Kommunikationshindringer: 16 Barrierer for kommunikation inden for en erhvervsorganisation

Kommunikation er livsnerven for alle forretninger. Alt går galt i det kan koste organisationen kære. Ledere klager ofte på, at en af ​​deres største problemer er kommunikationsnedbrud.

Specialister har lavet seriøse undersøgelser af det og har isoleret visse faktorer, der forårsager dette problem. Det er umagen værd at kigge på disse årsager til kommunikationsnedbrud.

1. Støj:

Støj er først og fremmest hindring for kommunikation. Det betyder "interferens, der opstår i et signal og forhindrer dig i at høre lyde ordentligt." I en fabrik for eksempel gør den kontinuerlige støj fra maskiner mundlig kommunikation vanskelig.

På samme måde vil noget teknisk problem i et offentligt adressesystem eller en statisk i et telefon- eller fjernsynskabel forvrænge lydsignalet og påvirke kommunikationen. Uønskede vejrforhold eller en fejl i de ultramoderne telekommunikationssystemer kan også ødelægge effekten.

Støj betyder ikke kun dette. Det omfatter også mange andre faktorer, der kan eksistere i slutningen af ​​afsenderen såvel som modtageren. Afsenderen kan ty til tvetydige eller forvirrende signaler. Modtageren kan ødelægge meddelelsen på grund af uopmærksomheden eller kan ødelægge dekodning på grund af forkert eller uventet fortolkning.

Modtagerens fordomme kan også komme i vejen for hans forståelse af budskabet i den rigtige ånd. Vi må derfor huske på, at kommunikation altid vil blive forkælet af "støj", der står for så mange ting.

2. Manglende planlægning:

Kommunikation er ikke en afslappet affære. Desværre tager mange mennesker det let. Resultatet er, at meddelelsen, der skal sendes på tværs, muligvis ikke planlægges omhyggeligt. Der er utallige eksempler på mennesker, der ville give et uplanlagt, langviklet foredrag, mens en kort præsentation med tabeller eller grafer ville være tilstrækkelig. En sådan begivenhed ville blive en af ​​fejlkommunikation eller fejlkommunikation. På samme måde kan nogle mennesker ikke pleje at vælge et passende tidspunkt og sted, der er så nødvendige for effektiv kommunikation.

3. Semantiske problemer:

Semantik er den systematiske undersøgelse af mening. Det er derfor, at problemerne som følge af udtryk eller overførsel af mening i kommunikation kaldes semantiske problemer. Mundtlig eller skriftlig kommunikation er baseret på ord. Og ord, begrænset i antal, kan anvendes på ubegrænsede måder.

Betydningen er i afsenderens sind og også i modtageren. Men det er ikke altid nødvendigt, at betydningen i afsenderens sind er den samme som i modtagerens sind. Meget afhænger derfor af, hvordan afsenderen koder for sin besked.

Afsenderen skal passe på, at modtageren ikke miskonstruerer sin besked og får den tilsigtede betydning. Ofte sker det ikke på denne måde. Det fører til semantiske problemer. Det kan kun sikres, hvis vi tilstræber klarhed, enkelhed og korthed, så modtageren får den tilsigtede betydning.

4. Kulturelle hindringer:

Kulturelle forskelle kommer ofte op som kommunikationsbarrierer. Vi skal være særligt forsigtige i denne henseende, da vi nu skal operere i internationalt miljø. Den samme kategori af ord, sætninger, symboler, handlinger, farver betyder forskellige ting for mennesker i forskellige lande eller forskellige kulturelle baggrunde.

For eksempel elsker folk i USA at blive kaldt af deres fornavne i Storbritannien, og i høj grad også i Indien, folk kan lide at blive behandlet af deres efternavn. I de nordamerikanske stater står et tegn på 'O' lavet med pegefingeren og tommelfingeren for 'OK', mens i de sydlige stater det opfattes som uanstændighed.

5. Forkerte antagelser:

Ofte handler vi på antagelser uden at være forsigtige med at søge afklaring af dem. Vi bør gøre alt for at bevare vores goodwill og ikke handle impulsivt på antagelser. Hvis for eksempel en kunde skriver til os, at han gerne vil besøge vores kontor eller fabrik uden at fortælle os, at han gerne vil blive afhentet og vi antager at han vil klare at komme alene, kan det føre til tab af goodwill . Så det er nødvendigt at være omhyggelig i sådanne spørgsmål.

6. Socio-psykologiske barrierer:

Holdninger og meninger, sted i samfundet og statusbevidsthed stammer fra sin position i organisationens hierarkiske struktur, ens relationer med jævnaldrende, seniorer, juniorer og familiebaggrund - alle disse indvirker dybt på ens evne til at kommunikere både som afsender og modtager .

Statusbevidsthed er bredt kendt for at være en seriøs kommunikationsbarriere i organisationer. Det fører til psykologisk afstand, hvilket yderligere fører til sammenbrud af kommunikation eller fejlkommunikation. Ofte ses det, at en mand højt op i en organisation opbygger en mur omkring sig selv. Dette begrænser deltagelse af de mindre magtfulde i beslutningsprocessen. På samme måde formulerer ens familiebakgrund en holdnings og kommunikationsfærdigheder.

7. Følelser:

Følelser spiller en meget vigtig rolle i vores liv. Både kodning og afkodning af meddelelser påvirkes af vores følelser. En besked modtaget, når vi er følelsesmæssigt oparbejdet, vil have en anden betydning for os end når vi er rolige og sammensatte. Vrede er den værste følelse og fjende af kommunikation.

8. Selektiv opfattelse:

De fleste af de ovennævnte faktorer fører til selektiv opfattelse. Det betyder, at modtagerne selektivt ser og hører afhængigt af deres behov, baggrund, motivation, erfaring og andre personlige karakteristika. Ved afkodning af meddelelserne beskytter de fleste modtagere deres egne interesser og forventninger til kommunikationsprocessen, der fører til en bestemt form for tilbagemelding, der kan blive et kommunikationsproblem.

9. Filtrering:

Filtrering betyder, at afsenderen af ​​en besked manipulerer information på en sådan måde, at den vil blive set mere gunstigt af modtageren. En leder kan f.eks. Fortælle sin chef hvad han føler eller hvad hans chef ønsker at høre. I denne proces filtrerer han information. Nettoresultatet er, at manden i toppen aldrig får objektiv information.

På samme måde kondenserer og syntetiserer folkene på de lavere niveauer for at opnå maksimale fordele for sig selv. De holder tilbage eller ignorerer en vigtig del af informationen. Jo mere lodrette niveauer i organisationen er, desto større chancer er der for filtrering. Dette er et meget hyppigt kommunikationsproblem.

10. Information Overload:

Ukontrolleret tilstrømning af information bliver meget ofte en anden hindring for kommunikation. Det kan kvæle den øverste leder eller bore og frustrere ham. Når folk vælges med for meget information, vil de sandsynligvis lave fejl.

De kan også forsinke behandlingen eller svare på information / besked i det mindste i nogen tid. Og forsinkelse kan blive en vane, der forårsager alvorlige kommunikationsproblemer. Folk kan også blive selektive i deres svar, og selektiviteten er ikke kommunikationsvenlig. På den anden side er det et kommunikationsproblem.

11. Dårlig retention:

Som følge af ovenstående problem er det værd at bemærke, at folk også sandsynligvis vil glemme meddelelser, der når dem. Derfra opstår nødvendigheden af ​​at gentage beskeden og bruge mere end et medium til at kommunikere den samme besked.

12. Dårlig lytning:

Dårlig lytning kan føre til alvorlige kommunikationsproblemer. For mange mennesker er interesserede i at tale, og for det meste taler om sig selv. De er så meget involveret, at de selv ikke har tålmodighed til at lytte. Resultatet er, at de ikke er interesserede i højttaleren, hvis ord går i stykker.

Alle ved om vigtigheden af ​​at lytte, men meget få faktisk praktiserer patient, aktiv og empatisk lytning. Det er derfor, at så mange kommunikationsproblemer opstår. Dårlig lytter står for ufuldstændige oplysninger og også dårlig opbevaring. Man kan simpelthen ikke få det ønskede resultat, hvis dette fortsætter.

13. Målkonflikter:

Meget ofte sammenbrud af målene for forskellige enheder og underenheder i en organisation fører til kommunikationsnedbrud. Kommunikation bør fungere som en konfliktreducerende øvelse. Men målkonflikterne fungerer som kommunikationsreduktionsmekanismer.

Forskellige enheder internaliserer deres egne mål, og det fører til splittelse eller bifurcation af interesser i organisationen. Når folk begynder at konkurrere om opfyldelsen af ​​deres smalle interesser, lider kommunikationen.

14. Offensiv kommunikationsform:

Det er helt klart, at offensiv kommunikationsform fører til sammenbrud i kommunikationen. Det er et ret følsomt punkt. Hvis en leder sender en besked på en sådan måde, at arbejderne / juniorerne bliver defensive, bliver deres relationer belastede og kommunikationen lider. Derfor er det absolut nødvendigt for ledelsen at vedtage en overbevisende kommunikationsform.

15. Utilstrækkelig periode for tilpasning:

Det er et velkendt faktum, at folk reagerer på forandringer på forskellige måder. De tager deres egen tid til at tilpasse sig eventuelle nyheder eller forslag til forandring. Mens formålet med kommunikation er at påvirke forandringen, skal det være opmærksom på, at de ansatte, hvis opgaver, skift osv. Skal ændres, skal have tilstrækkelig tid. Først da er kommunikationen effektiv.

16. Tab ved transmission:

Kommunikation lider ofte eller bliver fortyndet, når meddelelser videreføres fra person til person i en serie af transmissioner. De bliver fortyndet på vejen. Der skal tages særlig hensyn til, at den tilsigtede meddelelse når den pågældende person.