Erhvervsbrev: Betydning, betydning og fordele

Læs denne artikel for at lære om Business Letters. Efter at have læst denne artikel vil du lære om: 1. Betydning af Business Letter 2. Betydningen af ​​Business Letter 3. Fordele.

Betydning af Business Letter:

Forretningsfolk skal kommunikere med kunderne, leverandørerne, debitorerne, kreditorerne, de offentlige myndigheder og offentligheden generelt såvel som indbyrdes med det formål at udveksle deres synspunkter og sende og modtage oplysninger. Dette er nødvendigt for at indlede, udføre og indgå transaktioner.

Kommunikation kan foregå på to måder:

(1) Mundtlig:

Enten ansigt til ansigt eller ved hjælp af forskellige maskiner og

(2) Skrevet:

Ved at skrive breve. Denne skriftlige kommunikation kaldes ellers korrespondance. Ordet korrespondance har en følelse af 'lighed' og 'forening' i den. At svare betyder at være i overensstemmelse med eller aftale med noget eller nogen.

Korrespondance eller skriftlig kommunikation kan finde sted mellem to personer eller parter. Kommerciel korrespondance betyder korrespondance fra forretningsmændene om handelsforhold.

Ordet korrespondance har en følelse af mangfoldighed. Det betyder bogstaver eller et par bogstaver, der består af et originalt bogstav efterfulgt af et svar. 'A' brev har ringe værdi. Kommunikationen er afsluttet, når et brev er besvaret, eller der træffes en handling som svar på et brev.

Betydningen af ​​forretningsbrev:

Forretningsmænd skal etablere kontakt med folket, og kun de kan udvikle deres organisationer. Betydningen af ​​kommunikation er meget stor i erhvervslivet (Ref. 3.44). Der var en tid, hvor forretningsstørrelsen normalt var lille og varierede kommunikationsmidler ikke var tilgængelige, direkte møder eller ansigt til ansigtskommunikation blev praktiseret af forretningsmændene. Senere blev politikken med at sende repræsentanter for direkte kontakter indført. Alle disse metoder har deres begrænsninger.

Betydningen af ​​forretningsbrev som den billigste og mest omfattende form for kommunikation blev først realiseret i USA og Storbritannien, og nu er denne metode blevet accepteret som den bedste kommunikationsmetode over hele verden. Dette har været muligt med indførelsen af ​​stadig voksende posttjenester. I mellemtiden har standardisering af formularen og stilen af ​​forretningsbrev gjort dem mere populære og acceptable af alle.

Den kommercielle korrespondance har et eget sprog, der er markant forskelligt fra personlige breve. Dag for dag forbedres der i form og stilen af ​​forretningsbrev gør dem mere imponerende, meningsfuldt og kompakt.

Et stort antal bøger om emnet er tilgængelige på markedet i hjælp af erhvervslivet. Opfindelsen af ​​forskellige maskiner til formålet gør forretningsbrevene hurtige i produktion og distribution.

Det betyder imidlertid ikke, at andre kommunikationsmidler er blevet forladt.

Fordele ved Business Letter:

Kommunikation via bogstaver indtager den største andel af det samlede kommunikationsvolumen på grund af følgende fordele:

(1) Bogstaver er billigere end andre kommunikationsmidler.

(2) Brev kan sendes til langt fjerne steder med post inden for kort tid. Selvfølgelig kan breve sendes af budbringere inden for tilstødende områder.

(3) Brev udarbejdes efter korrekt tænkning og planlægning, og emnet kan således præsenteres systematisk og logisk.

(4) Ideerne i bogstaver er klare og fri for tvetydighed.

(5) Størrelsen af ​​et brev kan være stort eller lille efter behov.

(6) Bogstaver giver samtidig beviser og nøjagtige kopier kan bevares.

(7) Samme kommunikation kan gøres til en række personer ad gangen ved duplikering eller udskrivning.

(8) Mange ubehagelige og sarte ting, der ikke kan tales ansigt til ansigt eller gennem mekaniske anordninger, kan skrives i bogstaver på et diskret sprog.

(9) Bogstaver passer til alle former for kommunikation.

(10) Der er standardisering i form og stil, der er let accepteret af erhvervslivet. Selv internationalt accepteret kodesprog anvendes.

(1) Komponenter:

Et forretningsbrev har følgende komponenter som enhver anden form for kommunikation. - En forfatter eller korrespondent - han er kommunikatør. Han har det primære ansvar at lave et brev målrettet og effektivt.

(a) Han skal kende formularen og stilen ved at skrive breve. Forskellige typer af bogstaver har forskellige stilarter. Sekretæren for en organisation, der har ansvaret for kontoret, herunder korrespondanceafdelingen, skal være godt fortrolig med kunsten. Der er erfarne korrespondanceklinikker, hvis tjenester udnyttes til formålet.

(b) Han skal have en kommando over sproget og engelsk er det vigtigste sprog, der anvendes i den kommercielle verden. (Det andet internationalt accepterede sprog er fransk.)

(c) Han skal være fortrolig med de fakta, som han skriver et brev på, ellers kan han ikke trofast udtrykke fakta og synspunkter.

(d) Han skal også kende de tekniske udtryk og sætninger, der er nødvendige for at blive brugt i bestemte typer bogstaver. Han kan tage hjælp af forskellige typer ordbøger tilgængelige på markedet.

(e) Han skal lave planlægning, før han fremsætter for at skrive et brev.

(f) Hvis han skriver et svar, skal han læse indledende brev meget omhyggeligt.

(g) Udarbejdelsen afhænger meget af modtagerens art.

(2) Adressaten eller modtageren eller læseren:

Et brev er altid rettet mod en modtager (eller modtagere). Han er kommunikeren eller adressaten eller læseren. Hvis brevet er unimpressive, må modtageren muligvis ikke læse det, og derfor er ikke nødvendigvis en modtager læseren. Udarbejdelsen af ​​et brev afhænger stort set af modtagerens karakter. Desuden skal et brev nå modtageren på kortest mulig tid. Det afhænger meget af den eksterne faktor - postsystemets effektivitet, medmindre et brev sendes af en messenger. Formen af ​​et brev afhænger meget af modtagerens karakter.

(3) Meddelelsen:

Et brev bærer en besked eller stimuli. Det kan være lang eller kort, behagelig og ubehagelig, generel eller særlig, regelmæssig eller uopsættelig, menes for en enkeltperson eller mange, oprindelige eller lydhøre osv. Skrivestilen afhænger meget af budskabets karakter.