Kommunikationskanaler: Formelle og uformelle kanaler

Forskellige kommunikationskanaler er: 1. Formel kommunikationskanal 2. Uformel kommunikationskanal / Grapevine!

Kommunikation kan også klassificeres i henhold til graden af ceremoni eller formalitet den har.

Således kan vi opdele kommunikation i to brede kategorier:

1. Formel kommunikationskanal:

En formel kommunikationskanal er kommunikationsmidlet, som normalt kontrolleres af personer i autoritetsstillinger i en organisation. Derfor er det også blevet omtalt som en organisations hovedlinje af operationel kommunikation.

Alle rapporter, optegnelser og andre formularer, der leverer arbejdsoplysninger til forskellige dele af en organisation, indgår i den formelle kommunikationskanal. Disse kommunikationskanaler virker ikke automatisk. En god forretningsorganisation vil sikre, at disse er omhyggeligt planlagt og designet til dets behov.

Fordele:

(i) Effektiv:

Formelle kanaler betragtes som mere effektive af kommunikationskanaler. Med organisationer, der vokser konstant, hjælper formelle kanaler med at bygge bro over kløften i kommunikationsprocessen. Det er en let tilgængelig måde at nå frem til hvert hjørne af en organisation, som ellers ville være svært.

(ii) Forhindre bogging:

I formelle kanaler er reglerne godt lagt. For eksempel kommunikerer en arbejdstager med vejlederen, vejlederen med lederen og så videre. Således bliver kun nødvendige oplysninger filtreret og sendt til toppen. Det forhindrer øverste ledelse i at blive presset ned med de irrelevante nitty-gritty (de praktiske detaljer) af oplysninger og efterlader den fri til større beslutninger og overordnet ledelse.

iii) bedre overvågning:

En organisation kan designe formelle kanaler, der passer til dets specifikke behov. Dette kan hjælpe med at overvåge organisatoriske aktiviteter. Det kan sikre, at problemer løses uden for meget forsinkelse.

iv) god stemning

Gode formelle kommunikations kanaler afspejler professionalisme. De hjælper med at konsolidere organisationen. De holder også ledelsespersonalet i kontrol.

Ulemper:

(i) Frigør fri informationsstrøm:

Formelle kanaler afskrækker en fri informationsstrøm. Formalitet kræver, at informationsflowet kun tager en bestemt rute. Dette hæmmer den naturlige strøm af information.

(ii) Tidskrævende:

Formelle kommunikationskanaler fører ofte til forsinkelser. Oplysningerne kan ikke direkte nå den person, som den er beregnet til. Det bliver ofte nødt til at tage en kredsløbende formel rute, hvor de mellemliggende links kan være meningsløse. Som følge heraf kan formelle kommunikationskanaler blive tidskrævende.

(iii) påvirker beslutningstagningen

Filtrering og overvågning af informationer på lavere niveauer er et dobbeltkantet sværd. Mens det har sine fordele, kan det også forhindre vigtige oplysninger fra at nå top management. Dette kan ændre perspektivet mens du træffer beslutninger.

2. Uformel kommunikationskanal / grapevine:

Kommunikationens uformelle kanal bliver ofte afskrækket eller kigget ned i en "organisation" og er ikke officielt sanktioneret. Det er populært kaldet grapevine. Dette skyldes, at det løber i alle retninger uanset den formelle struktur.

Oprindelsen af udtrykket vinranken kan spores til den måde, som den botaniske vin voksede over telegrafiske ledninger, hvilket gjorde telegrafiske meddelelser i utilsigtede retninger. I erhvervslivet skylder vinranken sin eksistens til menneskets sladderlige natur.

Mennesker har en tendens til at tale løst eller let med deres medmennesker, hvor de end måtte være. Til tider føler de behovet for at blive frigjort fra nødvendigheden af at holde fast i logik eller sandhed.

Som folk går om deres arbejde, har de afslappet samtale med deres venner på kontoret. Disse samtaler omhandler både personlige og forretningsmæssige forhold. Dette resulterer i frembringelsen af en rygtermølle, som er en vinranken.

Grapevine er klassificeret i fire kategorier:

Enkeltstreng : Hver enkelt fortæller en anden.

Gruppe eller sladderkæde: Man fortæller alle personer i sin gruppe.

Sandsynlighedskæde: Hver tilfældigt fortæller en række personer.

Klyngekæde: Nogle fortæller udvalgte andre.

Grapevine opfylder medlemmernes sociale behov, fører til mere afslappede menneskelige relationer (dels gennem frigivelse af fantasi), tjener til at udfylde de mulige huller i den formelle kommunikation og forbinder selv de mennesker, der ikke falder i den officielle kommandokæde.

Andre karakteristika ved vinfremstilling er:

(i) Det er mere folkorienteret end problemorienteret.

(ii) Må ikke være fuldstændig autentisk og pålidelig.

(iii) Grapevine transmissions strømmer i alle retninger i en organisation.

(iv) Grapevine information rejser meget hurtigt.

(v) Dets ansvar kan ikke fastsættes.

Faktorer der fører til vinfremstilling:

En rygtermølle bliver aktiv, når følgende faktorer findes i en organisation:

(i) Manglende følelse af retning, især i krisetider. Jo mere usikkerheden er, desto større er rygemængden.

(ii) Ledelsens dannelse af begunstigede grupper af medarbejdere. Dette former for usikkerhed blandt andre medarbejdere, der fører til rygter.

(iii) Manglende selvtillid blandt medarbejderne fører til dannelsen af grupper. Disse grupper kører ofte rygtefabrikker.

Fordele:

(i) Hastighed:

Hastighed er den mest bemærkelsesværdige egenskab ved denne kommunikationskanal. Det er muligt at sende information bemærkelsesværdigt hurtigt, da der ikke er nogen formelle hindringer og ingen stop. En rygte kan således sprede sig som et brand.

(ii) Feedback:

Tilbagemeldingen via denne kanal er meget hurtigere end en formel kommunikationskanal. Kanalen er ligesom pulsen i en organisation. Reaktionen på beslutninger, politikker, direktiver og retninger når ofte ledere hurtigere gennem denne kanal end gennem den formelle.

(iii) Parallel funktion:

Den uformelle kanal har ikke officiel sanktion, men er en uundgåelig parallel med den formelle kanal. Det fungerer som en supplerende kommunikationskanal i en organisation. Gode ledere har været kendt for at bruge den uformelle kanal til deres fordel for at videregive oplysninger ellers uegnet til formelle kanaler.

iv) Støttesystem:

En vinrank er et uformelt støttesystem udviklet af medarbejdere i en organisation. Det bringer dem tættere og giver dem stor tilfredshed.

Ulemper:

(i) Mindre troværdige:

En vinrank er mindre troværdig end en formel kommunikationskanal. Det kan ikke tages alvorligt, da det kun vedrører ordet af munden. Det er derfor sandsynligvis modsagt.

(ii) Selektiv information:

Uformelle kanaler fejler normalt ikke at bære de fuldstændige oplysninger. Som følge heraf modtager modtageren ikke kernen i hele meddelelsen. Mischief mongers eller interesserede interesser kan bruge kanalen til transmission af selektiv information.

(iii) skaber problemer:

En vinranken kan skabe problemer i en organisation, da der ikke er kontrol over de fremsendte, modtagne oplysninger, dets skildring og opfattelser. Oplysninger bliver forvrænget. En vinrank kan være synonymt med udbredelsen af falske eller vilde historier.

iv) lækage

Oplysninger kan blive lækket på det forkerte tidspunkt. Begrebet åben hemmelighed i en organisation kan ofte henføres til sådanne lækager.