9 Vigtige foranstaltninger til at overvinde kommunikationsbarriererne
For at fjerne hindringer i vejen for kommunikation er følgende trin værd at overveje:
(1) Afklare ideer før kommunikation:
Den person, der sender meddelelsen, skal være meget klar i hans sind om hvad han vil sige. Han burde kende formålet med hans budskab, og derfor bør han arrangere sine tanker i en ordentlig rækkefølge.
Image Courtesy: 2.bp.blogspot.com/-6LWrpXAM_DU/UIoQUtjFfHI/speaker.jpg
(2) Kommuniker i henhold til modtagerens behov:
Afsenderen af kommunikationen skal udarbejde meddelelsens struktur ikke i overensstemmelse med sit eget niveau eller evner, men han bør huske modtagerens niveau, forståelse eller miljø.
(3) Kontakt andre før meddelelse:
På tidspunktet for planlægningen af meddelelsen skal forslag udbydes fra alle berørte personer. Den største fordel er, at alle de personer, der bliver hørt på tidspunktet for udarbejdelsen af kommunikationsplanen, vil bidrage til kommunikationssystemets succes.
(4) Vær opmærksom på sprog, tone og indhold af beskeden:
Afsenderen skal passe på, at meddelelsen skal være indrammet i klart og smukt sprog. Tonen i meddelelsen bør ikke skade modtagerens følelser. Meddelelsens indhold skal så vidt muligt være kort og overdreven brug af tekniske ord bør undgås.
(5) Giv hjælp og lyder til lytteren:
Emnet for meddelelsen skal være nyttigt for modtageren. Modtagerens behov og interesse bør specielt tages i betragtning. Kommunikation er mere effektiv i en sådan situation.
(6) Sørg for korrekt feedback:
Formålet med feedback er at finde ud af, om modtageren har forstået betydningen af de modtagne oplysninger. I ansigt til kommunikation kan reaktionen på modtagerens ansigt forstås.
Men i tilfælde af skriftlig kommunikation eller anden form for kommunikation bør en bestemt korrekt metode til tilbagemelding vedtages af afsenderen.
(7) Sammenhæng i meddelelsen:
De oplysninger, der sendes til modtageren, bør ikke være selvmodsigende. Det skal være i overensstemmelse med organisationens mål, politikker, programmer og teknikker. Når en ny besked skal sendes i stedet for den gamle, skal den altid nævne ændringen, ellers kan det skabe tvivl.
(8) Opfølgning Kommunikation:
For at gøre kommunikationen effektiv bør ledelsen regelmæssigt forsøge at kende svaghederne i kommunikationssystemet. I denne sammenhæng kan der gøres en indsats for at vide, om der skal lægges mere stress på den formelle eller den uformelle kommunikation ville være hensigtsmæssigt.
På samme måde kan der inviteres forslag med hensyn til kommunikationsmediet (mundtligt, skriftligt og gestural) for at vide, hvilket medium der ville være mere effektivt og hensigtsmæssigt.
(9) Vær en god lytter:
Det er kernen i kommunikation, at både afsenderen og modtageren skal være gode lyttere. Begge bør lytte til hinandens synspunkt med opmærksomhed, tålmodighed og positiv holdning. En afsender kan modtage meget relevant information ved at være en god lytter.
