3 Komponenter af et forretningsmøde: Meddelelse, dagsorden og protokoller

Nogle af hovedkomponenterne i et forretningsmøde er: 1. Indkaldelse af møde, 2. Dagsorden og 3. Møder

Indkaldelse af et møde:

Når et møde skal indkaldes, skal der sendes en meddelelse til alle, der skal deltage i det.

Det skal opfylde disse betingelser:

1. Det bør være under behørig myndighed

2. Det skal angive organisationens navn

3. Det skal angive dag, dato, klokkeslæt og sted. Også, nogle gange, hvordan man kommer til stedet

4. Det skal være i god tid. Nogle kræver syv dages varsel, cirka 48 timer '

5. Det skal angive formålet og om muligt dagsordenen

6. Det skal bære datoen for omløb og indkalders / sekretærens underskrift

7. Det skal gå til alle personer, der kræves på mødet

8. Det skal nævne TA / DA osv., Der skal betales og ordningen for dette

I praksis er det nødvendigt at sikre, at bekendtgørelsen er nået i tide. Dette kan ske telefonisk. Dispatch sektion og post er tilbøjelige til forsinkelser

Vi finder ofte, at der mellem 10-12 dage er et mellemrum mellem datoen for et brev fra en større offentlig organisation og poststemplet på brevet. En meddelelse, der skal nå syv dage før et møde, bør ikke nå syv dage efter mødet.

Dagsorden:

Som nævnt er en dagsorden en liste over emner, der skal behandles på et møde. Det kaldes også forretning eller forretningsorden. Det kommer fra det latinske ord agendum (entall), hvilket betyder "en ting at gøre." Men dagsorden (den latinske flertal) bruges som et entydigt navneord.

Det er rutekartet for mødet. Ovennævnte eksempler indeholder allerede et antydning af, hvordan den er skrevet. Dagsordenen kan være en del af meddelelsen eller kan vedhæftes som et bilag. Konkurrenten / sekretæren forbereder den i samråd med formanden og får sin godkendelse.

Dagsordenen skal dække alt, hvad der er nødvendigt for at blive overvejet på det tidspunkt. Møder tager tid og kræfter at arrangere; Derfor skal dagsordenen være gennemtænkt.

Varerne kan udtænkes fra:

(a) Tidligere minutter

(b) Forslag modtaget

(d) Korrespondance af organisationen

Dagsordenen indeholder rutinemæssige emner såvel som specielle.

Her er nogle retningslinjer for notering af emnerne:

1. undskyldninger fra fraværende medlemmer (behøver ikke skrives tidligere)

2. Condolences hvis nogen (måske eller måske ikke skrevet tidligere)

3. Læsning og godkendelse af minutter fra sidste møde

4. Sager som følge af tidligere mødemøder (dette skal ikke altid nævnes)

5. Uopsættelige og ikke kontroversielle elementer

6. Sager, der kræver tættere diskussioner og debatter

7. Eventuelle nye punkter på stedet med godkendelse fra formanden

8. Dato for næste møde.

Den sidste ting i et møde er en tak for tak til formanden, men dette skal nævnes. Varerne nævnes kort eller udførligt i henhold til praksis eller behov.

Den anvendte stil er som følger:

(i) Udnævnelse af revisorer

(ii) Induktion af nye medlemmer

(iii) Læsning af minutter

(iv) Udmærker sig med tildeling af Padmashri til ham / hende

ELLER

(i) At læse og godkende protokollen fra det foregående møde

(ii) Overveje annonceudkastet

(iii) At organisere en bloddonationskamp

(iv) At udpege underudvalg til sports konkurrence og musik konkurrence

Dagsordenen skal kunne håndteres inden for den tid, der er til rådighed. Nogle klubber har en frist for et møde (f.eks. 90 minutter), hvilket automatisk diskuterer diskussionsområdet.

Protokol fra mødet:

Referatet af et møde er rekord af diskussionerne / beslutningerne deri. De har en officiel status; de er nyttige i loven, og i nogle tilfælde kræves det ved lov at blive skrevet. Protokoller er endelige, når de godkendes af gruppens medlemmer, som de vedrører, generelt i næste møde og underskrevet af formanden.

Selvom der er følelsesmæssige øjeblikke i et møde, er protokollen skrevet på en unemotional måde, er cool, faktisk, upersonlig og upartisk. Desuden er det tidskrævende krav til de fleste, at protokollen skal være koncise, kogt ned til det væsentlige.

Kun nogle organisationer kræver, at de også registrerer de detaljerede diskussioner (dvs. hvem sagde hvad og hvad var reaktionerne ... indtil beslutningen blev nået). Normalt registrerer kroppens minuts optegnelser.

a) forslagene og ændringsforslag hertil

(b) Forslagsstilleren og udstationeret af forslag

c) Oplysninger om afstemning, hvis nogen

(d) Anbefalinger

e) beslutninger / beslutninger

(f) Opgaver tildelt enkeltpersoner, underudvalg

De samlede minutter bør give:

1. Organisationens / enhedens navn

2. Dag, dato, klokkeslæt og sted

3. Nummer i rækkefølge (fx 33. møde i ...)

4. Navn på formand og sekretær

5. Navn på medlemmer til stede

6. Navn på fraværende

7. Deltagere ved særlig invitation, f.eks. Revisor, cateringfirma mv.

8. Registrering af transaktionerne (på ovenstående retningslinjer)

9. Underskrift af sekretær og efter godkendelse af formanden.

Tips til skrivning af minutter:

Protokollen er generelt skrevet af sekretæren fra noterne taget under mødet. Han / hun kan bruge dagsordenen som rammer for at skrive dem og bruge korte formularer, stenografi etc. til at tage hurtige og nøjagtige noter. Han må måske bede medlemmer om at gentage deres ord for at få dem rigtige.

Han skal notere alle de oplysninger, der er nødvendige for den retvise kopi af minutter. Protokollen kan skrives under korte overskrifter, som er brugt på dagsordenen.

(Som at læse dem, cirkulerer nogle udvalg på forhånd og læser dem som læst. Ellers skal læseren læse dem højt, klart og hurtigt.)

Stilvis, de bruger en af disse konstruktioner:

en. Det blev besluttet, at protokollen fra det foregående møde blev godkendt.

b. Det blev besluttet, at der blev nedsat et underudvalg

c. Løst at en bloddonationskamp blev afholdt den 15. august. (Ordet anvendes i den supplerende stemning: "gøres, udnævnes" osv.)

Alternativt beskrives beskrivelsen i den tidligere tid:

1. Minutter af sidste møde:

Sekretæren læste protokollen fra mødet dateret ... og de blev godkendt.

2. Modtagne donationer:

Formanden meddelte, at han havde modtaget en donation af Rs. 50.000 fra ex-medlem Mr. Gopal Rathi.

På godkendelsestidspunktet spørger formanden: "Accepterer du protokollen, når de står?" ELLER "Eventuelle spørgsmål som følge af protokollen?"

Din evne til at skrive gode minutter kan tjene dig til en præmieposition i en organisation. Også, hvis du holder en position og ikke ved, hvordan man skriver minutter, kan du få forlegenhed.

Konferencer:

At give midler til at konsultere og en forretningskonference er at komme sammen af mennesker, der har et fælles forretningsmål med henblik på at høre, råd eller anbefale. Sammenlignet med et møde er en konference uformel og ofte meget større. Dens formål er mindre veldefineret end mødet.

En organisation kan holde regelmæssige konferencer (siger årligt), hvor delegaterne mødes for at udveksle deres synspunkter, diskutere deres erfaringer og sammenlægge deres ideer. Deling er det fremtrædende træk ved en konference.

Eksempler på konferencer er - livsforsikringsrådgiverkonference, scooterhandlerkonference, små forretningsmænds konference, malingfabrikantkonference mv.

Delegaterne er beriget af præsentationer af formelle talere som også ved de uformelle diskussioner. For at et udvalg skal være effektivt, skal det have omkring syv medlemmer, mens en konference kan have 15-20 deltagere eller mere.

Fordele ved konferencer:

(i) Udvekslinger og erfaringer udveksles

(ii) Forskellige sider af et fælles problem er præsenteret.

(iii) Ledelsen kan mødes og konsultere specielle grupper som forhandlere, klienter, fagforeningsledere.

(iv) Eksperthøjttalere kan rådgive og oplyse delegaterne.

(v) Nye udviklinger og nye strategier kan præsenteres.

(vi) Tvivler kan ryddes.

(vii) Medarbejdere får motivation gennem deltagelse.

Ulemper ved konferencer:

(i) Når medarbejdere inviteres til en konference, kan deres selvbetydning overstige, og ledelsen kan forekomme afhængig af deres synspunkter.

(ii) Hvis en medarbejder indkaldes til en konference over hans forståelsesniveau, kan han føle sig ude af sted.

(iii) Hvis konferencens leder er dårligt forberedt, kan han ikke gøre retfærdighed i forholdene.

Typer af konferencer:

På baggrund af formålet kan konferencer klassificeres således:

1. Informationskonference:

I denne form for konference er målet at give information til juniorerne. Nye politikker, ny teknologi, omorganisering mv kan formidles ned ad linjen. Dette er en form for nedadgående kommunikation.

2. Konference om en foreslået løsning:

Et problem eller en situation, der står over for virksomheden, diskuteres med en mulig løsning. Ledelsen genererer en diskussion om forslaget om at kende sine fordele.

3. Problemløsningskonference:

Her er der ingen klar løsning, men ideer inviteres fra deltagerne og kastes åbne for diskussion.

4. Konference til budgettering / prognose / estimat:

Når en virksomhed ønsker at sætte et mål og ønsker medarbejdernes samarbejde, kaldes en sådan konference. Under hensyntagen til virksomhedens overordnede mål diskuteres budgettet / prognosen / estimatet.

Da medarbejderne er involveret i prognosen, kan de tale om deres respektive miljøer. Det er også lettere at få deres samarbejde og engagement efter en sådan konference.

5. Konference til uddannelse:

Træning er en løbende aktivitet i en progressiv organisation. Konferencer opfordres til at uddanne ledere på nye områder af ekspertise. En bank kan arrangere at uddanne konference om industriel rehabilitering til sine fagfolk.