:

(i) Vi ser fra vores registreringer, at vores påmindelse til dig for betaling vide vores faktura dateret ... er til denne dato uresponeret.

(ii) Vi henviser til vores brev dateret ... og beder dig om at afregne dine afgifter.

(iii) Vi skal påminde dig igen om dine gebyrer under vores faktura nr. Dateret ... til Rs ..., for hvilken vores første påmindelse dateret ... synes at være uresponseret af dig.

lukkere:

(i) Vi opfordrer dig endnu en gang til at tage dette op på prioritet og afvikle afgifterne straks.

(ii) Vi håber oprigtigt, at denne gang vil du tage en alvorlig note af afgifterne og rydde dem straks.

(iii) Vi stoler på, at dette imponerer på jer, hvor meget det er nødvendigt og at du vil handle straks.

Prøveopsamlingsbogstav II

Sidste Resort Brev / Afsluttende Samling Brev:

Hvis der ikke er noget svar på de tidligere indsamlingsbreve, sendes et sidste indsamlingsbrev i henhold til løgnets efterfølgende plan:

(a) Optag den tidligere indsats for indsamling.

(b) Tilbyder endnu en chance for at betale.

(c) Angiv de retssager, der er nødvendige, hvis denne anmodning også ignoreres.

(d) Angiv en betalingsfrist.

Nogle forretter:

(i) Vi skrev til dig på ... og igen på ... for inddrivelse eller vederlag, faktura nr. .... Dateret ..., med stadig ingen handling fra dig

(ii) Vi må sige, at vores tidligere anmodninger dateret ... og ... For afvikling af vores regning dateret ... for ... forbliver ubehagelig af dig

(iii) Vi bemærker med overraskelse og skuffelse, at vores to på hinanden følgende breve vedrørende overførsler fra dig med hensyn til vores regning dateret ... ikke besvares.

lukkere:

(i) Nu medmindre vi modtager vederlag ved ... har vi ingen mulighed for at stille sagen i vores advokaters hænder.

(ii) Behandle dette som vores sidste betalingsanmodning i sagen, inden vi går ind på loven. Men vi håber stadig, at du vil handle inden for to uger og betale gebyrerne.

(iii) Vi håber stadig, du vil overdrage ved ... og spare dig selv for den store omkostning og ulejligheden ved retssager.

Prøve Sidste rekordbog / sidste indsamlingsbogstaver